Procura 013 - Activación de Taller

Procura 013 - Activación de Taller (Shop Expediting)

Preámbulo

En Procura 004 presenté la función de ‘Activación’ (Expediting) y en que consiste su trabajo en Procura (administrar Órdenes de Compra). En el siguiente artículo quiero ampliar el alcance de ésta función, describiendo la actividad de la parte del equipo de Activación del Comprador que ejecuta el trabajo en los talleres del Proveedor.

Para este artículo, el término Comprador (en negrita) se debe entender como la empresa que está adquiriendo un bien, y no como la persona que cumple la función de comprar.

El Representante del Comprador en los talleres del Proveedor

El Activador (Expediter) es el encargado de administrar las Órdenes de Compra (OC) que se les asigne y de coordinar con todos los involucrados que permitan o posibiliten que una adquisición se reciba de acuerdo al alcance, precios, tiempos y calidades establecidos en la OC.

Las coordinaciones que debe realizar son internas (es decir, en la organización de la empresa que emite la OC o El Comprador), para:

·        Compras                                 Emisión de Cambios y Revisiones (Change Orders),                                                     Cancelaciones, Cierres (Close Up), etc.

·        Representantes de Calidad      Programar inspecciones pre-embarque, pruebas y                                                     ensayos (shop inspection), etc.

·        Tráfico y Logística                    Programación de transportes (booking),                                                                      verificación de embalajes, recojo y entregas                                                              (pick up & delivery), etc.

·        Almacén                                  Recepción en obra, almacenamiento adecuado, etc.

·        Ingeniería                                Seguimiento de desviaciones, alcances de pruebas                                                      y ensayos, aprobación de planos, aprobación de                                                      procedimientos de fabricación, etc.

·        Producción                              Seguimiento de alcances, desviaciones, alternativas,                                                   etc.

·        Contabilidad                            Seguimiento de registros de facturas y cargos,                                                            Notas de Crédito, Notas de Ventas, etc.

·        Tesorería                                  Coordinar fechas o cronogramas de pago, tributos,                                                    etc.

·        Seguridad                                MSDS, buenas prácticas, IQBFs, riesgos, etc.

·        Legal                                       Verificar regulaciones y restricciones vigentes,                                                              preparación de reclamos, etc.

·        Control Documentario             Seguimiento de registro de comunicaciones                                                                recibidas y enviadas.

Las coordinaciones externas (con la organización del Proveedor) son para hacer seguimiento de:

·        Ventas                           Coordinaciones comerciales y operativas.

·        Producción                     Avances de las fabricaciones.

·        Ingeniería                       Emisión y revisión de planos, etc.

·        Seguridad                      Cumplimiento de planes y procedimientos.

·        Calidad                          Ejecución de protocolos, pruebas y ensayos, etc.

·        Control Documentario    Envío y recepción de comunicaciones.

·        Sub-Proveedores            Cumplimiento de planes y procedimientos, ejecución de                                             protocolos de calidad, etc.

·        Contratistas                    Cumplimiento de planes y procedimientos, ejecución de                                               protocolos de calidad, etc.

En general, el Activador es el contacto formal y oficial del Comprador con el Proveedor (entendiendo que contacto formal y oficial = el único contacto), pero para obtener el mejor desempeño en la administración de las OC, en las instalaciones de los Proveedores, es que aparece la función del Activador de Taller.

El Activador de Taller se desenvuelve con la dirección del Activador como el representante del Comprador en las instalaciones de los Proveedores, pero no decide, no aprueba, no negocia, ni acepta o rechaza modificaciones, cambios, alcances, procedimientos o cualquier otra actividad o responsabilidad que le corresponda al Activador (otra vez, el Activador es el único contacto formal y oficial). Su principal función (entre otras) es identificar y alertar de los riesgos, las circunstancias y las actividades que retrasen las entregas (plazos o hitos), modifiquen el alcance de la OC, afecten la calidad o encarezcan la OC. La otra función es saber comunicar oportunamente a los involucrados del Comprador.

Los Activadores de Taller son los ojos y oídos del Activador, y deben tener la suficiente experiencia y preparación para administrar coordinadamente la ejecución que realiza el Proveedor y opinar técnicamente sobre los actos y hechos que puedan mejorar plazos, costos y calidades, así como reducir riesgos.

Las Herramientas de Activación

Como adelanté en Procura 004, la mejor herramienta del Activador y del Activador de Taller es MS Excel y las Listas de Verificación (Checklists).

Teniendo en cuenta que ISO 9001 y PMI no establecen formatos, pero orientan y alientan a que el Comprador establezca herramientas de control personalizadas para cada trabajo, obra o proyecto. En los siguientes links les presento tres formatos que cada uno debe acondicionar y adaptar a sus propias necesidades y requerimientos.

XPE-002 - Check list – Reunión Post Asignación de OC

Este documento MS Word es una guía de los pasos a seguir (presentaciones y comunicaciones), de los pedidos a solicitar al Proveedor (cronogramas, manejo de consultas y aclaraciones, permisos de acceso, etc.) y de la discusión de los formatos a usar (desviaciones, RFI, Transmittals, Listas de empaque, etc.).

XPE-101 – Shop Expediting Report

Este documento MS Word es una plantilla muy general de un reporte del Activador de Campo, pero nos sirve de orientación sobre qué puntos debe contener nuestro propio reporte.

XPE - Reporte de Avance

Este es un MS Excel que está desarrollado para el control y seguimiento de cualquier tipo de fabricación (para este caso, se muestra una aplicación para la fabricación de spools). Identifica cada pieza a fabricar (por TAG) y establece fechas y plazos para cada actividad de la línea de producción, así como el estado de cada actividad (A - Actual o Realizado, F – Forecast o Programado). Los colores son opcionales para una visualización rápida de lo que está atrasado o ya ejecutado.

Observaciones y Comentarios

No todas las compras requieren el servicio de Activador de Campo, por lo que debería considerarse o presupuestarse para compras de fabricaciones sobre US$ 100,000 o para la adquisición de equipos críticos o muy sensibles (para los que el riesgo de atrasos impacte sobre la producción o las finanzas de la empresa). En general, se recomienda (entre otros) para estructuras de acero, sistemas de fajas transportadoras, 'rebar' dimensionado y spools. 

En el Perú es común que el comprador realice la activación (al menos la parte de coordinación entre empresas), y distribuyen las demás funciones entre las distintas áreas de la empresa (las visitas las hace Operaciones, las pruebas y ensayos las realiza Ingeniería, los controles de pagos los hace el comprador o el propio Usuario, el tráfico y logística lo tercerizan o lo delegan a Administración, etc.). Como fuere, cuando el nivel de las fabricaciones es muy grande en cantidad de ítemes, es un gran apoyo tener un encargado que sea el ‘facilitador’ de los procesos y actividades.

Es natural pensar que una empresa grande y reconocida como especialista y de calidad en su rubro, tendrá todas las consideraciones para realizar su trabajo de acuerdo a los estándares establecidos en la OC. Cuando me tocó estar en Activación mi sorpresa fue grande al comprobar que no siempre es así, y que, por el contrario, muchos Proveedores están atentos de cualquier oportunidad que se presente para reducir costos y para conseguir Cambios de Orden por adicionales. No tener Activadores y Activadores de Taller puede ser un grave riesgo técnico y financiero (sería como tener un Contrato de Obra sin un Administrador que lo maneje y controle).

El Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado N° 30225 sólo establece la activación para la ejecución de Obras (Art. 159 y 160, Inspector o Supervisor de Obra). Para la adquisición de bienes y servicios, no establece controles previos a la entrega (es decir, el control y manejo es reactivo).

Como siempre, espero que los amigos y colegas como Alberto Velarde de Fluor; Luis Osorio de Bechtel, Jorge Oyague de Lumina Copper, Ivan Quintanilla y Alejandro Gutiérrez de M3 Engineering, Jorge Martinez de Antamina, Rafahel Ruiz de MMG, Jorge Sandoval y Carlos Poves de DRP, Julio Vilca de Milpo, Javier Rojas de Pluspetrol, así como de mis amigos Luis Ortiz, Johnny Chang y Ruth Camavilca, se animen a compartir sus experiencias y opiniones. Hasta aquí, debo resaltar lo que aprendí de Activación gracias a Rodrígo Opazo y Marek Gardulski.

Hasta el próximo artículo … Saludos a todos!!!

Referencias

Son pocas las empresas peruanas que realicen el servicio de Activación de Campo (la Activación siempre debe ser realizada por personal del Comprador). Algunas buenas referencias son:

SGS        Entrar a la webpage y enviar un correo

Bureau Veritas  Entrar a la webpage y enviar un correo 

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui