Procura 054 Formación de Contratos - Responsabilidades

Preámbulo

En Procura 006 (Contratos de Procura) comenté acerca de lo especializado de la función de Contratos y del alcance y las restricciones que le correspondía; y en Procura 010 (Contratos FIDIC) sobre la estandarización de cláusulas recomendadas por la Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils, y de cómo sus modelos (Libro Rojo, Libro Amarillo, Libro Verde, etc.) corresponden con el tipo de contrato usado por las principales Constructoras (Bechtel, Fluor, Ausenco, Jacobs, Wood, SNC Lavalin, etc.).

En este artículo les comento sobre las responsabilidades que las diferentes áreas de la Organización deben cubrir para que la función de Formador de Contratos se ejecute adecuadamente.

Introducción

Dentro de las varias teorías que hay acerca del Ciclo de Vida de los contratos, el que más se usa para los contratos de Procurement (Procura o Logística) es el que se desarrolla en cuatro etapas:

 1. Planificación

 2. Formación

 3. Administración

 4. Cierre

En la práctica existen ciclos de vida que pueden tener más o menos etapas, pero cada una de ellas tiene sus propias actividades, sus propios documentos de control y respaldo, y sus propios responsables de ejecución.

De manera resumida, la Formación de Contratos es la función del área de Procurement (Procura o Logística) que se encarga de que se ejecuten las siguientes actividades:

A. Verificar la Requisición de Servicios aprobada por la Organización.
Que se expresa mediante un resumen de los trabajos requeridos (el Alcance o Scope) e incluye o está acompañado de la información técnica necesaria (especificaciones técnicas aplicables, planos, estudios preliminares, condiciones generales de sitio o General Site Conditions, especificaciones de Calidad, especificaciones ambientales, especificaciones de seguridad, etc.), a fin de que el Proveedor o Contratista tenga la información suficiente para cotizar adecuadamente. Normalmente incluye un valor o presupuesto estimado del servicio u obra (Budget), y un cronograma (Schedule) estimado de ejecución.

B. Seleccionar a los Proveedores o Contratistas que serán convocados.
Según el listado de Contratistas aprobados por la Organización y/o la lista sugerida en la Requisición de Servicios, previa verificación de capacidad y experiencia (de la empresa y del personal que la integra).

C. Convocar con Solicitudes de Propuestas (RFP) o Solicitudes de Ofertas (RFB).
De acuerdo a las políticas de la Organización y a los procedimientos y estándares establecidos, que están compuestos por las guías, referencias, listados de verificación (checklists) y formatos que aplican para armar los paquetes de las convocatorias de servicios y obras. Ver Procura 037 (RFQs y RFPs). 

D. Evaluar las Propuestas recibidas.
Es decir, seleccionar la Propuesta u Oferta ganadora, lo que implica consolidar la Evaluación Técnica (preparada por el Usuario o por quien la Organización haya designado) y la Evaluación Comercial (preparada por Contratos), para determinar un ganador. Ver Procura 024 (Evalución de Propuestas). 

E. Seleccionar la Propuesta ganadora.
Lo que implica negociar y validar la Propuesta (los alcances, precios y tarifas, plazos, administración de riesgos; términos de pago, de penalidades y moras; staff, manejo de comunicaciones, cambios y reclamos; alcances de garantías, fianzas y seguros; excepciones, etc.) y emitir la Recomendación de Adjudicación (Award Recommendation) luego de haber eliminado los vacíos que hubiese entre el alcance solicitado por la Organización y el alcance propuesto por el Contratista.

F. Preparar el Contrato
De acuerdo a los compromisos validados en las negociaciones, y cambiando las discrepancias que se hayan aceptado con respecto a la Requisición de Servicios que originó el proceso (lo que incluye la revisión de todos los adjuntos de la convocatoria).

El proceso de Formación de Contratos termina con la aprobación del contrato (la firma de las Partes) y la asignación de un Administrador de Contratos.

Aunque muy resumido, para que todo este proceso se cumpla satisfactoria y exitosamente, Contratos requiere de la participación de varias áreas de la Organización, ya sea preparando adjuntos y anexos, respondiendo consultas de los Contratistas, participando en las evaluaciones, solicitando aclaraciones a los Contratistas, emitiendo opiniones y/o recomendaciones, validando especificaciones y/o participando en reuniones de coordinación o de negociación (entre otros).

Responsabilidades de Otras Áreas

Hasta aquí, debe quedar claro que la Formación de Contratos funciona y logra éxitos para la Organización sólo cuando las demás Áreas son conscientes (ver Procura 076) de que se trata de un trabajo en equipo multidisciplinario y se involucran participando activamente en la parte que les corresponde.

El grado de participación en el proceso de Formación de Contratos depende (entre otros) del tamaño de la Organización (es una PyME o una empresa transnacional) y del objetivo del contrato (es un Servicio como el de fotocopiado de documentos o es una Obra como la construcción e instalación de una plataforma de perforación petrolera en el zócalo submarino).

Sólo a manera de ejemplo, les presento una de las condiciones más exigentes de coordinación interdepartamental de una Organización (es decir, muchas de estas coordinaciones no aplican para Órdenes de Servicio – Service Orders, o Acuerdos de Servicios – Service Agreement), y que resalta el documento y/o la acción que se debe realizar por otras áreas de la Organización: 

N°	Documento o Acción	Responsable
1.	Requisición. Alcance	Usuario
2.	Requisición. Cronograma estimado	Usuario & Ingeniería
3.	Requisición. Presupuesto	Usuario & Finanzas
4.	Requisición. Adjuntos Técnicos	Usuario & Ingeniería
5.	Requisición. Sistema de Gestión de Calidad	Usuario & QA/QC
6.	Requisición. Sistema de Gestión Ambiental	Usuario & Asuntos Ambientales
7.	Requisición. Sistema de Gestión de Seguridad	Usuario & Seguridad
8.	Convocatoria. Seleccionar Proveedores	Contratos
9.	Convocatoria. Carta de Invitación	Contratos
10.	Convocatoria. Instrucciones a los Postores	Contratos
11.	Convocatoria. Información a los Postores	Ingeniería o Usuario
12.	Convocatoria. Condiciones Generales (CG)	Contratos & Legal
13.	Convocatoria. Condiciones Especiales (CE).	Contratos & Legal
14.	Convocatoria. CE - Seguros	Riesgos o Finanzas
15.	Convocatoria. CE - Materiales	Usuario + Ingeniería
16.	Convocatoria. CE - Equipos	Usuario + Ingeniería
17.	Convocatoria. CE - Permisos	Usuario + Legal
18.	Convocatoria. CE – Planos & Data Sheets	Ingeniería
19.	Convocatoria. CE - Hitos	Ingeniería + Proyectos
20.	Convocatoria. CE – Reportes de Avances	Proyectos
21.	Convocatoria. CE – Seguridad Laboral	Seguridad
22.	Convocatoria. CE – Seguridad Empresarial	Proyectos, Legal & Protección
23.	Convocatoria. CE - Calidad	Aseguramiento de la Calidad
24.	Convocatoria. CE – Leyes Aplicables	Legal
25.	Convocatoria. Formato de Propuestas (FP)	Contratos
26.	Convocatoria. FP – Plantilla Cantidades y Precios	Contratos
27.	Convocatoria. FP – Partidas o Ítems	Usuario + Ingeniería
28.	Convocatoria. FP – Cantidades por Partidas	Ingeniería
29.	Convocatoria. FP – Tarifas para Cambios	Usuario,Ingeniería+Proyectos
30.	Convocatoria. FP – Medición para Pagos	Usuario,Ingeniería+Proyectos
31.	Convocatoria. Formato. Plan Obra y Equipamiento	Proyectos
32.	Convocatoria. Formato. Lista de Proveedores	Contratos
33.	Convocatoria. Formato. Cronograma del Contrato	Proyectos
34.	Convocatoria. Formato. Staff Requerido	Proyectos
35.	Convocatoria. Formato. Organización de la Obra	Proyectos
36.	Convocatoria. Formato. Plan de Trabajo	Proyectos
37.	Convocatoria. Formato. Programa de Seguridad	Seguridad
38.	Convocatoria. Formato. CVs del Personal Clave	Proyectos
39.	Convocatoria. Formato. Resumen del Plan QA/QC	QA/QC
40.	Convocatoria. Formato. Datos Técnicos	Ingeniería
41.	Convocatoria. Formato. Información Miscelanea	Proyectos
42.	Convocatoria. Formato. Condiciones de Sitio	Usuario
43.	Convocatoria. Formato. Experiencia del Postor	Proyectos + Usuario
44.	Convocatoria. Formato. Programa de Pagos (estimado)	Finanzas + Usuario
45.	Convocatoria. Formato. Excepciones y Desviaciones	Usuario + Ingeniería
46.	Convocatoria. Formato. Alternativas de Materiales y Equipos	Ingeniería
47.	Convocatoria. Formato. Programa de Embarques	Contratos + Compras
48.	Convocatoria. Formato. Propuestas Alternativas	Usuario + Ingeniería
49.	Convocatoria. Alcance del Trabajo	Usuario + Ingeniería
50.	Convocatoria. Especificaciones Técnicas	Usuario + Ingeniería
51.	Convocatoria. Relación de Planos	Usuario + Ingeniería
52.	Convocatoria. Absolución de Consultas de los Postores	Usuario + Ingeniería
53.	Convocatoria. Recepción de Propuestas	Contratos
54.	Convocatoria. Apertura de Sobres	Contratos + Usuario
55.	Evaluación. Solicitud Aclaraciones Técnicas a los Postores	Usuario+Ingeniería+Contratos
56.	Evaluación. Técnica	Usuario + Ingeniería
57.	Evaluación. Comercial	Contratos
58.	Evaluación. Consolidación Técnico-Comercial	Contratos
59.	Selección de Propuesta. Negociación	Contratos, Usuario+Ingeniería
60.	Selección de Propuesta. Carta de Recomendación	Contratos
61.	Selección de Propuesta. Aprobación	Contratos, Usuario & Finanzas
62.	Contrato. Actualización de Alcances y Anexos Técnicos	Usuario + Ingeniería
63.	Contrato. Actualización de T&C Comerciales	Contratos
64.	Contrato. Emisión	Contratos
65.	Contrato. Aprobación	Contratos + Usuario + Postor

Para este resumen, el Usuario es el que origina la Requisición de Servicios y puede ser cualquier área de la Organización (Producción, Operaciones, Mantenimiento, Recursos Humanos, Tráfico y Logística, Almacén, TI, Ventas, Ingeniería, Laboratorio, Planta, etc.).

Observaciones y Comentarios

1.	Para el alcance de este artículo, se ha tratado sólo los contratos referidos a Procura, es decir, no corresponde para contratación de personal, para contratos societarios, o contratos inmobiliarios (entre otros que puede haber y que no corresponden a Procura).
2.	En muchas Organizaciones peruanas, el Ciclo de Vida del contrato puede ser de tres etapas (las etapas de Formación y Administración se unen en una sola, lo que significa que el mismo Especialista que hace la formación del contrato es el que lo administra), y hasta de dos (unen la formación, la administración y el cierre).
3.	Para muchas Organizaciones no es sencillo aceptar que Procura no puede actuar de manera aislada, y les cuesta mucho comprender que deben interactuar con Procura para obtener resultados exitosos para la Organización. Cierta empresa de Ingeniería muy reconocida por los servicios y estudios que realizaba, aspiraba a participar en proyectos EP o EPCM, para lo cual se le preparó un Procedimiento de Procura. Cuando se estaba difundiendo el procedimiento, el área de Ingeniería rechazó de manera tajante participar porque a partir de ese momento tendrían que hacer las evaluaciones técnicas de las propuestas (lo que significaba hacerse responsables ante el Cliente por la decisión de compra) y firmar las recomendaciones de adjudicación.
4.	PMI resume el proceso de contratación con la siguiente figura:

Referencias

Existen muchas referencias para reconocer el alcance y las actividades de la función de Formación de Contratos, pero la más completa es la de UNOPS (el Procurement Manual), y la otra sería la Guía del PMOBK (que ya está en la septima edición) de PMI (Project Management Institute).

Concluyo, invitando a los amigos y colegas de Procurement a comentar o contar cómo manejan la formación de contratos en sus Organizaciones, como Michel Acuy de Barrick; Martín Carhuattocto P., Marisa Paz, Dina Valentín L., Cesar Grandes G., Mercedes Tello V., Patrick Tweddle, Percy Osorio M., Dustin Chahuilco G., Cristian Burmester M., Augusto Yim, Marta Vergaray y Juan C. Calderón T. de Bechtel; Franco Espinoza H.  y Harold Carrión L. de Ausenco; Xenia Rodriguez Q. de Anglo American; Elisa Caballero de Minsur; Diana Monteza y Eduardo Arenas de Fluor; Nazia Gutiérrez G. de M.A. Retamas; Julio Cisneros, Johnny Chang L., Luis Osorio y Luis Segundo de Chinalco; Percy Cristobal A. de Buenaventura; Julio Vilca D. de Milpo; Eduardo Velásquez de Wood; Miguel Aguirre de Nexa; Jorge Oyague G. de Lumina; Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina; Alberto Velarde de Cerro Verde; Milton García C. de M3 Ingeniería; Fabrizzio Gonzalez de OHLA; Ulises Proaño de SNC Lavalin; Víctor Huaraz (FAMESA); Robert Quiroz y Johana Pacheco de Newmont; Gian Carlo Mondragón de Cumbra; Alfonso Pasapera de Minera Corona; Tito León A. y Carlos Poves S. de DRP; Antonio Traverso de CCM2; Miguel Salazar C. de IDOM; Ángella Estrada de Seoing; así como a Ruth Camavilca V., Alberto Timoteo R., Victor Alvarado, Roberto Quispe F., Juan Pablo De la Cruz, Víctor Huaraz C., Alfonso Uriarte, Hernán Dulanto O., Ricardo Quiroz Alarcón, Carlos Llacza, Ines Tovar y Enrique Sáenz Verástegui.

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui