Procura 007 Gestion de Materiales

Procura 007 Gestión de Materiales

1. Introducción

Para la adquisición de materiales y servicios industriales es común y frecuente que la persona que los necesita (para procesar una producción o un servicio), sepa qué requiere, en qué condiciones y cuándo y dónde debe poder disponer de ellos. 

El tema es que esto no siempre es así, sobre todo cuando la adquisición ocurre por la acción (o reacción) imprevista o inesperada de los Usuarios (los Clientes Internos de Procurement) y no como resultado de un proceso organizado y estandarizado que le permita a la Empresa manejar las adquisiciones de manera eficiente y rentable.

 

Para intentar hacer las adquisiciones de manera eficiente, las empresas definen procedimientos que permitan organizar el flujo de trabajo de los propios Clientes Internos y de Procurement, estableciendo las "Entradas" que activan una adquisición, lo que puede incluir la verificación y validación de aprobaciones administrativas (como la de presupuestos, planes de ventas o producción, órdenes de trabajo o de servicio, de stocks, etc.) y técnicas (descripciones y alcances, especificaciones de productos y servicios, planos y diagramas, etc.).

 

Bajo este entorno, para hacer las adquisiciones industriales de manera estandarizada, la sección o función de Procura que se encarga de coordinar y atender directamente con los Clientes Internos es Gestión de Materiales (también llamada Control de Materiales, Administración de Materiales, Control de Inventarios, Abastecimiento, etc.).

 

 

2. ISO 9001 y Gestión de Materiales

 Para las empresas que tienen algún sistema de Gestión (o para aquellas que sin tenerlo, se desempeñan en ambientes de gestión de calidad), es ISO 9001:2015 la que establece de manera explícita la función de Gestión de Materiales en la cláusula 8.4.3 Información para los Proveedores Externos, y que (entre otras regulaciones de la norma) establece la diferenciación con respecto a los demás subprocesos y disciplinas de Procura (comprar, contratar, activar, verificar la calidad del Proveedor, transportar y almacenar).

 La principal idea de esta área es mantener costos y gastos aceptables, estableciendo (con el Usuario) riesgos y márgenes de operación, lo que resulta en determinar qué pedir (manejo de descripciones, especificaciones técnicas, tolerancias, referencias y respaldos que garanticen lo que la empresa requiere para sus operaciones y procesos), cuánto pedir (planear y/o pronosticar cantidades, controlar stocks mínimos y máximos, reponer stocks), además de cuándo pedir (lo que implica planificar fechas y plazos, tiempos de reposición, control de niveles de inventarios físicos, etc.).

 

El proceso de Gestión de Materiales en Procurement.

Fuente: Elaboración propia.

La experiencia ha asignado otras funciones a esta área de Procura, pero basados en la norma ISO, estas son las principales funciones y actividades de Administración de Materiales.

 

Representación esquemática del proceso de
 Gestión de Materiales.

Fuente: Elaboración propia.

 

3. ¿Qué pedir?

 

En la mayoría de las Empresas industriales con sistemas o softwares corporativos de gestión (ERP o algún programa informático), un material, producto o servicio no existe si formalmente éste no ha sido registrado en el sistema o medio de control. 

En el área de adquisiciones es Gestión de Materiales quien realiza tal registro, que resulta ser como el documento de identidad del bien o servicio a ser adquirido, y que le permite a la empresa proceder para comprar, transportar, recibir, almacenar, pagar, procesar, vender, etc., y que aparece cuando Gestión de Materiales recibe la Requisición (de bienes, servicios u obras) del Usuario (el Cliente interno).

 El registro de los bienes y servicios se hace de manera coordinada con los Usuarios pero, aun así, no nos debe parecer extraño que en algunas ocasiones el propio Usuario tampoco sepa con precisión qué pedir (esto puede ocurrir cuando la Empresa quiere cambiar tecnología o procesos, probar nuevos materiales de fabricación, ampliar las líneas para nuevos productos, etc.). Ver abajo el Comentario 4.

 Para el caso de materias primas (raw materials) y commodities, la mejor herramienta del Administrador de Materiales está en el conocimiento y uso de las especificaciones internacionales ASTM, API, AWS, ASME, IEEE, ANSI, AWWA, ISO, DIN, etc., y de todas las especificaciones propias (de la Organización) que se preparan ad hoc para cada pedido o material.

 Para pedidos no regulares (de equipos, sistemas y servicios), las especificaciones internacionales siempre deben ser parte (si aplican) de un expediente técnico, que además es recomendable que contenga especificaciones técnicas de respaldo (memorias descriptivas, planos y diagramas, condiciones de sitio, restricciones, condiciones de inspección y de calidad, etc.). El expediente técnico no se registra en el sistema, pero se deja constancia de la relación de documentos que sustentaron la descripción registrada.

 Sobre qué pedir, las fuentes para materiales de uso frecuente o de reposición programada son los programas de compras de la empresa. El Plan de Adquisiciones o Plan de Compras lo prepara el área de Gestión de Materiales, en base a las coordinaciones que hace con el resto de la Organización, como Ventas o Comercial (que envía el Plan Anual de Ventas), Producción u Operaciones (que presenta el Plan de Anual de Producción) y/o Mantenimiento (que programa el Plan Anual de Mantenimiento, de Paradas de Planta), e Ingeniería o Proyectos (que organiza el Plan Anual de Proyectos o Inversiones), y que se modifican durante el año  de acuerdo al Control de Cambios que la empresa establezca.

 

Para Proyectos, el PMBOK resume la planificación de las adquisiciones en el siguiente esquema, que establece Entradas, Herramientas y Salidas (muy parecido al Esquema Gráfico de los procesos establecido por ISO 9001):

  

 

4. ¿Cuánto y Cuándo Pedir?

 

Otra función de Gestión de Materiales es establecer las cantidades a pedir y los momentos para hacerlos.

 

Según el rubro de la empresa, esto depende del tipo de los materiales  industriales que utiliza y de la manera de consumirlos, para lo cual hay varias técnicas de clasificación de materiales (categorización ABC, por uso, por origen, por restricciones, etc.) y del modelo a usar para establecer el tipo de demanda (que puede ser estable, con tendencia, estacional, por ciclo de vida, por plan de construcción, dependiente e independiente, min-max, etc.).

 

Adicionalmente, el impacto económico de cuánto y cuándo pedir también depende de los costos directos e indirectos que se generarán, y se hace necesario determinar o aproximar los costos financieros del stock (capital de trabajo inmovilizado, impuestos, seguros, etc.) y del almacenamiento (por áreas de almacenamiento, por el potencial deterioro, merma, borra, robo y obsolescencia).

 

La Organización debe tener en cuenta los costos y el uso de la estadística (determinando la dispersión, la varianza, la desviación, la frecuencia, etc.), para determinar la Disponibilidad, los Stocks (de seguridad, de anticipación, de tránsito, etc.) el período de reabastecimiento (Lead Time), y de acuerdo a los modelos de gestión, se determinará el Lote Económico, y las cantidades según los sistemas de reaprovisionamiento (según el tipo de negocio o rubro, varía el uso de Min-Max, Two Bin, Revisión Visual, y Revisión Periódica).

 

El cómo pedir ya depende de otra área (Compras y Contratos).

Teniendo presente que Gestión de Materiales no es algo tan simple como ser la mesa de partes entre el Usuario y Procura, o sólo una tramitadora de requisiciones; realmente debe estar compuesto por personal preparado y calificado para que cumpla de manera efectiva la función establecida en ISO 9001.

 

5. Observaciones y Comentarios

 

1.	ISO 9001 establece el requerimiento que da origen al área de Gestión de Materiales, pero para muchas pequeñas Empresas no necesariamente es un área independiente. En muchas Empresas con inventarios relativamente pequeños, la función de Gestión de Materiales es realizada de manera simultánea con el área de Almacenes (es decir, la gestión administrativa del inventario es desarrollada en conjunto con la gestión física de los materiales).
2.	Para adquisiciones industriales, saber qué pedir es una de las funciones que exige que el Administrador de Materiales conozca (al menos superficialmente) de especificaciones de materiales y commodities, de características de máquinas, equipos y sistemas, y de referencias para procesos de ejecución de servicios y obras. Como tal cosa no es posible para todas las requisiciones o pedidos, el qué pedir también es una responsabilidad que recae en el Usuario que solicita un bien o servicio (es decir, de las áreas de Producción, Operaciones, Ingeniería, Construcción, Mantenimiento, IT, Seguridad, Ventas, etc., también son responsables de la claridad del pedido; ver Procura 054), lo que les obliga a preparar y adjuntar con la Requisición un Expediente Técnico (ver Procura 032) con todos los documentos y la información necesaria para proceder con el proceso de adquisición y que el Provedor reconozca con claridad que se desea adquirir. El análisis de gastos de esta función se centra en evitar pérdidas y sobrecostos por requerimientos mal descritos o el uso de descripciones diferentes para un mismo producto o servicio.
3.	Saber cuánto y cuándo pedir es la función que demanda que el Administrador de Materiales esté calificado en métodos y procedimientos estadísticos y financieros que le permitan clasificar y categorizar materiales para optimizar el gasto. Dependiendo del tamaño del inventario de cada Empresa, es habitual que los Administradores estén actualizados en herramientas (como Excel, Power BI o cualquiera de los softwares especializados en control de inventarios) y ERP (como Oracle y SAP, entre otros), para formular modelos matemáticos que describan el comportamiento del consumo de la Empresa, de acuerdo a los Planes Anuales de los Usuarios (como los de Producción, de Operaciones, de Mantenimiento, etc.). El análisis de gastos de esta función se centra en mantener los stocks mínimos necesarios (o suficientes), sin afectar la continuidad de la operación y/o los servicios, basados en las técnicas de planificación y/o las estrategias de reposición.
4.	Gestión de Materiales es el área que (en coordinación con los Usuarios), organiza las Solicitudes de Cotización Referenciales (llamadas "RFQ Solo por Cotización"), que son usadas por la Empresa para identificar bienes y servicios que a veces el propio Usuario no conoce con precisión. La intención de enviar una RFQ Sólo por Cotización a los Proveedores es obtener información de: •  Nuevos productos y sus características, •  Nuevas tecnologías y sus aplicaciones, •  Nuevos Proveedores, •  Los precios referenciales (+/- 20%), •  Los usos y costumbres del rubro o del mercado, •  Las modalidades de contratación habituales, •  Las pruebas y ensayos habituales que aplican, •  Los entregables más usuales, •  Los plazos de entrega referenciales •  Las restricciones y prohibiciones aplicables. En atención a los Proveedores que leen este blog, debo mencionar que muchos no responden (o cotizan mal) cuando se les envían estas RFQ Sólo por Cotización porque consideran que es una pérdida de tiempo y esfuerzo dedicarle Horas-Hombre a un pedido que realmente no va a ser adquirido (en ese momento) o porque consideran que la información que envíen podría ser mal utilizada. A menos que realmente no tengan nada que aportar al pedido (tal vez porque no seleccionaron adecuadamente a las empresas del Estudio de Mercado), los Proveedores deben ver las RFQ Sólo por Cotización como una oportunidad para (entre otras): ▪ Presentarse como una opción experimentada, válida y    confiable para la convocatoria efectiva, ▪ Demostrar que tienen participación técnica y comercial    activa en el rubro al que han sido invitados a participar. ▪ Mostrar que cuentan con opciones de solución y que    pueden cubrir las expectativas de la consulta. ▪ Confirmar que podrán presentar ofertas competitivas    cuando el pedido decida hacerse en firme para compra. ▪ Presentar al Comprador a los contactos de la empresa y    profundizar sobre el motivo de la consulta y ofrecer su    colaboración técnica en el desarrollo de los planes de la    Empresa. ▪ Presentar o proponer alternativas técnicas.
5.	Es difícil demostrar que un Usuario está abusando de su condición de responsable técnico de los pedidos que envía a Procurement, pero el Administrador de Materiales debe estar atento a los Usuarios que frecuentemente tienen emergencias en las que sólo el Proveedor que él sugiere tiene lo que se requiere para evitar un problema muy grave y la adquisición debe hacerse de manera inmediata, para evitar una inminente parada de planta, el inmediato corte de un servicio básico para las operaciones o la inevitable interrupción o falla de la calidad de un producto o de la ejecución de un servicio. Una vez, puede ser. Más de una en un año amerita ponerle mayor atención a los pedidos que haga esa persona.

 

 

6. Referencias

Hay mucha bibliografía sobre técnicas de administración de materiales e internet tiene mucha información sobre este tema (sobre todo en los repositorios universitarios). Cual fuese la fuente que prefieran, entre los libros de respaldo para cubrir las funciones de Gestión de Materiales les recomiendo:

1.	Espejo G., Marco; Lima, 2017 Gestión de Inventarios. Métodos Cuantitativos Fondo Editorial de la Universidad San Ignacio de Loyola
2.	Carreño S., Adolfo; Lima, 2018 Cadena de Suministro y Logística Fondo Editorial PUCP
3.	Calderón P., Anahís; Lima, 2014 Mejora en la Gestión de Inventarios para el Almacén de Insumos en una Empresa de Consumo Masivo. Tesis de Grado, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

 

Por su experiencia y conocimientos sobre este tema, invito a comentar a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Hudbay (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Michel Acuy, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Pluspetrol (Javier Rojas I.), Minsur (Julio Vilca D.), Barrick Gold (Dean V. Valdivia G.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz R., Aldo Zegarra L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), Atlas Copco (Richard Barrios C.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores), Barrick (Dean Valdivia G.), así como a Carlos Bustamante S., Bruno D. Castillo, Juan C. Núñez A., Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.

 

¡Saludos a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui
CIP N° 51116