Procura 024 Evaluación de Cotizaciones

Evaluación de Cotizaciones y Propuestas

Procura 024

De las muchas evaluaciones que son realizas por Procura (de Proveedores, de inventarios, de mercados, de riesgos, etc.), la evaluación de propuestas y cotizaciones es la evaluación típica del área de Compras, y los modos y maneras existentes para hacerlas varían en función al tipo de adquisición (compra o contrato), al valor del objeto a adquirir (bajo, medio o alto), a las regulaciones aplicables (para empresas privadas o estatales), a los usos y costumbres del adquiriente (según sean MyPE, PyME, mediana o gran empresa); al origen del bien o servicio (nacional o importado) y a la poca o mucha precisión que se requiera.

Una buena evaluación de ofertas depende sobremanera de la convocatoria (que comprende la selección de Proveedores, establecer los plazos y tiempos suficientes para que coticen, dar y solicitar la información suficiente, y agotar las comunicaciones necesarias para consultas y aclaraciones), pero la realidad no siempre es así.

Muchas veces las emergencias, los imprevistos y las presiones por respuestas rápidas, inducen y provocan que las evaluaciones de ofertas pierdan seriedad y se conviertan en sustentos forzados, con muchas firmas, que sólo tratan de justificar una compra mal procesada.

Antecedentes

A menos que se trate de commodities o materiales estandarizados (es decir, productos cuyas características están muy bien y claramente establecidas por una norma o especificación), todas las evaluaciones de Cotizaciones y Ofertas se componen de:
 1. La Evaluación Comercial
     realizada por Procura (Compras), y
 2. La Evaluación Técnica
     realizada por Producción, Ingeniería, Mantenimiento o
     el Usuario, de acuerdo a las especificaciones técnicas
     que se recibió con la Requisición y se envió a los
     Proveedores con la Solicitud de Cotización (ver
     Procura 032).

La consolidación o el promedio de ambas evaluaciones (la Evaluación Técnico-Comercial) es la que define al ganador de una convocatoria.

 

Para llegar a esta, las evaluaciones son condicionadas con pesos, ponderaciones, coeficientes y/o factores que hacen resaltar tal o cual característica de la adquisición, y se aplican dentro de cada una de las evaluaciones.

Entre ellas, una de las tantas ponderaciones que se hacen entre la Evaluación Comercial y la Evaluación Técnica es la siguiente:

Bienes o Servicios	Ponderación Técnica	Ponderación Comercial
Poco Especializados / Materiales Bulk Alta diferencia de precios.	20 % - 30 %	70 % - 80 %
Poco Especializados / Materiales Bulk Baja diferencia de precios.	0 %	100 %
Características técnicas Comunes/Habituales Precios similares o de poca diferencia	50 %	50 %
Muy Especializados / Fabricación a Pedido Baja diferencia de precios.	70 % - 80 %	20 % - 30 %

  

Evaluaciones Comerciales

La Evaluación Comercial realizada por Procura es la cuantificación de los términos de venta del Proveedor versus los términos de compra de la Organización, cuyo alcance puede reducirse a simplemente comparar precios (porque el bien o servicio a adquirir no amerita mayor análisis, como cuando se compra en una subasta inversa o en un portal de compra-venta de commodities) o algo tan complejo que requiera hasta la cuantificación de términos de pago, lugares de entrega, aceptación de garantías comerciales, aceptación de penalidades, aceptación de excepciones, plazos de entrega, etc.

Entendiendo que no es lo mismo evaluar la compra de 10 kilos de arroz en un supermercado o 10,000 TM de arroz en Filipinas, se debe entender que puede haber muchas plantillas de Evaluación Comercial con distintos alcances y términos de evaluación. Teniendo esto en cuenta, y asumiendo que se realizará una adquisición muy compleja o riesgosa, el formato general de Evaluación Comercial debería contener los siguientes términos y conceptos (los cuales se incluyen o se excluyen, dependiendo de la complejidad y/o los riesgos de la adquisición, y si se trata de adquirir bienes o servicios):

a.	Valores / Precios. Esta es la tabulación formal de los precios por cada ítem de la Solicitud de Cotización (RFQ o RFP), de las diferentes ofertas recibidas. Según la modalidad de adquisición, se registra precios unitarios, precios a suma alzada, precios mixtos, tarifas, etc. (ver Procura 034).  Usualmente la calificación se hace por Regla de Tres Inversa.
b.	Plazos de Entrega / Ejecución. Es el registro de la duración de los plazos o hitos principales, hasta la entrega del bien o culminación del servicio.
c.	Términos de Entrega. Aquí se registra si el lugar de entrega está de acuerdo a los términos y condiciones solicitados (usualmente según los Incoterms ICC 2010 o 2020) por la Organización. Se califica mejor las ofertas que se acercan más al lugar de entrega preferido por el Comprador.
d.	Forma de Pago. Se registra la forma de pago ofertada por cada Proveedor (Carta de Crédito, Transferencia Bancaria, Cheque de Gerencia, etc.). Si aplica, se califica mejor las ofertas que se acercan mejor a la forma de pago preferida por el Comprador.
e.	Términos de Pago Se registra el término de pago ofertada por cada Proveedor (pago adelantado, contra-entrega, Factura 30 Días, 60 Días o el plazo que fuese). Se califica mejor las ofertas que se acercan mejor a la forma de pago preferida por el Comprador (Ver Procura 043).
f.	Modalidad de Adquisición. Según aplique, se usan Órdenes de Compra (Abierta, Estándar, etc.) o Contratos (ya sea con precios en firme o con escaladores; a suma alzada, precios múltiples, precios unitarios u otro tipo). Se cuantifica de acuerdo a las expectativas financieras y comerciales del Comprador.
g.	Garantías Comerciales Se registra si el Proveedor acepta los términos y condiciones del Comprador, tales como la emisión de fianzas bancarias por ‘Seriedad de la Oferta’, ‘Fiel Cumplimiento’, etc. (ver Procura 041).  Si aplican, se cuantifican de acuerdo al alcance de las garantías. La garantía técnica es evaluada por el Usuario.
h.	Aceptación de Penalidades. Se registra la aceptación, el rechazo o las desviaciones de la aplicación de penalidades, multas, moras o cualquier tipo de recargo por algún incumplimiento. Este es un indicador de la experiencia del Proveedor y de la seriedad de la oferta con respecto a plazos (de entrega o ejecución), incumplimientos legales, etc. Ninguna Organización pretende ganar dinero ejecutando multas, moras o penalidades, pero el Proveedor debe saber que puede perder su utilidad si es poco serio con lo que ofrece (ver Procura 040).
i.	Excepciones y Exclusiones. Es el registro de la indicación o el aviso expreso del Proveedor, por el motivo que fuese (técnico, comercial, legal, tributario, etc.) que su propuesta no incluye o no cubre algún aspecto solicitado en el Alcance o de los términos y condiciones de la RFQ.
j.	Alternativas. Se registran en columnas adicionales, por cada alternativa sugerida por el proveedor. Las alternativas deben indicar por qué se presentan (obsolescencia o discontinuidad de la producción de un bien solicitado, opciones con mejor rendimiento operativo, menor costo total de propiedad, etc.).
k.	Items Suplementarios. Esto se usa cuando el Proveedor avisa o alerta al Comprador que, según su experiencia o su recomendación, el alcance solicitado no estará completo o será insuficiente si no se agregan items suplementarios no considerados por el Comprador en la Solicitud de Cotización (RFQ).
l.	Servicios Postventa. Se especificará términos y tarifas de servicios asociados (como capacitación, supervisión, commissioning, montaje, puesta en marcha o start-up, mantenimiento, calibración, inspección, etc.).
m.	Características Particulares y/o Excepcionales. Si las hubiera, este rubro se usa para establecer particularidades de la Oferta y si aseguran la integridad del alcance solicitado (mediante Entregables, Seguros aplicables, términos QA/QC, empaques y embalajes, herramientas especiales, etc.). Ver Procura 068 (Entregables), Procura 053 (Seguros) y Procura 005 (Supervisión de la Calidad del Proveedor).
n.	Experiencia Previa. Se refiere a establecer los antecedentes y referencias de ventas y/o servicios ejecutados (mediante conformidad de obras o entregas).
o.	Ecualización de Ofertas. Si aplica, este es un rubro que se usa cuando un término o condición a evaluar, no es presentado por el Proveedor. La Evaluación Comercial de Cotizaciones incluirá una Ecualización (llamada también Homogenización) para completar la comparación en igualdad de condiciones. Normalmente se toma el máximo valor cotizado por otro participante.

 

Observaciones y Comentarios

	La Solicitud de Cotización (RFQ o RFP) debe establecer con precisión cuáles son los rubros y términos que serán evaluados; lo más usual y común es que esto se comunique a todos los participantes en los adjuntos de la RFQ. (ver Procura 037).  ISO 9001 establece que todos los Proveedores deben ser informados del objeto de la adquisición, lo que va más allá de la relación de bienes o servicios del alcance. Es decir que, cuando se considere necesario, la invitación a cotizar debe precisar si para la evaluación se va a requerir (entre otros) de planes de trabajo, planes de seguridad, requerimientos de planos, MSDS de materiales peligrosos y/o data sheets, programas QA/QC, seguros aplicables, garantías, condiciones y términos de entrega, marcas y embalajes, inspecciones pre-embarque, compromiso de confidencialidad, documentos requeridos para la presentación de facturas y los pagos, penalidades e incentivos, etc.). Si esto va a ser calificado, expresamente debe ser avisado para que el Proveedor lo incluya en su Oferta (nuevamente, esto se establece en los adjuntos del pedido de cotización).
2.	Generalmente y cuando aplica, la Evaluación Comercial se hace sólo entre las propuestas que previamente han sido aprobadas por la Evaluación Técnica. En otros términos, si una propuesta no fue aprobada en la Evaluación Técnica, no se debe incluir en la Evaluación Comercial.
3.	No se debe dar por completada una evaluación si antes no se han aclarado todas las dudas y vaguedades de una propuesta (vía Solicitudes de Información o RFI, o cuestionarios de aclaración). Es muy importante evitar la homogenización de costos, por lo que desde la invitación a cotizar (RFQ o RFP) el Proveedor debe saber cómo se realizará y qué incluirá la evaluación.
4.	Es frecuente que quienes preparan la Evaluación Técnica orienten su mejor calificación por la Cotización con el más bajo precio. Esta es una de las razones por la cual es conveniente que sólo se les envíe la cotización sin precios, para luego hacer la evaluación comercialmente entre las Ofertas que han pasado la Evaluación Técnica (ver Procura 076).
5.	Para proyectos, una muy buena fuente para obtener información actualizada del mercado y de los avances técnicos es preparar Solicitudes de Cotización por Información (RFQI), cuyo objetivo no es comprar sino identificar Proveedores y tecnologías disponibles. Las RFQI le permiten a la Organización:  a. Establecer los presupuestos necesarios (para la      elaboración y aprobación de AFEs, CAPEX u      OPEX).  b. Evaluar y decidir a qué tecnología(s) orientarse.  c. Preparar las especificaciones técnicas de acuerdo      con la tecnología selecciona. Lamentablemente el mercado peruano es renuente a participar y responder a estos tipos de Solicitudes.
6.	Una Evaluación Comercial bien hecha le permite a Procura estar mejor preparado para negociar con los Proveedores, porque la comparación de las propuestas le ayuda a identificar, entre otros: (1) discrepancias exageradas en términos y precios (2) validar y rechazar/aceptar términos de entrega (3) ajustar tiempos y plazos razonables (4) establecer alcances y calidades mínimos a exigir (5) validar entregables, opciones de pago, etc.
7.	Muchos ERP tienen módulos de Procura que permiten registrar los precios y los términos de las cotizaciones recibidas, muy útil para commodities y materiales estandarizados, pero no proporcionan el espacio suficiente para cargar toda la información necesaria de pedidos complejos o fabricaciones especiales. MS Excel continúa siendo la herramienta principal de los Compradores y Formadores de Contratos que deben evaluar cotizaciones y ofertas.
8.	El Manual de Adquisiciones UNOPS (2019) es un documento bastante completo, que en el Capítulo 8 - Evaluación de las Presentaciones de Ofertas, desarrolla los conceptos básicos y necesarios a tener en cuenta en el proceso de evaluación, estableciendo una Segregación de Tareas y describiendo las pautas a tener en cuenta para (entre otros):   a. La apertura de sobres  b. Los criterios de evaluación  c. La metodología de evaluación  d. La evaluación comercial  e. La evaluación técnica  f. El tratamiento de desviaciones  g. Las aclaraciones con los Proveedores  h. El manejo de errores  i. El manejo de quejas y reclamos. Es un documento muy detallado, tanto que da pautas para identificar posibles fraudes en las ofertas.
9.	Para los Proveedores. La analogía con la que mejor me he hecho entender sobre la Evaluación de Propuestas es la del juego de bloques de formas geométricas que les damos a los niños pequeños para enseñarles a reconocer las formas y a asociar en qué agujero encaja cada bloque. Con la RFQ o RFP, la Organización le dice al Proveedor con qué tablero de agujeros cuenta (este tablero es el Pliego de Bases, los Términos de Referencia o el Expediente Técnico), para lo cual el Proveedor debe enviar los bloques que deben encajar en el tablero (es decir la Cotización, para la cual un bloque geométrico será el lugar de entrega, otro bloque será el plazo de entrega, otro será los términos de pago, etc.). Finalmente, en las evaluaciones, lo que el Comprador hace es colocar cada bloque recibido en el agujero que le corresponda del tablero, y será mejor calificado el Proveedor que logre hacer encajar la mayor cantidad de bloques. De ahí la importancia de que las Cotizaciones no se limiten a valorizar una lista de bienes y servicios, sino a establecer los términos y condiciones comerciales y técnicas de sus propuestas.

 

 

Referencias

Los siguientes son modelos básicos a tener en cuenta al invitar a cotizar y al realizar la evaluación comercial. Cada Organización los debe acondicionar de acuerdo a su propio interés o alcances.

1. Criterios de Evaluación. 
2. Evaluación Comercial MS Excel. 
3. Solicitud de Cotización Nacional Resumida 1. 
4. Solicitud de Cotización Importación Ingles 1. 
5. Términos y Condiciones de la Orden de Compra. 

Para terminar, invito a los amigos y colegas de Procurement a comentar o contar alguna anécdota o experiencia sobre alguna evaluación complicada o singular, como Michel Acuy de Barrick; Martín Carhuattocto P., Marisa Paz, Dina Valentín L., Cesar Grandes G., Mercedes Tello V., Patrick Tweddle, Percy Osorio M., Dustin Chahuilco G., Cristian Burmester M., Augusto Yim, Marta Vergaray y Juan C. Calderón T. de Bechtel; Franco Espinoza H.  y Harold Carrión L. de Ausenco; Xenia Rodriguez Q. de Anglo American; Elisa Caballero de Minsur; Diana Monteza y Eduardo Arenas de Fluor; Nazia Gutiérrez G. de M.A. Retamas; Julio Cisneros, Johnny Chang L., Luis Osorio y Luis Segundo de Chinalco; Percy Cristobal A. de Buenaventura; Julio Vilca D. de Milpo; Eduardo Velásquez de Wood; Miguel Aguirre de Nexa; Jorge Oyague G. de Lumina; Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina; Alberto Velarde de Cerro Verde; Milton García C. de M3 Ingeniería; Fabrizzio Gonzalez de OHLA; Ulises Proaño de SNC Lavalin; Víctor Huaraz (FAMESA); Robert Quiroz y Johana Pacheco de Newmont; Gian Carlo Mondragón de Cumbra; Alfonso Pasapera de Minera Corona; así como a Ruth Camavilca V., Alberto Timoteo R., Victor Alvarado, Roberto Quispe F., Juan Pablo De la Cruz, Alfonso Uriarte, Hernán Dulanto O. y Enrique Sáenz. 

¡Saludos a Todos!
Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui
CIP N° 051116

Encuesta “Adquisiciones y la Calidad”. Por favor participar en el siguiente enlace:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd7SPWiK_ZcCCvFqR78DMTQ48LvGP63KIN1uhbbGzJyA1wm5g/viewform?usp=sf_link
Apreciaré mucho que comparta este enlace con sus colegas.