24 de septiembre de 2016

Procura 002 Tráfico y Logística (T&L)

Tráfico y Logística (T&L)
Procura 002  

En el Perú decimos “Logística” para referirnos al proceso de adquisición de bienes y servicios (sobre todo lo hacen en las entidades estatales y públicas), pero en la mayor parte del mundo lo llaman Procura (una no muy buena traducción de la palabra Procurement), Abastecimiento, Administración de Suministros (Supply Management) o Administración de Abastecimiento (sobre estos nombres, hay un interesante artículo acerca de cómo denominar esta función, escrito por Nick Heinzmann en el blog Spend Matters Network, el cual termina con comentarios de muy buen humor). 




Como fuese que se quiera llamar, para los artículos de este blog me voy a referir a Logística como lo hacen en el resto del mundo, y que consiste en el servicio de Distribución Física y que está íntimamente relacionado con Tráfico (de ahí la asociación que se resume como T&L), y que es la parte de Procura que se encarga del proceso de movimiento o flujo de recursos (bienes y personas) hasta donde son requeridos por la empresa (almacenes, oficinas, talleres y plantas, y muchas veces hacia las instalaciones de los clientes del negocio), asegurando cumplir los requerimientos de precio, seguridad, calidad y tiempo (lo que hace unas décadas se definió como la parte del Just In Time que debía entregar los recursos en el tiempo justo en el lugar justo).


La cantidad de problemas e imprevistos que pueden haber y ocurrir, debido a restricciones (técnicas, comerciales, legales, operativas, de infraestructura, etc.) y disponibilidad oportuna (de equipos, medios de transporte, etc.), hace que T&L sea una especialidad dentro de Procura (como lo es Compras, Contratos o Calidad), que exige que el personal de T&L esté preparado o que conozca de Incoterms (ver Procura019), embalajes (ver Procura 012 y Procura028), normas legales (ver Procura 016), estudio de rutas (ver Procura 025), materiales peligrosos (ver Procura 044), materiales restringidos de importar (ver Procura 075), técnicas de izaje, usos y costumbres portuarias, etc.


Alcances y Responsabilidades de T&L
Desde el enfoque de Procura (distinto al de Supply Chain), la función de Tráfico y Logística se refiere a asegurar que los bienes adquiridos estén a disposición de los clientes internos (Operaciones, Producción, Mantenimiento, Proyectos, etc.), al menor costo de transporte posible, en el lugar acordado (dentro o fuera de la Organización), en las condiciones requeridas, el momento preciso, y las cantidades establecidas en la Orden de Compra o Contrato, cumpliendo adicionalmente con los estándares ambientales, de calidad, de seguridad y de responsabilidad social que estén comprometidos por la Organización.


Históricamente, Tráfico y Logística fue desarrollado por los analistas y expertos militares (en el Ejército Peruano, esta función la cumple el servicio de Intendencia), para asegurar que las campañas militares no fracasen por falta de suministros en los frentes de combate.
La referencia más antigua es la de Sun Tzu  en el libro el Arte de la Guerra, que explicaba que los alimentos, provisiones y pertrechos debían ser transportados junto con el avance de los ejércitos, y en el que él ya resaltaba la carga financiera que esto representaba, y de los gastos en que se incurría por movilizar "diplomáticos", así como a causa del mantenimiento y el reabastecimiento de los frentes.


Para Procura, Tráfico corresponde con todo lo referido al transporte (movilización o circulación) profesional de mercancías y bienes, así como a todas las tareas y actividades inherentes como tipos de vehículos (ver Procura 035), operaciones de estiba y desestiba, carga y descarga, trincado de cargas, embalajes, permisos y licencias, etc.). Aunque de manera general este término o concepto también se usa para denominar actividades ilegales o dolosas (como en el transporte de drogas o narco-tráfico, influencias políticas, armas y municiones, terrenos, etc.), para el enfoque de Procura está relacionado con la operatividad de los desplazamientos de las mercancías y bienes adquiridos por la Organización. La parte más delicada de esta función usualmente se presenta en las operaciones de comercio internacional, que involucra la coordinación de almacenes de tránsito, transportistas y agentes de carga (freight forwarders), medios de transporte, operaciones portuarias, administración de seguros, seguimiento de trámites de aduanas, etc.


La parte llamada Logística corresponde a la función o sistema operativo que planifica, organiza, coordina, y acciona todos los medios necesarios para que, de acuerdo a las normas legales y los objetivos de la organización, el tráfico se realice de manera segura y eficiente. 

Ya sea que el servicio de T&L sea propio o contratado, es el capítulo 8 de la norma ISO 9001:2015 el que orienta sobre el alcance general de este servicio (especialmente en las cláusulas 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, y 8.5 Producción y provisión del servicio). 


Dependiendo del tamaño de la Organización (PyME, mediana o grande), de la ubicación geográfica de las fuentes de aprovisionamiento (local, regional, nacional o exterior), del sector al que se dediquen (construcción, energía, minería, petróleo, agroindustria, manufactura, servicios, etc.), así como de la frecuencia y el tamaño de las movilizaciones de carga, el servicio de T&L varía mucho de una a otra empresa, pero por su naturaleza, ésta es una de las funciones de Procura cuya ejecución es usualmente tercerizada.

Aunque el servicio puede ser contratado en la totalidad del alcance, generalmente las empresas sólo contratan la parte del tráfico (el transporte), reservándose de manera total o parcial la administración de la logística (la planificación y la organización general del servicio).


Entendiendo la diversidad de opciones y circunstancias que se pueden presentar, el alcance específico o particular de cada Organización tendría que considerar las siguientes actividades y funciones del personal encargado de este servicio:
Función / Actividad
1.
Coordinar el arribo seguro de los materiales y bienes, a los puntos de acopio.
2.
Desarrollar y ejecutar el Plan de T&L.
3.
Identificar los recursos necesarios, las restricciones y los requerimientos para el tránsito seguro de la carga, desde las instalaciones de los Proveedores hasta los puntos de acopio.
4.
Establecer las calificaciones requeridas de los Operadores Logísticos y seleccionar las empresas que serán contratadas para cubrir los servicios externos (agentes de carga, almacenes de tránsito, almacenes aduaneros, agentes de aduanas, empresas locales de transporte, etc.)
5.
Organizar y disponer el despacho de los materiales, hacer seguimiento a cada despacho y reportar el movimiento/avance de las cargas en tránsito.
6.
Identificar y coordinar los requerimientos legales (permisos y licencias) que fuesen necesarios para manipular, recibir y transportar las cargas.
7.
Establecer, mantener y actualizar las métricas o indicadores de gestión del área.
8.
Verificar y actualizar los formatos establecidos por la Organización para el manejo, reporte, y comunicación de las cargas recibidas, en tránsito y entregadas (Guías de Remisión, Listas de Embarque o Packing Lists, entregables establecidos, MSDS, etc.)
9.
Verificar que se cumplan y se actualicen los planes y procedimientos operativos de los Operadores Logísticos (planes de seguridad, planes de contingencia, permisos y licencias para el transporte, etc.) y los estándares aceptados con la Orden de Compra o Contrato.
10.
Interactuar con Compras para determinar el mejor término de entrega, y comunicar adecuadamente las restricciones que existan para cada tipo de carga.
11.
Interactuar con Activación para coordinar despachos, la documentación de los embarques y los requerimientos especiales que hubiesen.
12.
Interactuar con Aseguramiento de la Calidad del Proveedor, para verificar que el Proveedor cuenta con la liberación de despacho necesaria (que las pruebas y ensayos preembarque que sean requeridas, hayan sido aprobadas por el Supervisor de Calidad).
13.
Verificar que antes de entregar la carga, el Proveedor conoce sobre las buenas prácticas de preparar embalajes y de marcar los bultos.
14.
Participar de las reuniones de inicio (kick-off meetings) con los Proveedores que han sido adjudicados con una Orden de Compra o Contrato.
15.
Verificar y validar los pagos a los Operadores Logísticos, reportando demoras, atrasos, daños y mermas de las cargas, penalidades, moras y multas, no conformidades, y accidentes, que afecten los estados de pago.
16.
Procesar el cierre de las Órdenes de Servicio, Contratos y/o Acuerdos de Servicio que estén asignados.
17.
Disponer el recojo en origen de los materiales de importación, y (si aplica) contratar las naves adecuadas. 
18.
Coordinar con los Operadores Logísticos las operaciones aduaneras temporales que se requieran (importación temporal, admisión temporal, exportación temporal, etc.).

        


Observaciones y Comentarios

1.
El enfoque de Tráfico y Logística para Supply Chain es diferente al de Procura, porque aplica para Organizaciones en las que además de atender a los clientes internos (adquisiciones), también debe atender a los clientes externos (ventas).
Para ellos, la flota de vehículos (propia o contratada) que movilizan los insumos y bienes necesarios para la operación o la producción (la flota que entrega la carga en los almacenes de la empresa), también se encarga de movilizar los productos terminados a los clientes de la empresa (la flota recoge en los almacenes de la empresa los productos terminados o procesados, para despacharlos a los clientes).
2.
Desde el punto de vista de riesgos, seguridad y control del servicio de T&L, las normas aplicables o de referencia, casi de revisión obligatoria, son ISO 28001 Sistemas de Gestión de la Seguridad para la Cadena de Suministros (que aporta pautas para la gestión de los riesgos en la cadena de suministros y proporciona un patrón de buenas prácticas para reducirlos), y BASC V05-2017 Sistema de Gestión en Control y Seguridad.
Estas normas no pueden dejarse de tomar en cuenta en cualquier Procedimiento Operativo, de Seguridad y/o de Contingencia de cualquier área de T&L o de cualquier empresa de transporte. Ver Procura 087.
3.
Hay muchas empresas y profesionales que consideran que T&L es algo burdo o rústico (tal vez lo fue en la época de las carretas) y que no merece mucho análisis o ciencia, o que dentro de la línea de tiempo de Procura, no requiere asignarle márgenes o tolerancias de tiempo para afinar la operación, sin tener en cuenta que, por el contrario, ésta es la parte del proceso de procura más expuesta a pérdidas, daños o accidentes.
Quienes trabajan en esta especialidad saben que los tiempos para carga sobredimensionada son muy importantes y que con frecuencia es necesario hacer estudios previos de la ruta, para reconocer las limitaciones y el estado de los puentes, túneles. cruces y pasos a desnivel de la ruta, y preparar planes de contingencia y planes de seguridad específicos para cada carga sobredimensionada. Reconocida la ruta, es necesario analizar la propia carga (sobre todo el centro de gravedad).




Módulos Goldhofer
La parte espectacular de T&L ocurre cuando nos topamos con la necesidad de mover carga sobredimensionada (sobre todo en comercio internacional), porque requiere coordinar con casi toda la cadena de suministros (proveedor, almacenes en origen, terminales, transportistas, entidades regionales y/o estatales, almacén de destino, Usuario final, compañía de seguros, etc.) y la operación es normalmente lenta por el impacto que ocasiona a su paso.

Para el transporte terrestre de carga sobredimensionada, existe una variedad de equipos que nos permiten hacerlo, pero cuando se llega al uso de módulos autopropulsados es porque la carga realmente supera los extremos registrados.



Hay varias empresas que producen módulos autopropulsados, pero en el Perú los más conocidos son los Goldhofer, que permiten acoplamientos y combinaciones para cargar desde 50 hasta 10,000 TM para una gran variedad de volúmenes sobredimensionados. Las líneas disponibles son los módulos THP (con pivots o ejes de giro) y PST (de transmisión hidráulica y dirección electrónica).





Para llamar la atención sobre lo especializado y delicado que puede ser el T&L de la carga sobredimensionada, al final de este artículo les dejo los enlaces de algunos videos en YouTube (no todos los módulos mostrados son Goldhofer, pero muestra el uso de estos en un astillero y los inconvenientes que ocurren en la ruta), y el link de uno de los brochures de Goldhofer. Luego de verlos, es más que evidente que un accidente con una carga regular o habitual es lamentable, pero con una carga sobredimensionada, es terriblemente lamentable.

Espero que en algún momento los colegas de Stiglich (Cesar Vinces y Bruno Aberásturi), Acoinsa (Ricardo Ormeño, Margio Ponce y Eduardo Cáceres), Transportes Ore, Triton Transport (Edison Cruz), Ransa (Luis Bustamante) y otros especialistas de T&L (como Hernán Dulanto, Paul Queens D., Johana Pacheco, Mario Benitez, Leopoldo Denegri y Noemí García), nos compartan algunas de sus fotos y videos de movimientos sobredimensionados en Perú.





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