En este artículo me voy a referir a contratos en el ámbito de Procurement (Procura o Logística), que se encarga de la adquisición de servicios, obras y (para algunas empresas) bienes, sin entrar en el alcance de otras aplicaciones legales de Contratos.
No hay una regla precisa o inquebrantable respecto a qué adquirir por
Órdenes de Compra y qué por Contratos. Tratando de hacer fácil la decisión de
cómo proceder con la adquisición, la mayoría de las empresas simplemente dicen:
“Si se puede almacenar, adquiérelo por
Compras; todo lo demás, adquiérelo por Contratos”. 
A pesar de esta simplificación, todos sabemos de la gran cantidad de
adquisiciones de bienes que incluyen servicios (por ejemplo, bienes que
requieren calibración, supervisión de montaje, capacitación, etc.) y de las
adquisiciones de servicios y obras que incluyen bienes (servicios
de mantenimiento que involucran la entrega de repuestos; servicios de
transporte que incorporan embalajes, palets o skids; seguros o servicios de
seguridad que incluyen el suministro del GPS, etc.). Método Bienes Servicios Obras
Licitación Pública Si No Si
Concurso Público No Si No
Adjudicación Simplificada Si Si Si
Selección de consultores No Si No
Comparación de Precios Si Si No
Subasta Inversa Si Si No
Contratación Directa Si Si Si
“La organización debe asegurarse de que los procesos,
productos y servicios suministrados externamente son
conformes a los requisitos de la Organización”
y que debe determinar los controles a aplicar (tipo y alcance del control) y que debe implementar la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas (control de la producción y la provisión del servicio).
Como fuese que la empresa quiera administrar sus contratos de Servicios
y Obras, la mejor guía y referencia que he visto es trabajar de acuerdo con las
recomendaciones de FIDIC (Federación
Internacional de Ingenieros Consultores, ver Procura 010) y que con algunos pocos cambios
(debido a las personalizaciones que hacen) son usados por las principales
empresas constructoras, mineras y de servicios. Su gran uso se debe principalmente a la buena adaptabilidad que tiene para la gestión de las adquisiciones de servicios y obras de proyectos, de acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por PMI (Project Management Institute), y a los distintos tipos de proyectos (EP, EPC, EPCM) y las maneras de ejecutarlos (Llave en Mano, Tiempo & Materiales, Suma Alzada, Costos reembolsables, Precio Fijo, Precios Unitarios, Precios Múltiples, etc.).
Cuando la Organización ha considerado realizar la función de Contratos como
parte de Procura (ver Procura 083), normalmente no se apoya en abogados si no en profesionales de
la especialidad de la que desea adquirir el servicio u obra, de tal manera que
puedan discutir de manera directa (es decir, de tú a tú, sin mediadores o
interpretes técnicos o comerciales) sobre los alcances, calidades, exclusiones
y excepciones típicas o habituales aceptables, métodos de control y medición,
adhesiones a los sistemas integrados de gestión ISO, manejo de infracciones, faltas y penalidades típicas, usos y
costumbres propios de la especialidad, seguros, métodos de control de vances de obra, absolución de
consultas, etc.
Aunque no es una regla, es habitual que las carreteras y obras civiles
sean contratadas y administradas por Ingenieros Civiles, las obras eléctricas
de generación, transmisión, transformación, distribución y mantenimiento
generalmente son administradas por ingenieros electricistas y así de la misma
manera para otras obras y servicios, aunque esto en realidad no es excluyente, porque
hay muchos profesionales que se desenvuelven en cualquier especialidad porque
tienen gran experiencia en procesos, recomendaciones y guías de FIDIC, PMI y
los Sistemas Integrados de Gestión.
Mis amigos abogados me van a colgar (todavía me quedan algunos), pero mi
opinión es que las cosas se complican cuando un contrato pasa por sus manos.
Para evitarlos, tanto el Contratista como el Contratante, debe ceñirse a las
guías y recomendaciones internacionales, y dejar la menor cantidad posible de
cabos sueltos. Es cierto que esto depende del servicio u obra a contratar y de la calidad de la información y los recursos a emplear (ingeniería poca o bien desarrollada, planos suficientes y aprobados, términos de pago bien conocidos y establecidos, riesgos reconocidos y manejables, tiempos y plazos suficientes o escasos, condiciones de sitio bien o mal establecidos, recursos suficientes y adecuados, control de cambios bien definido y reconocido, etc.), pero con o sin abogados, no existe el contrato perfecto, pero ayuda mucho conocer para cada proceso las “Entradas”, las “Herramientas de Gestión” y las “Salidas”.
Un
resumen del proceso de contratación y de quiénes contratan se presenta en la
siguiente tabla (para facilitar la visualización de las actividades y procesos,
se muestra junto con las actividades equivalentes en el área de
Compras):
Contratos
Recibir la Requisición de
Materiales Comprador
Recibir la Requisición de Servicios/Obras Formador de Contratos
Seleccionar Proveedores
para la convocatoria Comprador
Seleccionar
Contratistas para el concurso Formador de Contratos
Solicitar Cotizaciones
(RFQ) Comprador
Solicitar
Propuestas (RFP) Formador de Contratos
Evaluar Cotizaciones Comprador
Evaluar Propuestas Formador de Contratos
Emitir la Orden de Compra Comprador
Emitir
el Contrato Formador de Contratos
Controlar el avance/progreso Activador
Controlar la ejecución Administrador de Contratos
Controlar las Plazos & Fechas de
Entrega Activador
Controlar los Plazos & Hitos Administrador de Contratos
Controlar desviaciones Activador
Controlar discrepancias Administrador de
Contratos
Autorizar los Pagos según G/R Activador
Autorizar las Liquidaciones de Pago Administrador de Contratos
Cierre de la Orden Activador
Cierre del Contrato Administrador de Contratos
Observaciones y Comentarios
Como siempre, espero que los amigos y colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Michael Socolich M., y Jorge Endo), Bechtel (Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Ausenco (Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Barrick Gold (Michel Acuy), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Julio Cisneros, Patrick Tweddle, y Alfonso Uriarte), DRP (Tito León A., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), así como a Juan C. Núñez A., Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., y Eduardo Velásquez., así como a Mario Eyzaguirre V., Miguel Huanay B., Celia Lira, Wilder Melgarejo M. y Kelly Ruiz.
Juan Valdivia Jáuregui
