Procura 037. RFQs y RFPs

Procura 037.   Solicitudes de Cotización (RFQ) y Solicitudes de Propuestas (RFP)

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En la gestión del proceso de adquisiciones, se debe tener claro que este no comienza en Procurement sino con el Usuario, al momento de reconocer y describir las necesidades, y que Procura lo continúa (identificando y seleccionando fuentes, hasta terminar con la supervisión del cierre, ver Johnson, Leenders y Flynn, 14ª edición).
Como parte de este proceso, las convocatorias son invitaciones que los Organismos emiten para dar a conocer al mercado sobre una necesidad de adquirir algo, llamándolas de diferentes maneras en función al alcance (bienes, servicios u obras), y/o a los valores estimados de la adquisición.
En este artículo les presento algunos conceptos generales y algunos links con formatos que pueden servir para que cada uno los acondicione a sus propias necesidades y circunstancias.

Convocatorias

Para organismos públicos o estatales, las convocatorias están definidas en la Ley 30225 – Ley de Contrataciones del Estado (Capítulo II – Actuaciones Preparatorias) y el proceso de convocatoria en su Reglamento, D.S. 350-2015-EF (Capítulo III – Documentos del Procedimiento de Selección), y todos los documentos relacionados están estandarizados y publicados en la página web de la OSCE y del SEACE.

Método	Bienes	Servicios	Obras
Licitación Pública	Si	No	Si
Concurso Público	No	Si	No
Adjudicación Simplificada	Si	Si	Si
Selección de consultores	No	Si	No
Comparación de Precios	Si	Si	No
Subasta Inversa	Si	Si	No
Contratación Directa	Si	Si	Si

Para organizaciones privadas, no hay ninguna regulación legal que estandarice el proceso. Dependiendo del tamaño de la empresa, el alcance de lo requerido (bienes, servicios u obras) y/o el valor de la adquisición, algunas Organizaciones pueden hacer la convocatoria con una simple llamada telefónica (que muchas veces incluye la negociación y la adjudicación en esa misma llamada) y otras requerirán de una invitación formal enviada vía courier con los adjuntos necesarios (con especificaciones técnicas, especificaciones comerciales, cronogramas, data sheets, planos, formatos de declaraciones juradas, etc.), por lo que debe tenerse presente que una convocatoria mal hecha puede originar una serie de problemas y perjuicios a la organización, que se reflejan en controversias y reclamos que pudieron evitarse.

El primer paso de una convocatoria es tener la certeza de lo que se va a adquirir (o el objetivo buscado por la Organización). En esta parte, Administración de Materiales (Materials Management) es la parte de Procura que debe garantizar que el bien, obra o servicio está bien definido o descrito (o que al menos, la información proporcionada permite a los Proveedores o Contratistas, establecer con suficiente precisión qué es lo que deben suministrar).

El segundo paso de la convocatoria es seleccionar a los Proveedores que serán invitados a participar. Esto significa que la Organización ha realizado el estudio de mercado que le permite reconocer que empresas pueden cumplir con sus necesidades en los plazos, precios, cantidades, calidades y términos requeridos.

El tercer paso de la convocatoria es comunicarla al mercado. Aquí es donde Compras (Purchasing) o Formación de Contratos (Contracts) debe decidir si envía una Solicitud de Cotización (llamada también Solicitud de Precios o Request for Quotation - RFQ), una Solicitud de Propuesta (Request for Proposal – RFP), una Solicitud de Ofertas (Request for Bid – RFD) o una Licitación (Request for Tender – RFT).

Revisando las principales referencias de procedimientos aceptados o reconocidos como patrones, ni el Manual de Adquisiciones de UNOPS, ni los Sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, etc.), así como tampoco PMI o FIDIC, establecen formatos para hacer convocatorias, pero dan pautas y recomendaciones que pueden incorporarse y adecuarse a cada tipo de Organización, según su tamaño y rubro.

Solicitud de Cotización (RFQ)

En su forma más básica, la RFQ es la convocatoria en la que la Organización le pide al mercado los precios o tarifas a los que están dispuestos a proveer un producto o servicio concreto.

Aplica a bienes y servicios a los que (generalmente) basta con el precio (porque las descripciones son claras y bien definidas) y los términos comerciales (la forma y los términos de pago, términos de entrega, etc.) para tomar la decisión de compra.

Para bienes y servicios más elaborados o complejos, la RFQ debe suministrar más información al mercado y debe adjuntar especificaciones técnicas y comerciales que aseguren que todos los Proveedores o Contratistas valoricen sobre el mismo alcance, nivel de calidad, plazos de entrega, hitos de pago, y lograr que los precios recibidos sean más exactos y comparables.

Algunos formatos y modelos que podemos acondicionar como plantillas para nuestras propias Organizaciones son los siguientes links:

1.    RFQ Formato Carta 1

2.    RFQ Formato Carta 2

3.    RFQ Anexo Nacional Resumida

4.    RFQ Anexo Terms &Conditions

5.    EC Invoicing Instruction

6.    EC Export Preparation

7.    EC PO Terms & Conditions

8.    EC Marking, Packing & Shipping1

9.    EC Marking, Packing & Shipping2

Solicitud de Propuesta (RFP)

Las RFP son convocatorias por servicios con alcances generales al momento de la invitación, pero que la propuesta de los Proveedores afina con alcances específicos, gracias a la ingeniería a desarrollar y la experiencia técnica a ser aportada por el Proveedor o Contratista.

Se usa mucho en los estudios de prefactibilidad, factibilidad, ingeniería, o cuando el servicio requerido necesita investigación y desarrollo para lograr lo requerido.

Las RFP también se usan para bienes que deben ser fabricados ad hoc con el objetivo definido por la Organización (como aumentar la producción de 100 a 150, reducir el costo unitario de 10 a 7, etc.).

Por el tipo de alcance, las RFP requieren que los Proveedores o Contratistas proporcionen más información corporativa (información histórica, financiera, de capacidad técnica, del staff técnico permanente y eventual, de trabajos y proyectos anteriores, de referencias, de certificaciones, de equipamiento, etc.).

Para las RFP, la información entregada o solicitada por la Organización debe tratar de cubrir la incertidumbre que le permita pasar de alcances generales requeridos a alcances específicos a ejecutar o suministrar. Esta información debe incluir (entre otros):

a.  Antecedentes de la Organización.

b.  Alcance de la convocatoria.

c.  Procedimientos para adjudicar el trabajo.

d.  Formatos y formularios para la presentación de la propuesta (de costos, de equipos, de mano de obra, del staff, de exclusiones, de excepciones, etc.).

e.  Criterios de evaluación y selección.

f.   Términos y condiciones de contratación.

g.  El contrato propuesto.

h.  Especificaciones técnicas (data sheets, planos y diagramas, estudios previos a tomar en cuenta, planes de calidad, planes de seguridad, planes de contingencia, etc.)

Un par de modelos que podemos usar y acondicionar a nuestros propios requerimientos son los siguientes links:

1.    RFQ Carta 1

2.    RFQ Carta 2

Solicitud de Oferta (RFB)

Las RFB (Request For Bid) son convocatorias por servicios u obras con alcances definidos (contiene especificaciones técnicas e ingeniería desarrollada, y presupuestos establecidos con bastante precisión), pero en las que la Organización deja abierta la posibilidad a que el Contratista proponga o incluya mejoras en la propuesta. La información a entregar a los Contratistas es la misma que para una RFP.

Observaciones y Comentarios

1.  Hay Organizaciones peruanas que todo lo que adquieren (bienes, servicios y obras) lo hacen mediante contratos, y sólo usan RFP (es decir, no discriminan entre RFQ, RFP, RFD o RFT).
Sus procedimientos y políticas están así diseñadas y sus procesos les funciona bien de esa manera, con lo que se ratifica las recomendaciones de las principales entidades que estandarizan procesos de Procura (ISO, PMI y FIDIC, que dan pautas, pero no establecen formatos).

2.  Para las RFQs, la rigurosidad de incluir todos o algunos de los formatos comentados depende de muchos factores, como el tipo de bien o servicio a adquirir, el volumen o tamaño de la compra, el valor total estimado, el nivel de los riesgos identificados, las certificaciones o entregables requeridos, los proveedores (locales o internacionales, grande o pequeño, etc.) y si la Organización tiene sistema integrado de gestión (entre otros).
Como fuese, sea una compra cotizada mediante una llamada telefónica o a través de la máxima rigurosidad, todo el personal de Procura debe conocer cuáles son los documentos disponibles para realizar la gestión de aprovisionamiento y asegurar el proceso para cada caso.

3.  El formato RFQ Carta 1 es el modelo de una Solicitud de Cotización Referencial, emitida por el Usuario como una Requisición Sólo por Cotización.
Estas RFQ referenciales se emiten no para comprar, si no para investigar el mercado de acuerdo a los siguientes criterios:

a. Identificar proveedores vigentes y disponibles.

b. Identificar tecnologías desarrolladas y aplicables.

c. Establecer requerimientos técnicos mínimos de la próxima convocatoria en firme para compra.

d. Identificar alternativas y opciones aplicables.

e. Identificar procedimientos QA/QC y pruebas aplicables.

f.  Identificar entregables (de acuerdo a la definición PMI del término entregables).

g. Verificar clientes atendidos con equipos o características similares.

h. Verificar costos directos (y se espera que el grado de discrepancia o incertidumbre de la cotización referencial, no sea de más del 10% del valor que coticen en el pedido en firme para compra).

i.  Reconocer gastos y costos indirectos.

j.  Identificar plazos de entrega o de fabricación (el grado de exactitud esperado con esta propuesta, no sea de menos del 5% del plazo que oferten cuando se haga el pedido en firme para compra).

k. Establecer y aprobar el presupuesto de equipos, partidas y actividades.

l.  Identificar servicios, condiciones y tarifas (de instalación y montaje, de comisionamiento, de arranque, de capacitación, etc.)

m. Identificar representantes o distribuidores oficiales en Perú y el alcance de los servicios que brindan.

      La alternativa a las RFQ Referenciales son las Solicitudes de Información (Request For Information - RFI), pero de igual manera deben ir acompañadas de todos los adjuntos técnicos y comerciales de una RFQ.

Referencias

Invito a comentar o compartir opiniones a los amigos y colegas de Procura, como Eduardo Arenas y Alberto Timoteo (Fluor), Miguel Aguirre (Vale), Alfonso Pasapera y Gustavo Cornejo (MMG), Julio Cisneros y Roy Arroyo (Chinalco), Percy Cristobal (El Brocal), Javier Bohorquez (Santo Domingo), Ulises Proaño (PwC), Michel Acuña (T&T), Roberto Quispe (SNC Lavalin), Jorge Sandoval V. y Tito León (DRP), Jorge Oyague y Xenia Rodríguez (Lumina), Milton García (M3), Fabrizzio Gonzales (Los Portales), y Fernando Linares, Eduardo Velásquez, así como a Victor Alvarado (ESAN).

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui