Procura 004 Activación

Activación

Procura 004 Funciones de Procura

Preámbulo
De manera muy somera, el concepto de Activación como parte de Procura se refiere a la función que se encarga de controlar y asegurar que una adquisición se completará en los plazos o hitos establecidos en una Orden de Compra, y de acuerdo a los alcances, costos y calidades acordados.
En esta publicación quiero intentar ampliar la función con el objetivo de separarla de la labor de los Compradores o de los Inspectores de Calidad de Proveedores.

Los Sistemas de Gestión de la Calidad y Activación

La función de Activación (Expediting) apareció muchos años atrás, pero se institucionalizó como una función de Procura cuando ISO 9001:2000 lo presentó de manera muy breve pero efectiva en el párrafo 7.4.1 Proceso de Compras, de tal manera que las empresas certificadas (y las homologadas) debían desarrollar la función de manera consciente e independiente, y no como una actividad inherente o subordinada del proceso de compras. 

En ISO 9001:2015, el proceso de Activación se ve reforzado porque la norma se reenfoca en la gestión del riesgo y le dedica a la Activación un párrafo explícitamente desarrollado: 8.4.2 Tipo y Alcance del Control. 

La Función de Activación

Como haya sido el origen de su aplicación, en Perú no es muy común que las empresas realicen el servicio independiente de Activación de sus compras (y aún menos que lo contraten) porque las oficinas de Procura asignan esta función a los Compradores, y en campo (es decir, en los talleres o lugares en que el Proveedor produce o ejecuta la fabricación o los trabajos) regularmente se le asigna a los Inspectores de la Calidad del Proveedor.

Quienes manejan muy bien el concepto de Activación (Expediting) y de Activación de Campo (Shop Expediting) son las empresas constructoras y petroleras (y algunas mineras).

Si comparamos las funciones de compras y contratos para tratar de entender cómo se presenta la función de Activación, la mejor analogía sería:

“La función de Compras es a la de Activación,
como la función de Formación de Contratos es a la de Administración de Contratos”.

De manera muy resumida (obviando varios pasos para tratar de ser didáctico), la comparación de Compras y Contratos se puede presentar de esta manera: 

Actividad  |  Sub-Proceso	Contratos	Compras
Recibir la Requisición	Formador de Contratos	Comprador
Seleccionar Proveedores Seleccionar Contratistas	Formador de Contratos	Comprador
Solicitar Cotizaciones (RFQ) Solicitar Propuestas (RFP)	Formador de Contratos	Comprador
Evaluar Cotizaciones Evaluar Propuestas	Formador de Contratos	Comprador
Emitir la Orden de Compra Emitir el Contrato	Formador de Contratos	Comprador
Controlar el avance/progreso Controlar la ejecución	Administrador de Contratos	Activador
Controlar los Plazos Controlar los Hitos	Administrador de Contratos	Activador
Controlar Riesgos y desviaciones Controlar Riesgos y discrepancias	Administrador de Contratos	Activador

Es decir, lo usual es que el contrato aprobado pasa del Formador de Contratos a un Administrador de Contratos que se va a encargar de verificar que el alcance, el tiempo, el costo y la calidad especificados en el contrato se cumplan, tomando todas las medidas necesarias para evitar o reducir los riesgos y modificaciones, manteniendo la comunicaciones necesarias con el Contratista, los Usuarios e involucrados (como Ingeniería, Producción, Operaciones, Calidad, Contabilidad y Tesorería, Seguridad, Comunidad, etc.) para que el Servicio u Obra se ejecute (en lo posible) con poca distorsión de la Línea de Base (la Baseline) del contrato.

De igual manera, la Orden de Compra aprobada pasa del Comprador al Activador, quien se debe encargar del seguimiento (progress tracking) para que el Proveedor cumpla su parte de acuerdo a las descripciones, plazos, precios y calidades establecidos en la Orden de Compra, tomando las medidas necesarias para evitar o reducir los riesgos y Cambios de Orden, y manteniendo las comunicaciones necesarias con el Proveedor, los Usuarios e involucrados, para que los productos se entreguen de acuerdo a las especificaciones iniciales de la Orden.

En general, la Orden de Compra (o el Contrato) sólo se devuelven al Comprador (o al Formador de Contratos) cuando sea necesario hacer Cambios de Orden.

Hecho esto, la Orden regresa inmediatamente al Activador (o Administrador de Contratos) para que continúe con la supervisión de la Orden (o Contrato).

Entonces… ¿Qué es la función de Activación?

Habiendo tratado el alcance general de la función, el alcance específico se puede resumir en los siguientes puntos:
 a. Monitorear todos los procesos de desempeño
     del Proveedor.
 b. Verificación del Alcance de la orden,
     Resolver las “Desviaciones” del Alcance.
 c. Evaluar e Informar el Avance.
 c. Verificar los Plazos/Cronogramas establecidos
     en la Orden, Resolver potenciales retrasos.
 e. Desarrollar Planes vs. Presupuesto y
     administrar los esfuerzos de Activación.
 f. Verificar los Costos establecidos en la Orden,
     Resolver potenciales “Adicionales”.
 g. Evaluar el desarrollo y desempeño del
     Proveedor en el cumplimiento de la Orden.
 h. Verificar el cumplimiento de la Calidad
     establecida en la orden.

 i. Coordinaciones y aprobaciones Internas.
 j. Contactar con todas las áreas de la
    Organización que estén involucradas con la
     compra (Ingeniería, Producción, QA/QC,
     Tráfico & Logística, Compras, Almacenes,
     Contabilidad, Tesorería, Gerencia, etc.),
     a fin de facilitar el cumplimiento de los
     hitos y/o reducir impactos en costos y tiempos.
 k. Hacer que los Proveedores cumplan con los
     Compromisos.
 l. Monitoreo general para evitar riesgos e
     incumplimientos.
 m. Seguimiento del levantamiento de No
     Conformidades.
 n. Revisar y validar los Estados de Pago y las
     facturas.

 o. Coordinar con el área técnica para verificar
     avances y aprobar los pagos.
 p. Cerrar las Órdenes de Compra y evaluar
     a los Proveedores.

Observaciones y Comentarios

1.	Es evidente que no todas las Organizaciones pueden (o deben) hacer la función de Activación (así como no todas se manejan con Formadores y Administradores de contratos) y muchas se desarrollan y crecen sin que sus áreas de Procura ejecuten la función independiente (o dedicada) de Activación. Pero, así como hay varios niveles de Verificación de la Calidad del Proveedor, de igual manera hay varios niveles de Activación. Para esta publicación les he descrito la función de Activación en su máximo nivel (para obras EPCM, para astilleros y fabricaciones metálicas, para equipos de cementeras minas y refinerías, o para centrales eléctricas), pero generalmente las adquisiciones no siempre requieren algo tan exigente, y ahí es cuando se debe evaluar la posibilidad de contratar el servicio de Activación.
2.	Por otro lado, la ejecución dedicada de la función de Activación no se puede aplicar a todas las compras y no todas las compras justifican el esfuerzo de hacerlo (ese es el caso de las adquisiciones con órdenes de compra abiertas, las compras de consignación o de los Acuerdos de suministro por Lista de Precios) o simplemente, porque el volumen de compra o cantidad de Órdenes de Compra emitidas anualmente no lo justifican. Entonces, para aquellas empresas que no tienen implementada la función de Activación, se justifica que sólo para algunas adquisiciones contraten ocasionalmente el servicio de Activación (por ejemplo, en la compra de bienes de capital que superen cierto valor crítico o que el retraso origine costos y gastos que pongan en riesgo los compromisos de la empresa o los estados financieros, o para aquellas importaciones en que la devolución por defectos es un riesgo muy costoso).
3.	Más allá de las circunstancias o causas que justifiquen que la función de Activación se realice o no de manera independiente, las empresas, las organizaciones y todos los profesionales de Procura debemos reconocer que tal función existe y que, sobre todo, satisface y cumple las expectativas de los proyectos desarrollados según PMI, y de las operaciones que se realizan con Sistemas Integrados de Gestión (Calidad o ISO 9000, Ambiental o ISO 14000, etc.).
4.	La mejor herramienta del Activador es y será MS Excel (o los programas o macros que algunos ERP tienen para registrar los avances de progreso), y los indicadores de gestión (KPI), basándose principalmente en tiempos reales de ejecución o entrega, contra los tiempos comprometidos o establecidos con la Orden o los promedios estándar o históricos que pudiese haber como referencia.
5.	Existen una variedad de formatos y modelos de reportes que son propios de la función de Activación (principalmente Minutas de Reunión con temas y pautas estandarizados, o plantillas MS Excel con registros de fechas y avances), pero lo usual es acondicionar formatos, de acuerdo al tipo de bien o servicio a monitorear. Es importante que el contenido de los formatos y reportes sea coordinado con los involucrados en el control de avance, como Ingeniería (para verificar la evolución de la emisión y aprobación de planos), Contabilidad (para proyectar pagos y egresos), Supervisión de la Calidad del Proveedor (para programar visitas de pruebas y ensayos o de liberación de embarques), y T&L (para programar recojos, permisos, licencias, etc.), Operaciones (para programar capacitaciones y servicios técnicos), entre otros. Ver Procura 076 (Procura e Ingeniería).
6.	Para evitar que las personas que conforman la Organización, den al Proveedor indicaciones o instrucciones incompletas, distorsionadas y (a veces) contradictorias, lo usual es que la Organización presente al Activador como el único contacto oficial y formal, entre la Organización y el Proveedor. Esto significa que todas las áreas de la empresa (incluidas las demás funciones de Procura) sólo pueden comunicarse formalmente con el Proveedor a través del Activador, y evitar que alguna persona cause desorden en las comunicaciones.
7.	El Proveedor debe tener la suficiente rigurosidad para:  a. Mantener la comunicación formal a través     del Activador y evitar, amablemente, que     otras personas (o áreas) salten el canal     establecido,  b. Alertar al Activador de cualquier comuni-     cación informal de alguna persona de la     Organización,  c. Entender que la determinación de establecer     un solo contacto formal es para evitar que se     distorsione el objeto de la adquisición     (es decir: alcance, plazo, costo y calidad).

 

Referencias

A manera de revisar qué y cómo hacen algunas empresas la función de Activación, les sugiero revisar los siguientes enlaces:

a. ICIM 
b. Applus 
c. Northwest 
d. ANVIL 
e. TUV Rheinland 
f. SGS 

Por su experiencia y conocimientos, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Michael Socolich M., Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C.), AECOM (Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), CUMBRA (Gian Carlo Mondragon O. y Oscar Ruesta A.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Alfonso Uriarte G., Rafahel Ruiz R., Patrick Tweddle, Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Paul Briones y Miguel Salazar), DJM (Mary Bartra), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentun (Álvaro Valdivia P.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O., Eduardo Velásquez, Mario Benitez P. y Paul Queens D.

¡Saludos a Todos!
Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui