Procura 068 Especificaciones Técnicas – Entregables

Procura 068 Especificaciones Técnicas. Requerimiento de Entregables

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0. Preámbulo

De manera muy general, las especificaciones técnicas y comerciales empleadas en Compras y Contratos se refieren a una serie de normas propias, que la Organización usualmente envía a los Proveedores para solicitarles que se cubran y cumplan en sus propuestas, con el fin de tratar de asegurarse que lo que está adquiriendo es lo que efectivamente le están entregando.

Para lograr esto, las Organizaciones exigen que tales especificaciones propias se sustenten con registros estandarizados. En los artículos Procura 032 (ET para Procura) y Procura 062 (ET – Condiciones de Sitio) traté una parte de este tema.

Este artículo se refiere a la especificación de la Organización que establece qué documentos, pruebas y ensayos se deben solicitar a los Proveedores y Contratistas
 (a los que el argot de adquisiciones y proyectos denomina los Entregables).

1. Introducción

El uso de especificaciones técnicas de la Organización es una buena práctica de Procurement (Adquisiciones Industriales) que ha demostrado su efectividad en todo tipo de rubros y negocios, especialmente para aquellas adquisiciones de bienes, servicios u obras que (por el alcance, los plazos, el valor o los riesgos) se requiere del aseguramiento de las características técnicas, operativas y/o de calidad.

Entre los recursos y las maneras con que una Organización intenta asegurarse de que el Proveedor haya cumplido con las especificaciones establecidas en una Orden o Contrato es solicitándole que envíe los certificados, constancias, planos, MSDS, Data Sheets, reportes, listas de verificación (Check Lists), catálogos, manuales, diagramas, cronogramas de avances, licencias, permisos, autorizaciones y/o cualquier otro documento que los usos y costumbres utilicen habitualmente para la adquisición de bienes o servicios especiales o complejos, de acuerdo a pautas aplicables y vigentes, que hayan sido establecidos y aceptados entre las partes. Todo este cúmulo de documentos son los que denominamos como los Entregables.

La identificación de los Entregables se resume en un documento que tiene varias denominaciones (usualmente en inglés):

(1) Drawing & Documents Requirements (DDR),
(2) Vendor Drawing & Data Requirements (VDDR),
(3) Quality & Certification Requirements (QCR),
(4) Supplier Document Requirements (SDR),
(5) Supplier Document Requirement List (SDRL), o
(6) Requerimientos de Planos y Documentos

Para que el Proveedor o Contratista incluya los Entregables en su cotización o propuesta (pues genera un costo adicional), la relación de los Entregables se envía como anexo en todas las convocatorias (RFQ, RFP o RFB) y se reenvía (revisada) en las Órdenes de Compra y Contratos que lo ameritan.

Aunque la relación de Entregables no es un adjunto de uso general ni extendido (no es necesario usarla en muchas de las adquisiciones de Caja Chica ni en la de commodities), siempre es recomendado usarlo para materiales especiales como productos farmacéuticos o alimenticios, así como en fabricaciones ad hoc de equipos y bienes de capital, en servicios especiales y/o de alto riesgo (técnico, financiero, de la calidad, comercial, etc.), y para todo tipo de obras civiles y electromecánicas.

2. Requerimiento de Planos y Documentos del Proveedor

No existe un formato pre-establecido o único para registrar (establecer) los planos y documentos que el Proveedor deberá emitir o acopiar (de los Sub-Proveedores) para la revisión y aprobación por la Organización, en las distintas etapas del proceso de adquisición.

Lo importante de su contenido es que, en lo posible, debe precisar todos los documentos que permitan verificar que los controles, procedimientos, pruebas y ensayos se han realizado y cumplido satisfactoriamente, de acuerdo a las normas vigentes y aplicables acordadas entre el Proveedor y la Organización, y que todos ellos serán entregados al cierre de la Orden o Contrato como evidencia y sustento del cumplimiento (en otras palabras, los Entregables son los documentos que contiene el Dossier de Calidad).

El uso de esta información es bastante dinámico. Se envía desde la convocatoria para que los Proveedores estén enterados del alcance requerido; y una vez emitida la Orden o Contrato, se usan para establecer cómo procederán las revisiones y aprobaciones (de data sheets, memorias de cálculo, planos, planes, procedimientos, etc.) y la programación de pruebas y ensayos.
 

Como fuese que lo llamen, usualmente indican:

2.1	Lista de Documentos. Establece: a. La relación de planos, planes, data sheets, memorias de cálculo, manuales y catálogos, protocolos (que son emitidos por el Proveedor o Contratista), b. Las constancias, certificados y reportes estandarizados (que son acopiados de los Sub-Proveedores según ASME, ASTM, API, BS, etc.); c. Las cantidades de copias a ser entregadas d. Los plazos para ser entregados (según la etapa del proceso de adquisición).
2.2	Flujo de Revisiones y Aprobaciones. a. Los criterios de designación (o numeración) de los documentos. b. Los plazos para revisión, aprobación o rechazo. c. Los estatus de los documentos y su tratamiento. d. Los medios de envío formal. e. Las restricciones aplicables.
2.3	Formatos de los Documentos. Establece pautas para el contenido de los documentos que deberán ser emitidos por el Proveedor (y/o subproveedores), el tipo de registro a usar (doc, xls, pdf, jpg, etc.), etc.

3. Observaciones y Comentarios

1.	En todos los procesos de adquisición de bienes o servicios, es el Usuario (el Cliente Interno) el que esboza la relación inicial de Entregables que él considera adecuados para su pedido, y los plasma en un documento que se adjunta con la Requisición. Generalmente, este documento lo prepara con el soporte del área técnica de la Organización (como Ingeniería, Operaciones, Mantenimiento y/o Proyectos). Con la convocatoria, Procurement envía la relación de Entregables a los Proveedores, solicitándoles que, junto con la cotización de los bienes o servicios, cada Proveedor indique qué Entregables puede enviar si es adjudicado. Luego de recibidas las Ofertas, en la etapa de Evaluación Técnica, es el Usuario el que revisa y verifica que las ofertas recibidas establecen qué Entregables serán recibidos cuando el Proveedor despache los Bienes y/o ejecute el Servicio. Finalmente, el Usuario actualiza la relación de Entregables para adjuntarlo a la Orden o Contrato, como un anexo o adjunto que es exigible de cumplir.
2.	La relación de Entregables es un documento técnico que en la convocatoria le permite a los Proveedores establecer el nivel de aseguramiento de la calidad (QA/QC) requerido por la Organización, y cómo se deben ir actualizando durante el progreso de la Orden o el Contrato, hasta el pago final y cierre de la adquisición.
3.	Para las adquisiciones de bienes de capital, de productos y servicios especiales y todo tipo de obras, el área de Administración de Materiales es la encargada de verificar que la Requisición incluye la relación de Entregables entre los adjuntos.
4.	El Comprador o el Formador de Contratos, debe verificar que la lista de Entregables ha sido recibida por el Proveedor o Contratista que ha sido invitado a cotizar, y que las ofertas o cotizaciones recibidas contengan la revisión y la validación hecha por el Proveedor (es decir, la aceptación del Proveedor, de los documentos que se compromete a entregar con los bienes y servicios a suministrar).
5.	En la Evaluación Técnica de las cotizaciones, el Usuario debe identificar qué documentos de la relación de Entregables: (a) No aplican (en la opinión del Proveedor). (b) No son reconocidos por el Proveedor (lo que nos refleja su expertise). (c)  Deben ser revisados y/o actualizados por la Organización.
6.	Aprobada y emitida la Orden o Contrato, el Activador (Expediter) o el Administrador de Contratos usan este documento para (entre otros): (a) Identificar causas de retrasos, trabas o entrampamientos. (b) Coordinar los hitos de inicios, (c) Verificar la ejecución de avances y la culminación de etapas, (d) Aprobar Estados de Pago y las facturas por avances (e) Sustentar no conformidades, observaciones y reclamos. (f) Cerrar la Orden o Contrato.
7.	Este documento establece qué pruebas y ensayos serán verificados por los Supervisores de la Calidad del Proveedor, para validar los avances, autorizar los despachos y aprobar el dossier de calidad.
8.	El supervisor de Tráfico y Logística utiliza este documento para verificar si las características especiales de la adquisición requieren de algún tipo de atención especial (como permisos y licencias), y para validar los embalajes, programar el transporte y seleccionar las características de los vehículos.
9.	El supervisor de Almacenes debe revisar este documento para identificar y prevenirse de condiciones especiales o particulares del bien, y disponer de las áreas y ambientes necesarios, así como verificar la documentación que debe recibir para aceptar los comprobantes de pago.

10.

Para los socios estratégicos de Procurement (los Proveedores y Contratistas) que leen este blog, entender y cotizar adecuadamente sobre los Entregables puede ser una experiencia desafortunada cundo la no se maneja bien el alcance y la finalidad de los entregables.  Y puede ser comercialmente desastroso si logran ser adjudicados con una Orden o Contrato y luego no pueden cobrar por falta de la documentación técnica comprometida. El pedido de Entregables está basado en el análisis de riesgos que la Organización ha identificado y en el cumplimiento de la norma ISO 9001:2025, apartado 8.4, que debe ser cumplido por la Organización (8.4.1, 8.4.2 y 8.4.3) y los Proveedores (8.4.3). Para participar exitosamente en convocatorias de bienes y servicios de Procurement (Adquisiciones Industriales, lo que no ocurre en las adquisiciones de Retail o productos de consumo masivo), los Proveedores deberían: a. Conocer de las pruebas y ensayos estandarizados que aplican a los bienes y servicios que proveen (lo que implica, según aplique, la entrega de certificados, constancias, reportes de producción, MSDS, planos, diagramas, manuales, etc.). b. Participar activamente en las consultas aclaratorias de la etapa de Cotización (el Proveedor pregunta y la Organización aclara). c. Participar activamente en las consultas aclaratorias de la etapa de Evaluación de Ofertas (la Organización pregunta y el Proveedor aclara). d. Si es adjudicado con la Orden o Contrato, dedicarle los recursos necesarios para cumplir con la totalidad de los Entregables pactados. Responder adecuadamente sobre los Entregables de los productos y servicios que cotizan es una muestra de la experiencia del Proveedor.  Dicho de otra forma, hay varias maneras de intentar cuantificar la experiencia de un Proveedor (volumen de montos o cantidades entregadas o ejecutadas, años de participación en el mercado, etc.), pero responder adecuadamente sobre los Entrgables es una referencia intangible de su know-how y del valor añadido que podrían entregar.

4. Referencias

Para usarlas como referencias, algunas plantillas “editadas” están en los siguientes enlaces:

DDR 1 

DDR 2 

QC 1 

QC 2 

VDR 1 

VDR 3 

VDR 4 

VDS 1 

ET DDR 1 

Invito a comentar o compartir opiniones a los amigos y colegas de Procura, como Tito León y Nicolás De la Cruz de DRP, Julio Vilca de Milpo, Ruth Camavilca, Nazia Gutiérrez y Héctor Lopez de Bechtel, Eduardo Arenas, Jorge Endo, Alfonso Uriarte y Alberto Timoteo de Fluor, Alberto Velarde de Cerro Verde, Julio Cisneros y Luis Osorio de Chinalco, Eduardo Velásquez de Wood, Miguel Aguirre de Vale, Jorge Oyague de Lumina Copper, Raphael Ruiz de CESEL Ingenieros, Manuel Zelada de Grupo Romero, Crisman Chirinos de Enersur GDF, Javier Bohórquez de Santo Domingo, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Roy Arroyo, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Antonio Traverso y Marta Vergaray de CCM2 Lima, Milton García de M3 Ingeniería, Gustavo Cornejo de TASA, Frank Moritz de FLSmidth, Xenia Rodríguez, Enrique Sáenz, Cristian Raraz, Fernando Linares, Alfonso Pasapera y Victor Alvarado de ESAN; así como a los amigos y colegas de Ingeniería y de Calidad del Proveedor, Ricardo Quiroz, Miguel Salazar de PMRT, Rubén Paucar de Commet, Carlos Llacza, Fernando Ramos de DISEJ, Edwin Cristobal de Técnicas Reunidas, Ignacio Calderón de Antamina, Charles Salazar de MaSolTech, Juan C. Cedano, Abel Ramos G. y Javier Rufasto.

¡¡¡Un saludo a todos!!!

Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui

CIP N° 51116