Procura 076 Procura e Ingeniería

Preámbulo

Después de varios meses sin escribir (la salud no me ayudó mucho), retomo el blog para tratar de continuar desarrollando conceptos y compartir experiencias de Procurement (Procura o Logística) enfocándome otra vez en la interacción de Procura con las demás áreas de la Organización (ver la primera referencia en Procura 054 Responsabilidades).

Para este artículo por favor tener en cuenta que, para las compras o contrataciones industriales, usaré el término Ingeniería, para referirme a cualquier área técnica (como Mantenimiento, Producción, Operaciones, Proyectos, Construcción, Investigaciones, Diseño, Seguridad, Sistemas, etc., o un Consultor externo) que tiene la experiencia y/o el conocimiento técnico suficientes, como para discernir sobre lo que la Organización desea adquirir (la demanda) y lo que el mercado propone (la oferta) para satisfacer la adquisición.

Introducción

Para entender las funciones de Procura como un proceso, siempre debe revisarse los sistemas de gestión ISO, que establecen que la Organización debe contar con una oficina dedicada a la adquisición de bienes y servicios.

De manera general, ISO 9001:2015 es la norma que promueve el enfoque basado en procesos, y de manera específica sobre las adquisiciones, en el párrafo 8.1 (Planificación y Control Operacional) establece que la Organización debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de bienes y servicios, mediante:

a.	La determinación de los requisitos para los productos y servicios,
b.	El establecimiento de criterios para  1. Los procesos  2. La aceptación de los productos y servicios
c.	La determinación de los recursos para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios
d.	La implementación del Control de los Procesos
e.	La determinación y conservación de la información documentada

Adicionalmente, establece que se debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y en la cláusula 4.4 (Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos) lista los requisitos que deben cumplirse para conseguirlo, entre los que para este artículo resalto:

b.	Determinar la secuencia e interacción de los procesos,
e.	Asignar las responsabilidades y autoridades para los procesos,

Para una Organización con sistemas de gestión ISO (ya sea homologada o en proceso de certificación), la adquisición de bienes y servicios no es sólo una actividad de Compra-Venta realizada por Procura de manera espontánea, inconsulta, aislada y/o independiente, si no un proceso planificado (qué, cuánto, cuándo, dónde, cómo y por qué adquirir), ejecutado de acuerdo a una secuencia e interacción de procesos, es decir, coordinado entre las diferentes áreas involucradas, para establecer los requisitos de los bienes y servicios, la disponibilidad de presupuesto, los plazos o hitos de entrega, las características técnicas, los requerimientos comerciales, etc., y sujeta a los controles establecidos por las autoridades de los demás procesos (mediante las políticas, procedimientos, manuales, planes, guías, especificaciones, anexos, etc.). 

Sin importar el tamaño de la Organización, en la revisión del proceso de adquirir bienes y servicios se hace evidente que Procura no procede de manera autónoma sino de forma coordinada con los responsables de los demás procesos, ya sea para establecer requisitos (de los bienes y servicios), políticas y procedimientos (de compra, pago, entrega, inspección, financiación, etc.) y los controles (documentación y entregables, calidad, plazos o hitos, auditorías, etc.).

Las Actividades de Ingeniería en el Proceso de Adquisición

Si reconocemos que el área dedicada (exclusiva) para gestionar las adquisiciones es Procura, lo que muchas veces no resulta claro o evidente de reconocer por otras áreas (sobre todo en empresas que no tienen identificados y establecidos los procesos) es que la adquisición exitosa o satisfactoria de bienes y/o servicios no es sólo responsabilidad de Procura, sino de todas las áreas involucradas de la Organización.

Es así que, dependiendo de la menor o mayor complejidad del bien o servicio a ser adquirido, a las demás áreas de la Organización también les corresponderá una menor o mayor participación en el proceso de la adquisición.

Un listado muy abreviado de la participación de los distintos responsables de los procesos de la Organización, pero que resalta la interacción de Ingeniería en el proceso de adquisiciones se resume en la siguiente Tabla:

Tabla 1
Responsabilidades en el Proceso de Adquisición

	Etapa	Actividad / Función	Responsable
1	Convocatoria	Emitir la requisición	Usuario
2		Aprobar el presupuesto	Finanzas
3		Emitir los adjuntos técnicos y comerciales	Ingeniería | SIG | QA/QC | Finanzas
4		Establecer los plazos o hitos	Producción | Comercial
5		Solicitar cotizaciones o propuestas	Procura
6		Responder las consultas de los Proveedores	Ingeniería | Usuario
7		Recibir las propuestas	Procura
8		Apertura de Sobres	Procura | Ingeniería | Finanzas
9	Evaluación	Evaluar técnicamente la propuesta	Ingeniería | Usuario
10		Evaluar comercialmente la propuesta	Procura
11		Solicitar aclaraciones al Proveedor	Procura | Ingeniería
12		Aprobar la evaluación técnico-comercial	Procura | Ingeniería
13	Negociación	Negociar la Adquisición	Procura | Ingeniería
14		Aprobar la Adquisición	Gerencia | Finanzas
15	Administración	Adjudicar la Orden de Compra o Contrato	Procura
16		Reunión de Coordinación	Ingeniería | SIG | QA/QC | T&L
17		Controlar los avances y ejecución	Procura
18		Resolver las discrepancias y desviaciones	Procura | Ingeniería
19		Aprobar / Rechazar los cambios de orden	Procura | Ingeniería
20		Aprobar el pago de avances	Procura | Ingeniería
21		Aprobar la calidad de la adquisición	Procura | Ingeniería
22		Recibir técnicamente la adquisición	Procura | Ingeniería
23		Tramitar rechazos y reclamaciones	Procura | Ingeniería | Finanzas
24	Cierre	Verificar la conformidad del Bien o Servicio	Procura | Usuario
25		Verificar los “Entregables”	Procura | Ingeniería
26		Verificar Pagos y Reembolsos	Procura y Finanzas
27		Cerrar la Orden o Contrato	Procura

De acuerdo al rubro de la Organización y/o lo especializado de la adquisición, la función de Ingeniería puede también corresponderle a Mantenimiento, Operaciones, Producción, TI, Construcción, etc.

La Organización e Ingeniería

Dependiendo del tamaño y del “objeto social” de la Organización (producción, manufactura, servicios generales, consultoría, comercialización, educación, hotelería y turismo, etc.), variará el área técnica responsable de establecer las características principales de las adquisiciones que correspondan a la naturaleza del negocio. En una minera, constructora, petrolera, siderúrgica, papelera o metal mecánica es más que seguro que habrá un área de Ingeniería que establezca las especificaciones técnicas de sus adquisiciones industriales; pero en un hotel, restaurante, hospital, colegio, universidad, banco o empresa de transporte no se justifica un área de Ingeniería, pero la responsabilidad por las adquisiciones industriales o de bienes de capital usualmente recae en el área de Mantenimiento, Operaciones o en una Consultora externa especializada. 

Sea cual fuese el área técnica responsable de dar soporte al proceso de las adquisiciones, entre sus funciones están las siguientes actividades:

1	Establecer la descripción técnica (o alcance) de las requisiciones por:  a. Servicios y obras  b. Bienes de Capital y materiales industriales (no commodities)
2	Revisar las requisiciones del Usuario / Solicitante.
3	Preparar / revisar las especificaciones técnicas (ver Procura 032 y Procura 064) que serán enviadas a los Proveedores para que coticen adecuadamente:   a. Data Sheets   b. Planos y diagramas   c. Condiciones de Sitio   d. Especificaciones particulares (propias de la Organización)
4	Responder las consultas técnicas de los Proveedores.
5	Revisar las propuestas técnicas recibidas.
6	Enviar consultas técnicas a los Proveedores, por discrepancias y/o vacíos entre la propuesta y el pedido.
7	Emitir la evaluación técnica.
8	Dar asistencia técnica a Procura durante la reunión de Negociación.
9	Actualizar las Especificaciones Técnicas, de acuerdo a la propuesta ganadora.
10	Participar de la “Reunión de Inicio” (Kick Off Meeting) y asegurar que el Proveedor no tiene dudas sobre las características del bien, servicio u obra.
11	Participar de las reuniones de control de avance / ejecución.
12	Resolver consultas técnicas del Proveedor, durante la etapa de ejecución o fabricación.
13	Aprobar o rechazar técnicamente las solicitudes de cambio o adendas del Proveedor.
14	Validar:    a. Los estados de pago reportados por el Proveedor, y/o    b. El cumplimiento de los hitos de pago.
15	Participar y validar la conformidad de las pruebas y ensayos pre-embarque o pre-entrega
16	Reportar y sustentar las No Conformidades de la ejecución o la fabricación
17	Verificar la conformidad de los bienes recibidos y/o servicios completados
18	Soportar a Procura en el sustento de las Reclamaciones
19	Verificar la conformidad de los “Entregables” de la adquisición.

PMI e Ingeniería

Si en el texto de las normas de gestión ISO la Organización debe inferir, establecer y personalizar la participación y las interacciones de cada proceso (de acuerdo al tipo y tamaño de cada empresa), en el texto de la Guia del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) de PMI (Project Management Institute) se va al otro extremo, y establece de manera muy detallada los procesos administrativos, presentando las entradas (los inputs) y las salidas (outputs) de cada proceso de un proyecto. 

Es así que en el capítulo 12 (Gestión de las Adquisiciones del Proyecto), PMBOK establece que las adquisiciones deben desarrollarse en tres procesos administrativos:

1	Planificar la Gestión de las Adquisiciones
2	Efectuar las Adquisiciones
3	Controlar las Adquisiciones

Estos procesos administrativos funcionan con los procedimientos de Procura de la empresa (ver Procura 061), y toman como fuente (Entrada) a los productos (Salidas) de los demás Planes de Gestión del proyecto (o de la Organización).

En otros términos, los inputs que recibe Procura son los outputs que generan los demás planes del proyecto o la Organización (como los de gestión del alcance, gestión de los requisitos, gestión del cronograma, gestión ambiental, gestión de la seguridad, gestión de las comunicaciones, gestión de los costos, gestión de la calidad, etc.), muchos de los cuales corresponden a la interacción de Ingeniería en la Organización.
 

Experiencias

Suponiendo que la Organización cuenta con políticas y procedimientos, la realidad diaria en el proceso de adquisiciones es que a pesar de que las normas, los procedimientos y las buenas prácticas recomiendan el alcance de la participación de las demás áreas de la Organización, muchas veces las personas participan de manera inadecuada en este proceso (ya sea por exceso, por defecto o por omisión).

En base a las etapas presentadas en la Tabla 1, les comparto algunos comentarios y anécdotas de las experiencias ocurridas con Ingeniería en el proceso de procura, que principalmente suceden con la adquisición de servicios y bienes especiales (utilizando las definiciones de la Matriz de Kraljic, me refiero a las adquisiciones que no caen en los cuadrantes de productos rutinarios ni apalancados):

1	Convocatoria Actividad / Función Emitir los adjuntos técnicos y comerciales Responder las consultas de los Proveedores Apertura de Sobres La no participación del área técnica en la Convocatoria es típica de Organizaciones jóvenes o PYMEs (sin cultura organizacional desarrollada), o de empresa medianas y grandes que no intentan ni pretenden trabajar en ambientes de gestión ISO, y que consideran que dedicar tiempo a la preparación de documentos de respaldo para los pedidos es una pérdida de esfuerzo y de costos. Aunque no se puede generalizar, usualmente el área técnica que no participa de las actividades de la Convocatoria no tiene muy claro o desarrollado lo que debe pedir, o el personal responsable no tiene la experiencia necesaria o suficiente, y/o la Organización no ha identificado adecuadamente sus procesos y operaciones. Las excusas habituales son:  a. Una buena descripción es suficiente, la información adicional      de respaldo es innecesaria,  b. Cómprale sólo a “ese” Proveedor porque él ya sabe lo que      necesitamos,  c. Nosotros no respondemos a los Proveedores. Si un Proveedor      no entiende lo que queremos, es su problema. No lo invites.  d. Nosotros sólo atendemos temas técnicos, no nos hacemos      responsables ni participamos del proceso de compras o      contratación.  e. Si la adquisición resultó mal, la culpa es de Procura porque      no sabe comprar o contratar, nuestra área sólo es      responsable de temas técnicos. El otro extremo de la participación del área técnica en esta etapa es cuando no sólo prepara y participa en todo lo que le corresponde, sino también en lo que no le corresponde (interacción en exceso):  i.  La forma más común es cuando Ingeniería contacta directamente al Proveedor y prepara el pedido y las especificaciones técnicas de tal manera que sólo el Proveedor contactado cumpla con todos los requisitos de los productos y/o del servicio requeridos (la Requisición Dirigida). Ingeniería sabe muy bien lo que quiere y maneja la información y los contactos para su beneficio.  ii. Una forma un poco más elaborada usada cuando se sabe que los plazos de la convocatoria son muy cortos (porque la entrega o la ejecución también tiene plazos muy acotados o con muy poco margen), es hacer los pedidos y luego de recibir todas las cotizaciones, solicitar la modificación o ampliación del alcance (que sólo uno de los proveedores contactados por ingeniería sabe que será modificado), con el argumento “Me di cuenta después que también faltaba esto”. El procedimiento habitual de la Convocatoria es comunicar a todos los Proveedores sobre el nuevo alcance y establecer una nueva fecha de entrega de cotización (muy corta por los hitos establecidos, como los de una parada de planta o ante un riesgo inminente de parada no programada), pero por los plazos disponibles, solamente es respondida por el Proveedor contactado. Nuevamente, Ingeniería sabe muy bien lo que quiere y maneja la información y los contactos para su beneficio.
2	Evaluación de Propuestas / Cotizaciones Actividad / Función Evaluar técnicamente la propuesta Solicitar aclaraciones al Proveedor Aprobar la evaluación técnico-comercial En esta etapa, la participación por defecto es cuando Ingeniería revisa las propuestas y prepara las consultas técnicas para aclarar cualquier duda de las propuestas, pero no emite la Evaluación Técnica para no aprobar la evaluación técnico-comercial (porque cree que los estarían utilizando para validar una adquisición dolosa o indebida). Esto es una clara muestra de desconfianza del proceso, o del Comprador o Formador de Contratos encargado de realizarlo, por lo que Procura debe ser todo lo transparente posible (dentro de las limitaciones que establece la confidencialidad y las restricciones del procedimiento del proceso). La participación por exceso es cuando Ingeniería revisa las propuestas, prepara las consultas técnicas, y emite la Evaluación Técnica sólo si primero logra saber los precios de las ofertas recibidas, o si la evaluación Técnico-Comercial la gana el Proveedor de “su confianza”.
3	Negociación Actividad / Función Negociar la Adquisición Actualizar las Especificaciones de acuerdo a la Oferta ganadora En esta etapa, en la interacción por defecto el área técnica se rehúsa de participar para evitar validar un proceso del que desconfía y/o porque asume que está siendo utilizado. Usualmente se niega a actualizar el alcance y/o las especificaciones de la Orden o Contrato con el nuevo alcance de la propuesta ganadora (que es necesario hacer cuando el alcance de la propuesta ganadora no coincide total o exactamente con el alcance inicial de la convocatoria, por discrepancias y/o excepciones que han sido revisadas y aceptadas).
4	Administración de la Orden o Contrato Actividad / Función Reunión de Coordinación (KoM) Solucionar discrepancias y desviaciones Aprobar / Rechazar los cambios técnicos de la orden Aprobar el pago de avances Aprobar la calidad de la adquisición Recibir técnicamente la adquisición Tramitar rechazos y reclamaciones Esta es la parte del proceso de adquisición con más complicaciones en la interacción con las áreas técnicas. Además de los problemas que pueden originarse por un área técnica sin experiencia o con intereses particulares, se suma la buena o mala interacción del Proveedor o Contratista. Usualmente solucionar discrepancias y desviaciones es un hecho muy común en la ejecución de servicios y la fabricación de bienes, que se aprueban o rechazan según sea el caso, y que cuando lo amerita sirven de sustento para hacer cambios de orden. En la interacción por defecto Ingeniería soluciona las discrepancias y desviaciones de manera sesgada en favor de la empresa (lo que puede terminar en una Reclamación formal del Proveedor), y por exceso cuando Ingeniería siempre le da la razón al Proveedor o Contratista (lo que origina sobrecostos y puede terminar en sanciones administrativas y/o judiciales). La validación técnica de los avances de ejecución de servicios o de fabricaciones, siempre es requerida a Ingeniería y/o al Usuario para aprobar los pagos que correspondan a los avances validados. Esta validación aplica para Órdenes y Contratos en los que el pago ha sido establecido en precios unitarios y sólo el área técnica sabe si el servicio o el bien se han ejecutado (cuando el pago se establece por hitos, la interacción requerida de Ingeniería es mucho menor y a veces nula). La recepción técnica de la adquisición es una actividad del Área Técnica en la que debe verificar que el servicio o fabricación es lo que la Organización adquirió (es decir, que lo recibido se ajusta a las descripciones, cantidades y especificaciones técnicas establecidas con la Orden o Contrato). La interacción por defecto es cuando Ingeniería se rehúsa de verificar técnicamente la recepción y/o solicita que la verificación la haga el Usuario o el personal de Procura. En la interacción en exceso, el Área Técnica valida el servicio o la fabricación, aunque el Proveedor no haya cumplido con todo el alcance.

Observaciones y Comentarios

1	Este artículo está dirigido a identificar la interacción de Procura con Ingeniería, en el proceso de adquirir bienes especiales y servicios, pero esto no significa que no haya ninguna interacción para los materiales “Rutinarios” o “Apalancados”. Para estos productos, la interacción ocurre sólo con la primera adquisición, momento en el cual se establecen las características técnicas requeridas. Las demás adquisiciones continuaran repitiendo las especificaciones, hasta que por algún cambio en los procesos de manufactura, la tecnología, el mercado o los recursos, se haga necesario cambiar las características de las siguientes adquisiciones.
2.	Respecto a las responsabilidades de la Tabla 1, en muchas Organizaciones pequeñas (PYME) y medianas, hay varias “funciones” que son compartidas por una misma área (y a veces por la misma persona), y si a esto le agregamos que sus compras no son tan complejas, el conjunto de actividades se les simplifica significativamente, por lo que a ellos les parece que este proceso de adquisiciones no aplica para al tamaño de sus empresas. A manera de ejemplo, algunas de ellas no realizan las actividades de emitir requisiciones, convocar a cotizar o la de verificar la calidad del proveedor, y usualmente no piden “Entregables” y no realizan el “cierre” de las Órdenes o Contratos. Esto se debe a que realmente las PYME no necesitan realizar todas estas actividades si sus clientes no se lo exigen o si la visión empresarial de ellas no está alineada o comprometida con el ambiente de los sistemas integrados de gestión.
3.	Afortunadamente la Guía PMBOK no es una norma concebida para que la Organización se certifique, si no una guía que ha compendiado las buenas prácticas estandarizadas de gestión internacional de proyectos (y que continuamente se revisa y actualiza) para que se certifiquen los miembros de la Organización. Aunque los principales usuarios son los profesionales de proyectos (ingenieros, contadores, administradores, asistentes sociales, etc.), por ser una herramienta de administración también tiene muchas aplicaciones para las Organizaciones industriales que no se dedican a desarrollar proyectos.
4.	La mala reputación del personal de Procura no apareció de la nada y continúa siendo una función muy expuesta a sobornos y conflictos. Esto significa que el personal de Procura no sólo debe cuidar de que sus actividades propias sean claras, transparentes y trazables, sino que también debe cuidar que el proceso de adquisiciones no se perturbe por las actividades de las demás áreas, para lo cual debe estar lo suficientemente atento y preparado para reconocer con qué tipo de Áreas Técnicas está interactuando.
5.	De manera general, la experiencia ha demostrado que el personal de Ingeniería que actúa por defecto u omisión, procede de esa manera porque desconfía del proceso de compra o contratación y/o de la persona a cargo de realizar estos procesos, y aunque son una traba para el desarrollo normal del proceso, en su mayoría son personas que no tratan de aprovecharse ni de la Organización ni de los Proveedores. Por el contrario, el personal del Área Técnica con el que debemos tener cuidado, es el que actúa por exceso. Tienen toda la información necesaria, y manejan a su favor los tiempos (hitos y plazos), los alcances (modificándolos cuantas veces sea necesario), los costos (aprobando la variación de cantidades y/o precios unitarios), y las aprobaciones y validaciones (de pruebas y ensayos, de conformidades, de avances, etc.), a fin de obtener ventajas personales. Lo peligroso de este personal es que siempre van a actuar tratando de que ante cualquier falla o problema que aparezca, la responsabilidad sea de Procura y no de ellos. De esto resulta que, para las etapas de ejecución de la Orden o Contrato, las calificaciones y la experiencia del Activador (Expediter) y del Administrador de Contratos son más que importantes para controlar o mitigar las actividades indebidas del personal del área técnica (ya sea por defecto o por exceso).
6.	Otra interacción que entorpece el proceso de adquisición de bienes especiales y servicios está referido a los plazos y tiempos que cada área debe utilizar para cumplir su parte. Cuando hay restricciones en los cronogramas (debido a ventas o actividades con hitos establecidos y acotados), no es extraño que el área técnica se exceda en sus tiempos, usualmente en la actividad de:  a. Definir el pedido (no saben muy bien qué pedir)  b. Evaluar las propuestas (no saben qué aprobar) Lo que sigue es que la presión por el tiempo perdido la trasladan a Procura (que a su vez la trasladará al Proveedor o Contratista), induciendo a un potencial conflicto.

Conclusiones

Es evidente que los procesos de cualquier organización y los procedimientos que los regulan no son perfectos por la gran cantidad y variedad de interacciones de los participantes (Procura, Ingeniería, Mantenimiento, Operaciones, Producción, Tesorería y Finanzas, Calidad, etc.), pero todas las desviaciones (en defecto o en exceso) pueden mitigarse con la capacitación sobre los procesos, los procedimientos y reglamentos aplicables a cada proceso, y con personal preparado y constantemente inducido hacia las buenas prácticas de los procesos en que participan.
 

Para terminar este artículo, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Marisa Paz y Michel Acuy de Ausenco, Patrick Tweddle, Martín Carhuattocto, César Castillo, Elisa Caballero y Eduardo Arenas de Fluor, Nazia Gutiérrez y Luis Segundo de Chinalco, Jorge Sandoval y Nicolás De la Cruz R. de DRP, Julio Vilca de Milpo, Alfonso Uriarte de Bechtel, Eduardo Velásquez de Wood, Miguel Aguirre de Nexa, Jorge Oyague G. de Lumina, Rafahel Ruiz R. de CESEL, Manuel Zelada de Grupo Romero, Javier Rojas de Pluspetrol, Crisman Chirinos de Enersur GDF, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Alberto Velarde y Xenia P. Rodríguez de Cerro Verde, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Ulises Proaño de SNC Lavalin, Víctor Huaraz (FAMESA), así como a Alfonso Pasapera, Victor Alvarado y Enrique Sáenz de ESAN; y por Ingeniería, Construcción u Operaciones, invito a los colegas de Antamina (José L. Zavala e Ignacio Calderon V.), Fluor (Mao Soldevilla, Jorge Salas y Elio Pinedo), Gold Fields (Ricardo Caycho), ECROMSA (Leonardo Tagle), Stracon (Edgar Cosco), M3 (Jimmy Oropeza), Buenaventura (Oscar Ruesta), SPCC (Gustavo Moreano), Antapaccay (Dercy Soto), Termodinámica (Jaime Segura) y COSAPI (Julio C. Cuadros).

¡¡¡Un saludo a Todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui