0. Preámbulo
Este artículo desarrolla la gestión del transporte,
como una parte importante de los procesos y funciones que se realizan en las
Adquisiciones Industriales o Procurement, y se orientará a diferenciar el
término Logística de Procurement del de Aprovisionamiento y de Supply Chain.
Como fuese que se le quiera llamar a la gestión del transporte, para los
artículos de este blog nos referiremos a Logística como lo hacen en
el mundo anglosajón, y que consiste en el servicio que se encarga
del proceso de movimiento o flujo de recursos (bienes y
personas) hasta donde son requeridos por la empresa (almacenes,
oficinas, talleres y plantas, y muchas veces hacia las instalaciones de los
clientes del negocio), asegurando cumplir los requerimientos de precio,
seguridad, calidad y tiempo.
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1. Introducción.
No hay sociedad o civilización que desde su formación no haya recurrido a algún
medio de transporte para transformarse y evolucionar. Ya sea para movilizar
personas y bienes, por las razones más sencillas (como el modo de vida de las sociedades
nómadas que aún existen) o las muy complejas y elaboradas que pueda haber
(comercio internacional, investigación espacial, la migración social, etc.), el
transporte ha sido y es parte natural de la convivencia y el desarrollo
comercial y económico de los pueblos.
La evidencia de esto son, por ejemplo, las redes de tráfico que
establecieron rutas comerciales que se desarrollaron en varias partes del mundo
a través de su historia, como la Ruta de la Seda, que prosperó desde el
Siglo II a.C. por casi 1500 años conectando China y el Mediterráneo, la Ruta
del Incienso que floreció entre la India, la Península Arábiga, el Cuerno
de África y el Mediterráneo (desde el Siglo III a.C., hasta el II d.C.), o la
Ruta Portuguesa a la India por el Cabo de Buena Esperanza.
Desde sus inicios, el transporte no sólo ha servido para la comunicación y el
comercio, sino como una manera de desarrollar guerras (militares, culturales y
comerciales) y ganar dinero (por los recursos que exigía tener), por lo que
gestionar el transporte no ha sido nunca un tema a tomar a la ligera.
Como función corporativo u organizacional, sin importar el modelo con el que las
Empresas gestionan sus adquisiciones, ya sea como Adquisiciones Industriales (Procurement)
o como Adquisiciones de Abastecimiento (Supply Chain o Cadena de
Suministro), la función de transportar bienes se realiza teniendo en
cuenta las pautas, regulaciones y reglamentos que, en base a los usos y
costumbres del entorno y a los recursos dispuestos, hacen que esta función sea
toda una especialidad dentro del alcance de los procesos de la adquisición de
bienes y servicios.
En este artículo se desarrolla la gestión del transporte con la denominación de
Logística (ver el Comentario 1 para revisar otros alcances utilizados), que es parte
de los procesos de las adquisiciones industriales (Procurement), que coincide
con el alcance establecido en el desarrollo y ejecución de proyectos EPCM
(Engineering, Procurement, Construction & Management), y que en
buena parte (como función), coincide también con el modelo de gestión del
transporte establecido por el Banco Mundial en el Índice de Desempeño
Logístico (LPI por sus siglas en inglés, ver Procura 104), según la
definición de Servera-Francés (2020):
La función logística es una
integración de procesos que mueven el flujo de materiales, bienes y servicios e
información.
2. La logística de Procurement
Como fuese que se quiera llamar a la función de gestionar el transporte para
las adquisiciones industriales, el término Logística
se refiere al alcance que tiene en el entorno anglosajón, y que consiste en el
servicio de Distribución Física y
que está íntimamente relacionado con el manejo del Tráfico (de ahí que en muchas empresas lo denominen Tráfico y
Logística o T&L), y que es la parte de Procura que se encarga del proceso de movimiento o flujo de recursos
(bienes y personas) hasta donde son requeridos por la empresa
(almacenes, oficinas, talleres y plantas, y muchas veces hacia las
instalaciones de los clientes del negocio), asegurando cumplir los
requerimientos de precio, seguridad, calidad y tiempo.
La cantidad de problemas e imprevistos que pueden haber y
ocurrir, debido a restricciones (técnicas, comerciales, legales, operativas, de
infraestructura, etc.) y disponibilidad oportuna (de equipos, medios de
transporte, etc.), hace que Logística (llamada también Tráfico y Logística o T&L) sea una especialidad
dentro de Procura (como lo es Compras, Contratos o gestión de la Calidad
delo Proveedor), que exige que el personal de T&L conozca de Incoterms (ver
Procura 019), embalajes (ver Procura 012 y Procura 028), normas
legales (ver Procura 016), estudio de rutas (ver Procura 025), materiales peligrosos (ver Procura 044), materiales restringidos de importar (ver Procura 075), técnicas de
izaje, usos y costumbres portuarias, etc.
3. Alcances y
Responsabilidades de T&L
Desde el
enfoque de Procura (distinto al de Supply Chain), la función de Tráfico
y Logística se refiere a asegurar que los bienes adquiridos lleguen a disposición
de los clientes internos (Operaciones, Producción, Mantenimiento, Proyectos,
etc.), al menor costo de transporte posible, en el lugar acordado (dentro o
fuera de la Organización), en las condiciones requeridas, el momento preciso, y
las cantidades establecidas en la Orden de Compra o Contrato, cumpliendo
adicionalmente con los estándares ambientales, de calidad, de seguridad y de
responsabilidad social que estén comprometidos.
3.1 Tráfico
La principal tarea del personal de Tráfico es en el comercio internacional, en la coordinación de almacenes de tránsito, transportistas, vías de transporte, operaciones portuarias, seguros, trámites de aduanas, etc.
La parte más delicada de esta función usualmente se presenta en las operaciones de comercio internacional, que involucra la coordinación de almacenes de tránsito, transportistas y agentes de carga (freight forwarders), medios de transporte, operaciones portuarias, administración de seguros, seguimiento de trámites de aduanas, etc.
3.2 Logística
La parte de Logística corresponde al sistema operativo
que planifica, organiza, coordina, y acciona todos los medios necesarios para
que, de acuerdo con las normas legales y los objetivos de la Organización, el
tráfico se realice de manera segura y eficiente.
Históricamente, la logística se desarrolló por los ejércitos,
para asegurar que las campañas militares no fracasen por falta de suministros
en los frentes de combate (alimentos, agua, armas, municiones, etc.).
3.3 El área de
T&L
Ya sea que el servicio de T&L sea propio o contratado,
es el capítulo 8 de la norma ISO 9001:2015 el qué orienta sobre el
alcance general de este servicio (especialmente en las cláusulas 8.4
Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, y
8.5 Producción y provisión del servicio).
Aunque el servicio puede ser contratado en la totalidad del alcance, generalmente las empresas sólo contratan la parte del tráfico (el transporte), reservándose de manera total o parcial la administración de la logística (la planificación y la organización general del servicio).
4. Los procesos
de T&L
Establecido el alcance general del servicio de T&L, y tratando de resumir,
el alcance específico o particular de cada Organización tendría que considerar
las siguientes actividades y funciones del personal encargado de este servicio:
N°
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Función
/ Actividad
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1.
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Coordinar el arribo seguro de los materiales y bienes, a los
puntos de acopio.
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2.
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Desarrollar y ejecutar el Plan de T&L.
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3.
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Identificar los recursos necesarios, las restricciones y los
requerimientos para el tránsito seguro de la carga, desde las instalaciones
de los Proveedores hasta los puntos de acopio.
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4.
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Establecer las calificaciones requeridas de los Operadores
Logísticos y seleccionar las empresas que serán contratadas para cubrir los servicios
externos (agentes de carga, almacenes de tránsito, almacenes aduaneros,
agentes de aduanas, empresas locales de transporte, etc.)
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5.
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Organizar y disponer el despacho de los materiales, hacer
seguimiento a cada despacho y reportar el movimiento/avance de las cargas en
tránsito.
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6.
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Identificar y coordinar los requerimientos legales (permisos y
licencias) que fuesen necesarios para manipular, recibir y transportar las
cargas.
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7.
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Establecer, mantener y actualizar las métricas o indicadores
de gestión del área.
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8.
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Verificar y actualizar los formatos establecidos por la
Organización para el manejo, reporte, y comunicación de las cargas recibidas,
en tránsito y entregadas (Guías de Remisión, Listas de Embarque o Packing
Lists, entregables establecidos, MSDS, etc.)
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9.
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Verificar que se cumplan y se actualicen los planes y
procedimientos operativos de los Operadores Logísticos (planes de seguridad,
planes de contingencia, permisos y licencias para el transporte, etc.) y los estándares
aceptados con la Orden de Compra o Contrato.
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10.
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Interactuar con Compras para determinar el mejor término de
entrega, y comunicar adecuadamente las restricciones que existan para cada
tipo de carga.
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11.
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Interactuar con Activación para coordinar despachos, la
documentación de los embarques y los requerimientos especiales que hubiesen.
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12.
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Interactuar con Aseguramiento de la Calidad del Proveedor,
para verificar que el Proveedor cuenta con la liberación de despacho
necesaria (que las pruebas y ensayos preembarque que sean requeridas, hayan
sido aprobadas por el Supervisor de Calidad).
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13.
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Verificar que antes de entregar la carga, el Proveedor conoce
sobre las buenas prácticas de preparar embalajes y de marcar los bultos.
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14.
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Participar de las reuniones de inicio (kick-off meetings) con
los Proveedores que han sido adjudicados con una Orden de Compra o Contrato.
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15.
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Verificar y validar los pagos a los Operadores Logísticos,
reportando demoras, atrasos, daños y mermas de las cargas, penalidades, moras
y multas, no conformidades, y accidentes, que afecten los estados de pago.
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16.
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Procesar el cierre de las Órdenes de Servicio, Contratos y/o Acuerdos
de Servicio que estén asignados.
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17.
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Disponer el recojo en origen de los materiales de importación, y (si aplica) contratar las naves adecuadas.
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18.
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Coordinar con los Operadores Logísticos las operaciones aduaneras
temporales que se requieran (importación temporal, admisión temporal, exportación
temporal, etc.).
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5. Observaciones y Comentarios
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1. |
El enfoque de Tráfico y Logística para
Supply Chain (SC) es diferente al de Procura, porque aplica para
Organizaciones en las que además de atender a los clientes internos (por las adquisiciones,
o como parte de la Gestión de Gastos de la Organización), también debe
atender a los clientes externos (por las ventas, como principal fuente
de la Gestión de Ingresos de la Organización). Para SC, la flota de vehículos
(propia o contratada) que movilizan los insumos y bienes necesarios para la
operación o la producción (la flota que entrega la carga en los almacenes de
la empresa), también se encarga de movilizar los productos terminados
a los clientes de la empresa (la flota recoge en los almacenes de la empresa
los productos terminados o procesados, para despacharlos a los clientes). |
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2. |
Desde el punto de vista de gestión de riesgos, seguridad y
control del servicio de T&L, las normas aplicables o de referencia, casi
de revisión obligatoria, son: a.
ISO
28001 Sistemas de
Gestión de la Seguridad para la Cadena de Suministros (que aporta pautas para
la gestión de los riesgos en la cadena de suministros y proporciona un patrón
de buenas prácticas para reducirlos), y b.
BASC
V05-2017 Sistema de
Gestión en Control y Seguridad. Estas normas no pueden dejarse de tomar en cuenta en cualquier Procedimiento Operativo, de Seguridad y/o de Contingencia de cualquier área de T&L o de cualquier empresa de transporte. Ver Procura 087. |
|
3. |
Muchas empresas y profesionales que consideran que T&L es
algo burdo o rústico (tal vez lo fue en la época de las carretas) y que no
merece mucho análisis o ciencia, o que dentro de la línea de tiempo de la
procura, no requiere asignarle márgenes o tolerancias de tiempo para
afinar la operación, sin tener en cuenta que, por el contrario, ésta es la
parte del proceso de procura más expuesta a pérdidas, daños o accidentes. Quienes trabajan en esta especialidad saben que los tiempos
para carga sobredimensionada son muy importantes y que con frecuencia es
necesario hacer estudios previos de la ruta, para reconocer las limitaciones
y el estado de los puentes, túneles. cruces y pasos a desnivel de la ruta, y
preparar planes de contingencia y planes de
seguridad específicos para cada carga sobredimensionada. Reconocida
la ruta, es necesario analizar la propia carga (sobre todo el centro de
gravedad). |
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4. |
De manera muy compendiosa, el
Banco Mundial reconoce a Logística como es reconocido en Procurement (ver las
referencias bibliográficas), de la siguiente manera: Logística = Transporte +
Servicios asociados Pero para el Banco Interamericano
de Desarrollo (BID, 2021), más acorde con el concepto de Supply Chain,
Logística es: Logística = Gestión de
Inventario + Almacenamiento + Transporte |
6. Referencias
Hasta aquí, el lector ya debe haberse formado una idea del alcance de Logística
según Prpcurement. Internet tiene abundante información sobre logística como
gestión del transporte y de logística como gestión de las adquisiciones y Supply
Chain. Las referencias bibliográficas que le sugiero son:
|
1. |
Banco Interamericano de Desarrollo (BID). a. División de Transporte (2021). Logística
en América Latina y el Caribe: Oportunidades, desafíos y líneas de acción
(Monografía del BID No. 921) b.
Hub
de integración y transporte. |
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2. |
Banco Mundial.
https://www.bancomundial.org/ext/es/home a. Connecting to
Compete 2023: Trade Logistics in an Uncertain Global Economy. Washington,
D.C.: World Bank Group. b. Índice de Desempeño Logístico. c. LPI Survey
2023. |
|
3. |
Servera-Francés, D. (2020). Concepto y evolución de la función
logística. INNOVAR. Revista de Ciencias Administrativas y Sociales, vol.
20, núm. 38, septiembre-diciembre,2010, pp. 217-234. Universidad Nacional de
Colombia. Bogotá, Colombia. |
|
4. |
YouTube a. Diferencia entre logística y
distribución b. Logistics
Management (doblado automáticamente) c. Historia de las rutas comerciales |
|
5. |
Wikipedia a. Ruta de la Seda b. Ruta del incienso. c. Descubrimiento de la ruta marítima a la
India. |
Para terminar, invito
a los amigos y colegas de Procurement a comentar sobre las funciones
desarrolladas o las diferencias del alcance de la gestión del transporte en sus
empresas, o comentar si el servicio es propio o contratado, o si la empresa en
que están se dedica a dar servicio logísticos.
Un saludo a Michel Acuy
de Barrick; Sandra Sara D., Jeremy Delgado, Martín Carhuattocto
P., Marisa Paz, Dina Valentín L., Cesar Grandes G.,
Mercedes Tello V., Patrick Tweddle, Percy Osorio M.,
Dustin Chahuilco G., Roger Paredes, Cristian Burmester M.,
Augusto Yim, Marta Vergaray y Juan C. Calderón T. de
Bechtel; Franco Espinoza H. y
Harold Carrión L. de Ausenco; Xenia Rodriguez Q. de Anglo
American; Elisa Caballero de Minsur; Diana Monteza y Eduardo Arenas
de Fluor; Nazia Gutiérrez G. de M.A. Retamas; Johnny Chang L.,
Luis Osorio y Luis Segundo de Chinalco; Percy Cristobal A.
de Buenaventura; Julio Vilca D. de Milpo; Eduardo Velásquez de
Wood; Miguel Aguirre de Nexa; Jorge Oyague G. de Lumina; Jorge Martinez
y Roberto Deza de Antamina; Alberto Velarde de Cerro Verde;
Milton García C. de M3 Ingeniería; Fabrizzio Gonzalez de OHLA;
Ulises Proaño de SNC Lavalin; Víctor Huaraz (FAMESA); Robert Quiroz
y Johana Pacheco de Newmont; Gian Carlo Mondragón de Cumbra;
Alfonso Pasapera de Minera Corona; Miguel Salazar Cuba de IDOM; así
como a Ruth Camavilca V., Alberto Timoteo R., Victor Alvarado,
Roberto Quispe F., Juan Pablo De la Cruz, Alfonso Uriarte,
Hernán Dulanto O., Ricardo Quiroz Alarcón, Carlos Llacza,
Ines Tovar y Enrique Sáenz Verástegui.
¡Saludos a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui
CIP N° 051116
Juan.
ResponderBorrarMuy Buen aporte, Los videos mejor.