Procura 036 Competencias para Profesionales de Administración de Materiales

Procura 036.   Competencias para Profesionales de Administración de Materiales (Materials Management)

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Antecedentes

Nuevamente un tema del blog del Dr. Muddassir Ahmed me hace cambiar un artículo programado. Este me llamó la atención porque está dentro de la línea de los artículos que a mí me interesa difundir o comentar (para este caso, se trata de las competencias y capacidades que debe desarrollar el personal de Procura).

En este artículo en particular, él nos invita a participar en una encuesta muy simple, en la cual lista una relación de capacidades y aptitudes, y nos pide que (según nuestra opinión y/o experiencia) marquemos cuales son las que deberían ser cubiertas por el personal de Administración de Materiales (Materials Management, o Control de Inventarios, Control de Materiales, Análisis de Materiales, etc.).

A continuación, les presento la traducción resumida de parte del artículo y la traducción completa de la encuesta. El Dr. M. Ahmed indica que compartirá los resultados con todos aquellos que se registren en la encuesta.

El Artículo de Muddassirism

Para ver el documento original, marcar el siguiente link: Dr. Muddassir Ahmed, pero la traducción abreviada es:

11 Componentes Vitales para Dominar las Competencias Técnicas de Administración de Materiales

He tenido la oportunidad de patrocinar un trabajo de investigación de Nurul Amira (co-autora de este artículo) para una Maestría de la Universidad de Lancaster, para la cual se han identificado 11 competencias para los profesionales de Cadena de Suministros.

El propósito de esta investigación es construir una herramienta de auditoría de competencias de Administración de Materiales, que pueda estar disponible para los profesionales de Cadena de Suministros para auto-evaluarse, para hacerla a sus colegas o a sus empleados directos, a fin de que las habilidades relevantes sean identificadas y para que luego ayude a en la formación requerida mediante asignación de cursos, certificaciones y formación on-line (tales como Udemy, Coursera, APICS, IoSCM o libros recomendados). Ver Procura022 - Certificaciones Internacionales para Procura.

Gestión de Materiales y el Rol de un Administrador de Materiales

El papel de un Administrador de Materiales en la industria manufacturera es asegurar la adquisición hecha en términos de manejo de materiales en escasez y abundancia, la disponibilidad de los materiales requeridos y de los plazos de entrega de materiales necesarios, así como que los transportes de los productos finales sean bien administrados (Leendors, 1980).

El Administrador de Materiales también es requerido para identificar las decisiones estratégicas en términos de procura con variedades de precios además de la elaboración de procedimientos que puedan ser seguidos de acuerdo con la política de la organización (Leendors, 1980). Además, el papel de un Administrador de Materiales también se asocia con la identificación de materiales necesarios, la gestión de Proveedores y la procura de los materiales necesarios, así como la introducción de materiales de origen y la evaluación del uso de los materiales como un valor añadido de la Organización.

En base de los requisitos y competencias esperadas para un Administrador de Materiales, se espera que satisfagan:

1.       Sourcing Estratégico y Compras (Strategic Sourcing and Purchasing)

2.       Administración de Inventarios (Inventory Management)

3.       Planificación de Requerimiento de Materiales (Material Requirements Planing)

4.       Planificación de la Capacidad (Capacity Planning)

5.       Planificación de Procesos (Process Planning)

6.       Gestión de la Demanda y Predicción (Demand Management and Forecasting)

7.       Ventas y Planificación de Operaciones (Sales and Operations Planning)

8.       Gestión de Riesgos (Risk Management)

9.       Continuidad de la Cadena de Suministros (Supply Chain Continuity)

10.    Administración de la Distribución Física (Physical Distribution Management)

11.    Resiliencia de la Cadena de Suministros (Supply Chain Resilience)

Observaciones y Comentarios

Antes de presentarles la traducción resumida de la encuesta, les alcanzo algunos comentarios y observaciones a tener presente.

1.      Para esta traducción, las denominaciones se han considerado como funciones de Procura y no como títulos de cargos de Procura (por ejemplo, Materials Manager se ha traducido como Administrador de Materiales y no como Gerente de Materiales).

2.      Siendo una encuesta de UK o internacional, las referencias que hacen a Logística no son al Departamento de Abastecimientos, Adquisiciones o Suministros. Cuando la encuesta usa la palabra Logística se refiere a la parte de Abastecimientos o Procura (Procurement) que se encarga de la operación de trasladar un bien de un lugar a otro (y de todo lo que esto implica, como embalajes, vehículos apropiados, permisos y licencias, trámites, etc.), conocida como Tráfico y Logística (T&L).

3.      Varias de las actividades o capacidades listadas en la encuesta exceden muchas veces a las funciones que habitualmente corresponden a Administración de Materiales. Si bien los alcances de las funciones varían de una empresa a otra por su tamaño, especialización o rubro, también varían por el tipo de organización del área de Procura, por lo que sería excesivo que el Administrador de Materiales deba tener capacidades de Comprador, Activador, T&L, Almacenero, Supervisor de Calidad, Ventas, Producción y/o Marketing.

4.      Aunque la encuesta está dirigida a Administración de Materiales, me pareció interesante poder ver cuáles son las expectativas que existen acerca de las capacidades y recursos que se deben tener y, como parte de Procura, que las demás áreas deben estar al tanto para estar en sintonía con sus necesidades y requerimientos profesionales. Desde mi primer artículo en este blog (Procura 001 – Si Pides Mal No Esperes que Llegue Bien), resalté que el proceso de adquisición requiere de una serie de habilidades, conocimientos y aptitudes de los profesionales de Procura, y esta encuesta de alguna manera ratifica ese comentario.

5.      El artículo y la encuesta están dirigidos a la Administración de Materiales de la industria manufacturera, por lo que debe entenderse por qué discrepa con la Administración de Materiales de Proyectos. Uno de los grandes retos del Administrador de Materiales es verificar los pedidos de los Usuarios (para nuevos pedidos, ellos saben que quieren, pero muchas veces no saben cómo especificarlos y pedirlos formalmente). Es decir, en una industria manufacturera los inventarios o Listas de Materiales registrados, son establecidos en función al rubro de la Organización y los cambios son pocos y no muy frecuentes (lo que no significa que esto sea más sencillo o simple); en cambio para los proyectos, casi todo lo que se va a adquirir es no habitual para la Organización, por lo que la función del Administrador de Materiales se modifica sustancialmente, porque el inventario de las adquisiciones es planificado para cada etapa del proyecto en base a las coordinaciones establecidas para el avance del proyecto y en constante control con los administradores y ejecutores de la Obra. El conocimiento de especificaciones y normas internacionales de materiales y productos se vuelve importante.

La Encuesta de Lancaster University

Para ver el documento original, marcar el siguiente link: Encuesta. La traducción abreviada de la encuesta es la siguiente:

Materials Management Technical Competencies The Materials Management Technical Competencies are ideal core requirements to assess technical knowledge, skills, and abilities needed by for a Materials Management or Supply Chain Professionals in the manufacturing industry. The competencies have been simplified in this Google Form document to ease data collection. Please include email address to ensure there is no duplication of data. Please answer experience questions to help in the analysis of data which will be included in a Master's thesis from Lancaster University, UK. Thank you for your time and response. The heading is the competency category and the check boxes are for you to assess the skills that your materials manager already possess. Competencias Técnicas de Administración de Materiales Las Competencias Técnicas de Administración de Materiales son los requisitos fundamentales ideales para evaluar los conocimientos técnicos, las habilidades y habilidades necesarias para un Administrador de Materiales o Profesionales de la Cadena de Suministro en la industria manufacturera. Las competencias se han simplificado en este documento de Google Form para facilitar la recopilación de datos. Por favor, incluya una dirección de correo electrónico para asegurar que no haya duplicación de datos. Por favor, responda preguntas de experiencia para ayudar en el análisis de los datos que se incluirán en una tesis de maestría de la Universidad de Lancaster, Reino Unido. Gracias por su tiempo y respuesta. El encabezado es la categoría de competencias y las casillas de verificación son para que usted pueda evaluar las habilidades que su Administrador de Materiales ya posee. * Obligatorio
Dirección de Correo electrónico *
Strategic Sourcing and Purchasing * Strategic sourcing and purchasing is the calculated decision-making process in choosing the right materials of the right quantity, at the right time for the right time, this includes procurement decisions which involves the selection of vendors, and materials. Sourcing Estratégico y Compras * Es el proceso de toma de decisiones calculado en la elección de los materiales adecuados de la cantidad adecuada, en el momento adecuado para el momento adecuado, esto incluye las decisiones de adquisición que implica la selección de proveedores y materiales.
□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □	Procure materials within the given budget (Procura de materiales con el presupuesto dado) Generate long term investments (Generar inversiones de largo plazo) Procure materials which generates savings (Adquirir materiales que generen ahorros) Able to create a central purchasing system (Capaz de crear un sistema central de compras) Recognise how value chains are established (Reconocer como se establece la cadena de valor) How to build and apply a cost model (Cómo construir y aplicar un modelo de costos) Able to carry out statistical processes to verify and validate model (Capaz de realizar procesos estadísticos para verificar y validar modelos) Able to perform risk analysis on cost models (Capaz de realizar análisis de riesgos en modelos de costos) Able to pick and manage vendors in line with company's sustainability efforts (Capaz de seleccionar y gestionar proveedores en línea con los esfuerzos de sostenibilidad de la compañía) Able to negotiate pricing and contract with vendors (Capaz de negociar precios y contratar con proveedores) Able to manage vendor contracts and negotiate long-term investment plans (Capaz de gestionar contratos de proveedores y negociar planes de inversión a largo plazo)
Inventory Management * Inventory management is the organization of stock control in the manufacturing to distribution/warehouses and alternately, from the warehouses to the location of sales. Administración de Inventarios Es la organización del control de stocks desde la fabricación hasta la distribución o almacenamiento y alternativamente, desde los almacenes hasta la ubicación de las ventas.
□ □ □ □ □ □ □	Able to classify items according to the ABC system (Capaz de clasificar artículos según el sistema ABC) Able to dictate quantity of inventory buffer/safety stock required (Capaz de disponer la cantidad de inventario de amortiguación o stock de seguridad necesario) Able to manage inventory based on material flow (Capaz de gestionar el inventario basado en el flujo de materiales) Able to determine replenishment time for materials (Capaz de determinar tiempos de reposición de los materiales) Able to make management decision related to planning and scheduling (Capaz de tomar decisiones de gestión relacionadas con la planificación y programación) Able to process faulty and damaged products (Capaz de procesar productos defectuosos y dañados) Able to consolidate demand with inventory (Capaz de consolidar la demanda con inventario)
Risk Management * Risk management is the strategic management of processes in the manufacturing line through control of static and dynamic materials to ensure that an organisation is able to maintain profitability rather than conduct activities that would increase cost of production and inventory holding. Gestión de Riesgos Es la gestión estratégica de los procesos en la línea de fabricación mediante el control de materiales estáticos y dinámicos para garantizar que una organización es capaz de mantener la rentabilidad en lugar de llevar a cabo actividades que aumentarían el costo de producción y la tenencia de inventario.
□ □ □ □ □ □ □ □ □	Able to identify different areas of risk in the internal production (Capaz de identificar diferentes áreas de riesgo en la producción interna) Able to identify areas of risk related to warehousing (Capaz de identificar áreas de riesgo relacionadas con el almacenamiento) Able to identify areas of risks related to transporting (Capaz de identificar áreas de riesgo relacionadas con el transporte) Able to identify external risks associated with supply and demand (Capaz de identificar los riesgos externos asociados con la oferta y la demanda) Able to identify risks associated with natural disasters | (Capaz de identificar los riesgos asociados con desastres naturales) Able to assess shop floor safety (Capaz de evaluar la seguridad de la planta) Able to assess product safety (Capaz de evaluar la seguridad del producto) Able to identify management risks (Capaz de identificar los riesgos de gestión) Able to build risk management tool (Capaz de construir herramientas de gestión de riesgos)
Supply Chain Continuity * Supply chain continuity is the elimination of risks that would otherwise cause unpredictable breakage in the production line which would affect the company performance. Continuidad de la Cadena de Suministros Es la eliminación de riesgos que de otro modo producirían roturas impredecibles en la línea de producción que afectarían el desempeño de la compañía.
□ □ □ □ □ □ □	Able to handle uncertainty in supply chain (Capaz de manejar la incertidumbre en la cadena de suministro) Able to support business when there is a delay in supply (Capaz de apoyar el negocio cuando hay un retraso en el suministro) Able to draw up contingency plan in the case of an emergency (Capaz de elaborar un plan de contingencia en caso de emergencia) Able to meet demand unpredictability (Capaz de satisfacer la imprevisibilidad de la demanda) Able to assess shop floor worker usage (Capaz de evaluar los usos y costumbres de los trabajadores en el taller) Able to develop and apply Business Continuity Management (BCM) model (Capaz de desarrollar y aplicar el modelo Gestión de la Continuidad del Negocio) Able to apply optimisation techniques to the supply chain (Capaz de aplicar técnicas de optimización a la cadena de suministro)
Materials Requirement Planning (MRP) * Materials Requirement Planning is the scheduling, planning and inventory control process which dictates the manufacturing processes in terms of materials required and product output. Planificación de Requerimiento de Materiales Es el proceso de programación, planificación y control de inventario que dictan los procesos de fabricación en términos de materiales requeridos y salida de productos.
□ □ □ □ □ □	Able to develop a flexible bills of materials (BOM) (Capaz de desarrollar una lista de materiales flexibles) Able to model a Master Production Schedule (MPS) (Capaz de modelar un Programa Maestro de Producción) Able to carry out linear programming on bills of materials to allow flexibility in Master Production Schedule (MPS) (Capaz de llevar a cabo la programación lineal en las listas de materiales para permitir la flexibilidad en el Programa Maestro de Producción) Able to compute probabilities to determine changes and safety stock levels (Capaz de calcular las probabilidades para determinar los cambios y los niveles de stock de seguridad) Able to address uncertainty in the decision making process related to demand, data capacity, and information cost (Capaz de abordar la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones relacionadas con la demanda, capacidad de datos y costo de información) Understands Enterprise Resource Planning (ERP) and Supply Chain Management (SCM) technologies (Entiende las tecnologías ERP y de Gestión de la Cadena de Suministro)
Capacity Planning * Capacity planning is the determination of the amount of products required by the organization to meet the demands of its customers. The design capacity in turn is the amount of product demand that the organization is capable in meeting. Planificación de la Capacidad Es la determinación de la cantidad de productos requeridos por la organización para satisfacer las demandas de sus clientes. La capacidad de diseño a su vez es la cantidad de demanda de producto que la organización es capaz de cumplir.
□ □ □ □ □ □	Able to manage capacity cost (Capaz de gestionar el coste de la capacidad) Able to develop a model using statistical tools to address production planning problems (Capaz de desarrollar un modelo utilizando herramientas estadísticas para abordar problemas de planificación de producción) Able to address uncertainty using a stochastic modelling approach (Capaz de abordar la incertidumbre utilizando un enfoque de modelado estocástico) Able to identify constraints in capacity plan (Capaz de identificar restricciones en el plan de capacidad) Able to perform Rough Cut Capacity Planning to identify people/process/equipment requirement (Capaz de realizar la Planificación Preliminar de Recursos para identificar las necesidades de personas, procesos y equipos) Able to apply determine time for orders to be placed (Capaz de aplicar tiempos determinados para la colocación de órdenes)
Process Planning * Process planning is the usage of technology to assist in the manufacturing of products and in the arrangements in meeting the demands set by the organization. Planificación de Procesos Es el uso de tecnología para ayudar en la fabricación de productos y en los arreglos para satisfacer las demandas establecidas por la organización.
□ □ □ □ □ □ □	Able to produce cost-effective products (Capaz de producir productos rentables) Able to meet agreed deadline (Capaz de cumplir con plazos acordados) Able to maximise value-added activities (Capaz de maximizar actividades de valor agregado) Able to utilise statistical process planning methods (Capaz de utilizar métodos estadísticos de planificación de procesos) Able to produce products with low quantities of faulty or damaged products (Capaz de producir productos con bajas cantidades de productos defectuosos o dañados) Able to produce products that meet the customer's specification (Capaz de producir productos que cumplan con las especificaciones del cliente) Able to market products to target consumers (Capaz de comercializar productos para los consumidores objetivo)
Demand Management and Forecasting * Demand management is the method used to forecast the demand that the organization would potentially be looking at meeting. Forecasting are methods adopted to predict the actual demand that an organization would be expecting during a manufacturing cycle period. Gestión de la Demanda y Predicción Gestión de la Demanda es el método usado para estimar la demanda que la organización potencialmente estaría buscando cumplir. Predicción son métodos adoptados para pronosticar la demanda real que una organización esperaría durante un período de ciclo de fabricación.
□ □ □ □ □	Able to carry out forecasting to estimate market demands (Capaz de realizar pronósticos para estimar las demandas del mercado) Able to meet market demand (Capaz de satisfacer la demanda del mercado) Able to determine Economic Order Quantity (EOQ) (Capaz de determinar la Cantidad Económica de la Orden) Able to meet customer satisfaction demand (Capaz de encontrar la demanda de satisfacción del cliente) Able to create an optimal control system to manage demand (Capaz de crear un sistema de control óptimo para gestionar la demanda)
Sales and Operations Planning (S&OP) * Sales and Operations Planning is the synchronization of the entire manufacturing processes to enable effective supply chain management. Ventas y Planificación de Operaciones Es la sincronización de todos los procesos de fabricación para permitir una gestión eficaz de la cadena de suministro.
□ □ □ □ □	Able to utilize statistics to measure operational performance (Capaz de utilizar estadísticas para medir el desempeño operacional) Able to integrate marketing for old and new products (Capaz de integrar la comercialización de productos antiguos y nuevos) Able to consolidate integration with customers, suppliers and internally (Capaz de consolidar la integración con clientes, proveedores e internamente) Able to carry out S&OP process by involving all key stakeholders in the business (Capaz de llevar a cabo el proceso de S&OP al involucrar a todos los actores claves en el negocio) Able to integrate technology into sales operation processes (Capaz de integrar la tecnología en los procesos de operación de ventas)
Physical Distribution Management * Physical Distribution Management is the streamlining of all processes after the manufacturing of end processes, which includes transportation, packaging, customer service and inventory control. Administración de la Distribución Física Es la coordinación de todos los procesos logísticos después de los procesos finales de fabricación, que incluye el transporte, embalaje, servicio al cliente y control de inventario.
□ □ □ □ □ □ □	Able to integrate Just-In-Time approach in all aspects of transport and delivery services (Capaz de integrar el enfoque Just-In-Time en todos los aspectos de los servicios de transporte y entrega) Able to minimize costs associated with logistics (Capaz de minimizar los costos asociados con la logística) Able to build model to manage in-house delivery and transport (Capaz de construir un modelo para administrar la entrega y el transporte internos) Able to devise effective method for storage of goods (Capaz de diseñar un método eficaz para el almacenamiento de bienes) Able to meet customer delivery needs (Capaz de satisfacer las necesidades de entrega del cliente) Able to minimize environmental effects through logistic coordination (Capaz de minimizar los efectos ambientales a través de la coordinación logística) Able to respond to change in policy or technology (Capaz de responder al cambio en la política o la tecnología)
Supply Chain Resilience * Supply chain resilience is the ability of the supply chain to cope with major shock and its capability to maintain output and customer service. Resiliencia de la Cadena de Suministros Es la capacidad de la cadena de suministro para enfrentar grandes choques y su capacidad para mantener la producción y el servicio al cliente.
□ □ □ □ □ □	Able to identify best method to ensure output is maintained (Capaz de identificar el mejor método para asegurar que la producción se mantiene) Able to ensure visibility of upstream and downstream suppliers (Capaz de asegurar la visibilidad sobre los proveedores ascendentes y descendentes) Able to identify risks and log major risks into a risk database (Capaz de identificar los riesgos y registrarlos en una base de datos de riesgo) Able to manage supplier network to ensure absence of over-dependence (Capaz de gestionar la red de proveedores para asegurar que no haya sobre-dependencia) Able to utilize technological advancement in the sharing of information with consumers and suppliers (Capaz de utilizar el avance tecnológico en el intercambio de información con los consumidores y proveedores) Able to incorporate innovativeness when addressing issues in supply chain (Capaz de incorporar la capacidad de innovación al abordar los problemas de la cadena de suministro)
How relevant and helpful are identifying these competencies to you in your job?* ¿Qué tan relevante y útil es identificar estas competencias para usted en su trabajo?
What were your key take away from the competencies outlined? * ¿Qué asuntos claves se lleva de las competencias descritas?      Your Answer / Su Respuesta _______________________________________
Do the competencies outlined for a materials management professionals in the tool accurately reflect the expected requirements of material managers in the manufacturing industry? * ¿Las competencias trazadas para los profesionales de Administración de Materiales en esta herramienta reflejan con precisión los requisitos esperados de los Administradores de Materiales en la industria manufacturera?      Si                 No
How satisfied are you with the content of the competencies when helping you with identifying relevant skills required for materials management professionals? * ¿Qué tan satisfecho está usted con el contenido de estas competencias al ayudarle a identificar las habilidades necesarias para los profesionales de Administración de Materiales?
Are there any fields that are not outlined in the list of competencies that should be included? Is so, please state. * ¿Existen campos que no están descritos en la lista de competencias que deberían incluirse? Si es así, por favor indique.      Your Answer / Su Respuesta _______________________________________
Which competencies did you find most relevant? * ¿Qué competencias consideró más relevantes?
Does the tool assist you in identifying the core competencies required for materials management professional and subsequently, does this help in identifying training and development needs? * ¿La herramienta le ayuda a identificar las competencias básicas necesarias para la gestión de materiales profesionales y, posteriormente, ayuda a identificar las necesidades de capacitación y desarrollo?      Si                 No
How satisfied were you with the session content? * ¿Qué tan satisfecho estuvo con el contenido de la sesión?
Do you feel that the tool provides a good self-assessment for yourself as a materials management professional? * ¿Cree usted que la herramienta proporciona una buena autoevaluación para usted como profesional de Administración de Materiales?      Si                 No
Any additional comments regarding the sessions or overall agenda? ¿Algún comentario adicional sobre esta sesión o la agenda general?      Your Answer / Su Respuesta _______________________________________
Any suggestions to the overall agenda? ¿Alguna sugerencia para la agenda general?      Your Answer / Su Respuesta  _______________________________________

Referencias

Espero que se animen a participar de la encuesta del Dr. Muddassir Ahmed y a visitar su blog.

De los amigos de Administración de Materiales, ojalá que se animen a opinar Héctor López, Nazia Gutiérrez y Juan Suarez (Bechtel), Carlitos Poves, José Luis Santos y el tímido (¿o temido?) Antonio Rodríguez (DRP), y Víctor Alvarado (ESAN), así como los demás amigos y colegas de Procurement, Procura o Logística, que normalmente tienen que coordinar, gestionar y manejar problemas con las demás áreas de Procura, los Usuarios, los Proveedores y los Clientes de la Organización.

Un saludo a todos!!!

Juan Valdivia Jáuregui