Procura 005 Control de la Calidad del Proveedor

Supervisión de la Calidad de las Adquisiciones

Preámbulo

En este artículo me enfoco en la función de verificar el aseguramiento de la calidad (QA/QC) del Proveedor, entendiendo que un sistema de gestión de la calidad (SGI) no “necesariamente” garantiza la calidad del producto, y viceversa.
Son temas distintos que no deben ser mezclados o confundidos.

Aseguramiento de la Calidad

Hay trabajos y empresas que aparecen o existen porque los Estados legislan que son necesarios para el buen funcionamiento del sistema establecido (como el servicio de Agentes de Aduanas, de Notarios Públicos o de Árbitros Contractuales) y emiten leyes y reglamentos que establecen los alcances y características de sus funciones.

De igual manera, hay algunas funciones que son establecidas por normas internacionales de gestión y aunque no tienen la obligatoriedad de las normas legales, deben ser cumplidas por quienes desean acogerse a ellas y pretenden ser certificados u homologados por estas normas (como los sistemas de gestión de la calidad, de seguridad y salud, de responsabilidad social, de ‘compliance’, de gestión ambiental, etc.). 

ISO 9001 y Procurement

Este es el caso de la función de vigilar y controlar la calidad de las adquisiciones (de bienes y servicios) por parte de Procurement (Procura o Logística), descrita por ISO 9001:2015 en la cláusula 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente:

8.4.2 Tipo y alcance del control

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

La organización debe:

a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad;

b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las salidas resultantes;

c)   tener en consideración;

1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;

2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;

d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.

La primera parte (8.4.a) se refiere a que los procesos suministrados o ejecutados externamente (es decir, por los Proveedores y Contratistas), deben ser verificados por Procura. Este es el párrafo que define la función de la supervisión o verificación de lo que hace el Proveedor o Contratista.

Los siguientes párrafos de la norma establecen que la Organización debe definir los controles al Proveedor externo, las consideraciones (impactos y eficacia) y establecer el alcance de las verificaciones.

Es así como Procura incluye en el proceso de adquisiciones la función de supervisión o control de la ejecución y la liberación de preentrega y entrega de bienes y servicios en las instalaciones del Proveedor (talleres o almacenes, conocida como supervisión de la entrega), de manera adicional e independiente a los controles y verificaciones habituales que el área de Almacenes y/o Ingeniería realice en las instalaciones del Comprador (supervisión de la recepción).

El nivel de control y verificación variará dependiendo de la matriz de condiciones, impactos y riesgos a considerar, entre otros:

1.    La complejidad de producción o ejecución del bien o servicio.

2.    El volumen de producción o tamaño de los lotes.

3.    La experiencia del Proveedor

4.    El valor de la adquisición.

5.    Los hitos de pago establecidos.

6.    El lugar de entrega (compra local o de importación).

7.    Los plazos e hitos de entrega (programa de entregas y ruta  crítica).

8.    El requerimiento de pruebas, ensayos y protocolos pre-entrega establecidos por las normas (pruebas con testigos, pruebas estándar, pruebas especiales, etc.)

Supervisión de la Calidad del Proveedor

Esta parte de la norma ISO 9001 dispuso que Procurement (Procura o Logística) tenga control del nivel de calidad que los Proveedores realizaban para cumplir con una Orden o Contrato.

Es así como en Procura aparecen los Supervisores de la Calidad del Proveedor. Aunque la función era la misma, cada empresa denominó a sus integrantes con nombres como Supplier Quality Surveillors (SQS), Supplier Quality Supervisor (SQS), Supplier Quality Representative (SQR), Representante de Aseguramiento de la Calidad del Proveedor, Supervisor QA/QC del Proveedor, etc.; quienes deben ir a las instalaciones del Proveedor para verificar y validar que los bienes, servicios u obras están siendo fabricados o ejecutados de acuerdo a los términos y condiciones de la Orden de Compra o Contrato (ver Procura 032).

Para que el Supervisor ejecute adecuadamente sus funciones, la Organización debe establecer con el Proveedor o Contratista que el Supervisor de la Calidad está autorizado por la Organización a presentarse en su nombre y que tiene todos los atributos y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del Proveedor y los del Comprador (que deben ser asumidos y aceptados por el Proveedor), y que él podrá emitir No Conformidades y Observaciones, así como Rechazos y Liberaciones (al bien o al proceso de ejecución).

 

Así como la recepción de bienes en el almacén del Comprador, se dispone que la Organización delegue la verificación de calidad a los supervisores internos (o propios (como Ingeniería, Operaciones, y/o a los Inspectores de Calidad), para realizar o ejecutar el control de la calidad en las instalaciones del Proveedor, la Organización se apoya en Ingenieros y Técnicos calificados (a veces hasta Certificados) en especialidades como soldaduras (por AWS y ASME), de recubrimientos (por NACE), de tuberías (por API y ASME), de ensayos no destructivos (por ASNT y ASTM), etc., que pertenecen al área de Procura (o son subcontratados para hacerlo).

El trabajo del Supervisor de la Calidad del Proveedor se ejecuta durante el control de avance de la fabricación, y culmina con la liberación de los productos (en cada entrega), y sus funciones principales están íntimamente relacionadas con:

(1)	Validar el uso adecuado de las especificaciones técnicas y los planos de la orden,
(2)	Verificar el cumplimiento del programa de entregas,
(3)	Participar de las Pruebas y Ensayos establecidos y reportar los resultados.
(4)	Ejecutar las liberaciones técnicas o las conformidades técnicas, para que: a. Activación (Expediting) controle el cumplimiento de los cronogramas y del alcance de las Órdenes, y prevenir retrasos, coordine Cambios de Órdenes y sustente reclamos, b. T&L coordine los equipos y vehículos adecuados para el carguío y transporte, y c. Almacenes esté advertido de la necesidad de espacios y de condiciones especiales de recepción, custodia y resguardo,
(5)	Verificar el dossier de calidad (aprobando los documentos emitidos por el Proveedor).

Observaciones y Comentarios

1.	La administración de la calidad comenzó en Japón, desarrollando el concepto de TQM o Total Quality Management, centrado en la satisfacción del cliente a largo plazo, y que involucra la participación de todos los trabajadores. Es la fuente de los programas de aseguramiento y control de la calidad de la organización, orientados a la calidad de los productos y servicios que la empresa produce (distinto del sistema de gestión de la calidad, orientado a los procesos de la organización).
2.	La cláusula 8.4 de ISO 9001:2015 también es la que limita (restringe, pero no impide) a las empresas con sistemas de gestión de calidad (SGC) a comprar y contratar sólo a Proveedores con SGC o que hayan sido homologados por sus programas de aseguramiento de la calidad (QA/QC).
3.	La supervisión de la calidad del proveedor es la función de Procura que requiere del personal técnicamente más especializado del área (por las certificaciones y calificaciones que deben poseer). Adicionalmente, los supervisores deben ser debidamente inducidos sobre las necesidades de Operaciones, Ingeniería, Proyectos, o el Usuario que fuese, para no retrasar innecesariamente las liberaciones.
4.	Sólo para ilustrar el tema de la inducción de las necesidades operativas, en más de una ocasión he tenido que discutir con algunos Supervisores de Calidad que no liberaban materiales que estaban debidamente fabricados o ejecutados (sobre todo cuando adquiríamos estructuras metálicas), pero que estaban “con los efectos de la intemperie” (un poco de polvo) al momento de la inspección, sin tener en cuenta que, por condiciones climáticas del tránsito hasta la Obra (en una Mina), la pieza “limpia” no sólo va a llegar con polvo sino hasta con barro. Esta falta de experiencia del Inspector originaba que se retrase la liberación, encareciendo los costos de fabricación, impactando en las rutas críticas y en los costos de transporte.
5.	La relación de los Supervisores de Calidad con el resto de las áreas de Procura será mejor o peor dependiendo de la experiencia de éste, del nivel de comunicación deseado (cantidad y frecuencia de los reportes), del nivel de inspección pactado (alto, medio o bajo), de las condiciones de entrega (documentos, pruebas, ensayos y controles establecidos para las liberaciones de embarque, ver Procura 068), y del tipo de tránsito y transporte requerido hasta el punto de entrega acordado.

6.

Los Proveedores deben tener presente este requerimiento de ISO 9001, y considerar en sus propuestas los costos adicionales u ocultos que se pueden originar debido a los requerimientos del Supervisor de la Calidad del Proveedor, y que se basa en vigilar que se cumplen las pruebas, ensayos y requerimientos técnicos establecidos con las especificaciones técnicas (ver Procura 032). Dependiendo del rubro del negocio y el sector en que se desempeña, para dar confianza a los Compradores sobre sus planes y programas de calidad (el QA/QC del Proveedor) pueden apoyarse en normas como ISO (por ejemplo, ISO 17025 Calidad en Laboratorios de Ensayos y Calibración, que aplican para varios tipos de sectores industriales), y muchas otras normas de ASTM (como las normas que comienzan con la letra E corresponden a métodos homologados para pruebas de materiales e instrumentos).

Referencias

No existe material o insumo de uso industrial (materias primas, metales, revestimientos, polímeros y productos químicos, etc.), ni commodity o producto semiprocesado (semiterminados, agropecuarios, alimenticios, farmacéuticos, etc.), que no tenga alguna especificación técnica que describa las características de los productos o que establezca las maneras como validar las propiedades (pruebas y ensayos), por lo que cada Organización deberá establecer las normas que aplican a sus adquisiciones, sus procesos y sus productos, pero de manera referencial, les sugiero revisar los siguientes enlaces (en su mayoría orientados a los sectores de fabricaciones metálicas, minería y construcción):

1. Especificaciones ISO

         a. ISO 17025:2017 
b. ISO 5725-1:1994 
c. ISO 10012 
d. ISO 17034:2016 
e. Guía ISO 33:2015 
f. Guía ISO 80:2014 
g. ISO 3834-1:2005 

2. AWS         
a. AWS D1.1/D1.1M-2010 
b. AWS D1.4/D1.4-2011 

3. API 
   a. API 1104 
   b. API Spec Q2 
   c. API RP 2X 
   d. API RP 10B-4 

4. ASME       
   a. ASME NQA-1 
   b. The National Board and ASME 
   c. Boiler and Pressure Vessel Certification 
   d. Parts Fabrication Certification 

5. NACE        
   a. Coating Inspector Certifications 
   b. General Coating Certifications 

6. ASNT        

7. ASTM       
ASTM E165-02 

Por su experiencia y conocimientos, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Fernando Ramos, Freddy Giraldo, Eduardo Maury, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (Alfonso Uriarte G., Paul Garcés, María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Marcobre (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Rafahel Ruiz R., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Yill Portugal B.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez, Juan Rubén Paucar, Alvaro Soto Yanqui, Carlos Llacza, Ricardo Quiroz Alarcón, Edwin Cristobal Vilca, Inés Tovar Fuentes, Araceli Ames, Mary Isabel Linares, Juan Ipince, David Seas e Ignacio Calderón V.

¡¡¡Saludos a Todos!!!
Ing. Juan Andrés Valdivia Jáuregui