Procura 013 - Activación de Taller

Procura 013 - Activación de Taller (Shop Expediting)

0. Preámbulo

En Procura 004 presenté la función de ‘Activación’ (Expediting) y se estableció en qué consiste su trabajo en Procura (administrar Órdenes de Compra). En este artículo se ampliará el alcance de ésta función, describiendo la actividad de la parte del equipo de Activación que ejecuta el trabajo en los talleres del Proveedor.

Para este artículo, el término Comprador (en negrita) se debe entender como la empresa que está adquiriendo un bien, y no como la persona que cumple la función de comprar.

1. Introducción

El Activador (Expediter) es el encargado de administrar las Órdenes de Compra (OC) que se le asignen y de coordinar con todos los involucrados, de tal manera que le permita que una adquisición se reciba de acuerdo al alcance, los precios, los tiempos y las calidades establecidos en la OC.

Pero en muchas ocasiones, la administración de algunas OC no es tan sencillo como se quisiera, tanto por razones internas (como que tu propia área de Ingeniería o el propio Usuario no participan en la medida necesaria) o externas (el Proveedor no mantiene una comunicación eficiente, no cumple los plazos y compromisos de acuerdo a lo programado, o porque empieza a reportar circunstancias y motivos que encienden las alertas de que algo no está caminando bien).

Ante potenciales evidencias de riesgos (que podrían afectar el alcance, los precios, los plazos o la calidad) que se originan de la manera de actuar del Proveedor, aparece la justificación de llevar la función del Activador hacia el taller o las instalaciones del Proveedor. Esta extensión del Activador en las instalaciones del Proveedor se denomina Activación de Taller o Shop Expediting.

Foto de 

William Warby

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2. Alcance de la función del Activador de Taller

El Activador es el contacto formal y oficial entre la Organización y el Proveedor, para la administración de una OC (aclarando que contacto formal y oficial = el único contacto), pero para obtener el mejor desempeño en la gestión de la OC en las instalaciones de los Proveedores, es que aparece la función del Activador de Taller.

Las coordinaciones internas que Activación debe realizar con la Organización:

	Área	Coordinaciones Internas
a.	Compras	Cambios de OC Revisión de OC Cierre de OC Cancelación de OC
b.	Gestión de la Calidad del Proveedor	Programar inspecciones pre-embarque, Programar pruebas y ensayos Liberar embarques
c.	Tráfico y Logística	Programación de transportes Verificación de embalajes Recojo y entregas
d.	Almacén	Recepción en obra Almacenamiento adecuado
e.	Ingeniería	Seguimiento de desviaciones Alcances de pruebas y ensayos Aprobación de planos de fabricación Aprobación de procedimientos de fabricación Validación de No Conformidades
f.	Producción	Seguimiento de alcances Aprobación de desviaciones Validación de alternativas
g.	Contabilidad	Seguimiento de registros de comprobantes de pago
h.	Tesorería	Coordinar cronogramas de pago Verificar impuestos y tributos
i.	Seguridad	Validación de MSDS y buenas prácticas Validar IQBF y riesgos
j.	Legal	Verificar regulaciones y restricciones vigentes Preparación de reclamos
k.	Control Documentario	Seguimiento de comunicaciones recibidas y enviadas

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Las coordinaciones externas (con la organización del Proveedor) son para hacer seguimiento de:

	Área	Coordinaciones Externas
a.	Ventas	Coordinaciones comerciales y operativas
b.	Producción	Avances de las fabricaciones
c.	Ingeniería	Emisión y revisión de planos
d.	Seguridad	Cumplimiento de planes y procedimientos
e.	Calidad	Ejecución de protocolos, pruebas y ensayos
f.	Control Documentario	Envío y recepción de comunicaciones
g.	Sub-Proveedores	Cumplimiento de planes y procedimientos Ejecución de protocolos de calidad
h.	Sub-Contratistas	Cumplimiento de planes y procedimientos, ejecución de protocolos de calidad,

Bajo este alcance general de las coordinaciones del Activador, el Activador de Taller se desenvuelve (con la dirección del Activador) como el representante del Comprador en las instalaciones de los Proveedores, pero por no ser el contacto formal y oficial,  no tiene atribuciones para decidir, aprobar, negociar, ni aceptar o rechazar modificaciones, cambios, alcances, procedimientos o cualquier otra actividad o responsabilidad que le corresponda al Activador. 

Entre otras, su principal función es identificar in situ de los riesgos, las circunstancias y las actividades que retrasen las entregas (plazos o hitos), modifiquen el alcance de la OC, afecten la calidad o encarezcan la OC. 

La otra función es comunicar oportunamente a los involucrados del Comprador.

Los Activadores de Taller son los ojos y oídos del Activador, y deben tener la suficiente experiencia y preparación para administrar coordinadamente la ejecución que realiza el Proveedor y opinar técnicamente sobre los actos y hechos que puedan mejorar plazos, costos y calidades, así como reducir riesgos.

3. Las Herramientas de Activación

Como se adelantó en Procura 004, la mejor herramienta del Activador y del Activador de Taller son las Hojas de Cálculo y las Listas de Verificación (Check lists).

Teniendo en cuenta que ISO 9001 y PMI no establecen formatos, pero orientan y alientan a que el Comprador establezca herramientas de control personalizadas para cada trabajo, obra o proyecto, en los siguientes links se presenta tres formatos que cada uno debe acondicionar y adaptar a sus propias necesidades y requerimientos.

3.1 XPE-002 - Check list – Reunión Post Asignación de OC

Este documento MS Word es una guía de los pasos a seguir (presentaciones y comunicaciones), de los pedidos a solicitar al Proveedor (cronogramas, manejo de consultas y aclaraciones, permisos de acceso, etc.) y de la discusión de los formatos a usar (desviaciones, RFI, Transmittals, Listas de empaque, etc.).

3.2 XPE-101 – Shop Expediting Report

Este documento MS Word es una plantilla muy general de un reporte del Activador de Campo, pero nos sirve de orientación sobre qué puntos debe contener nuestro propio reporte.

3.3 XPE - Reporte de Avance

Este es una Hoja de Cálculo que está desarrollada para el control y seguimiento de cualquier tipo de fabricación (para este caso, se muestra una aplicación para la fabricación de spools). 

Identifica cada pieza a fabricar (por TAG) y establece fechas y plazos para cada actividad de la línea de producción, así como el estado de cada actividad (donde A es Actual o Realizado y F es Forecast o Programado). Los colores son opcionales para una visualización rápida de lo que está atrasado o ya ejecutado.

4. Observaciones y Comentarios

A. Determinar qué compras requieren el servicio de Activación de Taller y cuáles no, es una decisión que está principalmente en función a los riesgos que puedan ser detectados y a la localización del Proveedor y su desempeño. 

Puede considerarse como un tema de valor de la OC o de la complejidad de la fabricación (para la adquisición de equipos críticos o muy sensibles, en el que los riesgos de atrasos impacten de manera significativamente negativa).  

B. En el Perú es común que el comprador realice la activación (al menos la parte de coordinación entre empresas), y distribuyen las demás funciones entre las distintas áreas de la empresa (las visitas las hace Operaciones, las pruebas y ensayos las realiza Ingeniería, los controles de pagos los hace el comprador o el propio Usuario, el tráfico y logística lo tercerizan o lo delegan a Administración, etc.). 

Como fuere, cuando el nivel de las fabricaciones es muy grande en cantidad de ítems, es un gran apoyo tener un encargado que sea el ‘facilitador’ de los procesos y actividades.

C. Es natural pensar que una empresa grande y reconocida como especialista y de calidad en su rubro, tendrá todas las consideraciones para realizar su trabajo de acuerdo a los estándares establecidos en la OC. Pero cuando me tocó estar en Activación mi sorpresa fue grande al comprobar que no siempre es así, y que, por el contrario, muchos Proveedores están atentos de cualquier oportunidad que se presente para reducir costos y para conseguir Cambios de Orden por adicionales. No tener Activadores y Activadores de Taller puede ser un grave riesgo técnico y financiero (sería como tener un Contrato de Obra sin un Administrador de Contrato que lo maneje y controle).

D. El Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado N° 30225 sólo establece la activación para la ejecución de Obras (Art. 159 y 160, Inspector o Supervisor de Obra). Para la adquisición de bienes y servicios, no establece controles previos a la entrega (es decir, el control y manejo es reactivo).

5. Referencias

Son pocas las empresas peruanas que realicen el servicio de Activación de Taller (la Activación siempre debe ser realizada por personal del Comprador). Algunas buenas referencias son:

SGS        

Bureau Veritas   

Como siempre, espero que los amigos y colegas como Alberto Velarde de Fluor; Luis Osorio de Bechtel, Jorge Oyague de Lumina Copper, Ivan Quintanilla y Alejandro Gutiérrez de M3 Engineering, Jorge Martinez de Antamina, Rafahel Ruiz de MMG, Jorge Sandoval y Carlos Poves de DRP, Julio Vilca de Milpo, Javier Rojas de Pluspetrol, así como de mis amigos Luis Ortiz, Johnny Chang y Ruth Camavilca, se animen a compartir sus experiencias y opiniones. 

Hasta aquí, debo resaltar lo que aprendí de Activación gracias a Rodrígo Opazo y Marek Gardulski.

Saludos a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui