Procura 067 Procurement & Supply Chain Management

Procura 067

Procurement & Supply Chain Management

1. Introducción

En este blog usualmente trato temas de Procurement (Adquisiciones Industriales, mal traducido como Procura) porque es el modelo de gestionar las adquisiciones empresariales, dentro del enfoque de procesos de ISO 9001 y del Project Management Institute (PMI), según la Guía del PMBOK (ver Procura 001). Bajo estas referencias de gestión, es con lo que he desarrollado mi trabajo de los últimos años en el área de Adquisiciones, Suministros y Logística, tanto en minería, proyectos como en construcción. 

Pero cuando reviso información de cursos, diplomados o maestrías en Perú, la información disponible se refiere sólo a Supply Chain Management (SCM) y no a Procurement.

No siendo exactamente lo mismo (ver Procura 022, donde APICS e ISM hablan de SCM, pero CIPS habla de Procurement), el mercado académico peruano se ha orientado solo a cursos de SCM en varias versiones (como Lean SCM, SCM y Operaciones, o SCM Estratégico). 

Para resaltar el tema, hay artículos que indican que Procurement es parte de SCM y hay otros que establecen que son enfoques distintos, aunque compartan muchas funciones y procesos.

No pretendo destacar la gran diferencia ni cual es más completo que el otro, pero como en este blog lo que se pretende es compartir experiencias, conceptos y criterios de los que participan, comentan y opinan, aprovecho esta diferencia de opiniones para recomendarles dos artículos del blog del Dr. Muddassir Ahmed, que cambio de nombre (de Muddassirisism) a SCMDojo  y que (entre otros) me parecieron interesantes para opinar sobre SCM y Procurement (el artículo original completo lo pueden revisar en los enlaces de cada título).

Figura: Diagrama esquemático de Supply Chain

Fuente: Elaboración propia.

2. Supply Chain según SCM Dojo

¿Qué es Supply Chain Management? Una definición técnica y académica.   En el artículo, el Dr. Muddassir Ahmed desarrolla varias definiciones académicas, como la de Bowersox et al (2007): SCM es como un canal imaginario sobre una estructura de unidades internas y externas, minoristas y mayoristas, a través de la cual una mercancía, producto o servicio es comercializado.  Y la de Svensson (2002) dice: SCM es una filosofía empresarial que integra actividades, actores y recursos, entre los diferentes orígenes y los canales de consumo. (p. 734). También desarrolla otras ideas (Mentzer, 2001; Lambert, 1998, Stern, 1969, McCammon, 1965, Harland, 1997, etc.) para terminar con una definición actualizada según los cambios técnicos del mercado y la evolución de los negocios, teniendo en cuenta el enfoque de los socios de la cadena y las expectativas de los clientes. 3. Procurement según SCM Dojo

9 increíbles cursos de Procura en línea que valen la pena  En este otro artículo, el Dr. M. Ahmed describe los cursos ofrecidos por Udemy y Coursera: a. Procurement Management b. Engineering Project Management  c. Negotiating and Contracting in Procurement and Supply  d. Manage Project Procurement  e. Learn Consigment Procurement Process in SAP MM  f. Strategic Cost Management for Procurement & Supply Chain  Para describir los cursos, el artículo detalla las características, funciones y procesos de Procurement, y las habilidades y conocimientos que debería poseer quienes ejecutan sus funciones y procesos. De manera resumida, Procurement abarca una amplia gama de actividades que incluyen la validación de necesidades, la determinación de especificaciones y estándares, el análisis de valor, la investigación de mercados de proveedores, las negociaciones, los análisis de gastos, las actividades directas de compras (como la emisión de órdenes de compra o acuerdos, la gestión de la facturación y el pago), el seguimiento de las órdenes, la supervisión de la calidad del Proveedor, la administración de contratos, y la gestión de inventarios, sin dejar de lado cuestiones como la administración del riesgo o la sostenibilidad. Figura: Diagrama esquemático de Procurement. Fuente: Elaboración propia. 4. Observaciones y Comentarios

De ambos artículos, pueden establecerse las diferencias (para comenzar, los alcances de las funciones y procesos que realizan son distintos).

Para cualquier Organización, se debe establecer qué tipo de modelo de hacer las adquisiciones es lo que quiere (o requiere), y lo que debe primar al diseñar el área de adquisiciones y seleccionar al personal.

Funcionalmente, las similitudes y  diferencia más significativa de los procesos que realiza Supply Chain, con respecto a Procurement, son los siguientes:

A. Alcance de las funciones compartidas.

La mayoría de estas funciones son las que corresponden a la tradicional  Logística de Entrada (Inbound Logistics), cuyas principales funciones son:

a. Gestionar los bienes y servicios que la Organización requiere adquirir; ver Procura 007 (Gestión de Materiales),que incluye pronosticar la demanda del Cliente Interno (el Usuario),

b. Gestionar las compras y contratos; ver Procura 006 (Contratos), Procura 037 (RFQs y RFPs) y Procura 054 (Formación de Contratos).

c. Gestionar el cumplimiento (seguimiento) de la Orden o Contrato; ver Procura 004 (Activación) y Procura 013 (Activación de Taller),

d.  Gestión del transporte de entrada (Logística de Entrada), del Proveedor a las instalaciones de la Organización; ver Procura 002 (Tráfico y Logística),

e.  Gestión del almacenamiento de materias primas y bienes recibidos (para las operaciones de la Organización); ver Procura 008 (Almacenamiento) y Procura 080 (Diseño de Almacenes). 

B. Alcance de las funciones diferentes.

SMC de desarrolla varias funciones adicionales, como (de manera resumida):

a. Realizar procesos operativos (que transforman y agregan valor al producto adquirido),

b. Almacenar los productos terminados (producidos) por la Organización,

c. Pronosticar la demanda del cliente de la Organización (el Cliente Externo), 

d. Gestionar la logística de salida de los productos terminados, hacia los clientes de la Organización, y

e. Gestionar de la logística inversa de los bienes devueltos.

f. Supervisar la Calidad del Proveedor, como requisito de ISO 9001; ver Procura 005. Esta función de Procurement corresponde a la Logística de entrada.

Administrativamente, es usual que la adquisición de bienes y servicios, tanto para Procurement como para Supply Chain, dependa del área de Tesorería y Finanzas, porque las adquisiciones de cualquier empresa están enmarcadas dentro de lo que se denomina como gestión de egresos. 

Y también es usual que la parte que administra los bienes y productos terminados, forman parte de la gestión de ingresos de la Organización, por lo que estas funciones dependen del área de ventas o comercialización.

Entonces, es válido preguntarnos: ¿Qué modelo de gestionar las adquisiciones debería seguir en mi Organización?

Y la respuesta es: Depende. 

Si la empresa se dedica a comercializar bienes de sonsumo masivo o de retail, donde el proceso que le da valor agregado a los bienes adquiridos es cambiar el envase, etiquetarlo y preparar el empaque (es decir, lo que adquiero es lo mismo que lo que vendo, previo acondicionamiento), el modelo a seguir es Supply Chain. Por ejemplo, adquiero cemento, fierro de construcción y agregados para vender cemento en bolsas, fierro de construcción y agregados (elo típico negocio de una ferretería industrial).

En el otro extremo, si lo que adquiero para la operación va a tener tal grado de integración y/o transformación, que el producto final resulta ser totalmente diferente a lo que se recibió de los proveedores (es decir, el proceso operativo que le agrega valor es tan intenso que requiere de un área especializada para hacerlo), el modelo de adquisición es Procurement. Por ejemplo, adquiero cemento, fierro de construcción y agregados para vender concreto, los departamentos de un edificio, construir una carretera, un puente o un puerto (el típico negocio de una empresa constructora o inmobiliaria).

Entre estos dos extremos, hay varias posibilidades. Pero pensando en el área de adquisiciones de algunos rubros de negocio importantes (y dependiendo del tamaño de la Organización):

¿Cuál debería ser el modelo de gestionar las adquisiciones de una Organización dedicada a:

a. Minería, petróleo o energía? 

b. Farmacéutica, alimentos procesados o bebidas? 

c. Metal Mecánica, electromecánica o construcción? 

d. Tienda por departamentos, comercializadora o distribuidora? 

e. Banca, financiera o seguros?

f.  Hotelería, restaurantes i turismo?

g. Educación, capacitación, consultoría? 

Aunque algunas respuestas podrían suponerse evidentes, algunas organizaciones atienden segmentos que los ha llevado a ampliar o reducir su requerimiento, porque subcontratan parte de la cadena de suministro o porque asumen una parte del servicio para ofrecer una ventaja competitiva a sus clientes.

5. Referencias

Collins, G. (2024). Top 10: Procurement Strategies. Procurement Magazine. https://procurementmag.com/procurement-strategy/top-10-procurement-strategies

Bowersox, D. J., Closs, D. J., y Cooper, M. B. (2007). Administración y logística en la cadena de suministros (2.ª ed.). McGraw-Hill Interamericana. 
https://gc.scalahed.com/recursos/files/r161r/w25775w/L1LT123_S1_01.pdf

Mentzer, J., De Witt, W., Keebler, J., Min, S., Nix, N., Smith, C., & Zacharia, Z. (2001). Defining supply chain management. Journal of Business Logistics, 22(1).
https://www.studocu.com/en-ie/document/trinity-college-dublin/introduction-to-organisation-and-management/mentzer-et-al2001-supply-chain-management/7489007

Procurement Port. (2022). The Procurement Management Process: Managing the Bottom Line. https://blog.procureport.com/procurement-management-process/

Project Management Institute. (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) y el estándar para la dirección de proyectos (7ª ed.). Independent Publisher Group.

Servera-Francés, D. (2010). Concepto y evolución de la función logística. INNOVAR. Revista de Ciencias Administrativas y Sociales, vol. 20, núm. 38, septiembre-diciembre,2010, pp. 217-234. Universidad Nacional de Colombia. Bogotá, Colombia.
https://www.redalyc.org/pdf/818/81819024018.pdf

Svensson, G. (2002). A conceptual framework of vulnerability in firms' inbound and outbound logistics flows. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 32(2), 110–134.
https://doi.org/10.1108/09600030210421723

Como siempre, invito a los amigos de Procura (y ahora a los de SCM) a revisar el blog del Dr. Muddassir Ahmed y, aunque tal vez no valga la pena (¿Realmente importa el nombre?), invito especialmente a que comenten sus ideas y opiniones sobre este tema a Eduardo Arenas, Victor Alvarado, Enrique Sáenz, Bárbara Flores, Miguel Aguirre y Miguel Ávalos.

¡Un saludo a todos!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui