10 de noviembre de 2016

Procura 007 Gestion de Materiales

Procura 007 

Es común y frecuente que un material o producto tenga varios nombres o descripciones, y que éstos varíen dependiendo de las regiones o lugares de procedencia (ver Nota 1), de los usos y aplicaciones (ver Nota 2), de las clasificaciones o calidades existentes, y de las características particulares del mismo (pensemos en los tipos y variedades de aceros, insumos químicos, plásticos, bombas, compresoras, fajas, etc.).




 

La gestión de esta diversidad de descripciones, clasificaciones y calidades de los bienes que adquiere la Empresa, empieza a complicarse si además le agregamos:
(a) Las unidades de medida que se usan para la adquisición y
      el consumo (que pueden ser diferentes),
(b) Los tipos de envases, contenedores o embalajes de
     comercialización (por ejemplo, la mayoría de productos
     químicos líquidos se adquieren en kilogramos o litros,
     pero se almacenan y consumen en cilindros, bidones,
     botellas o frascos),
(c) El pronóstico de los consumos (de acuerdo a los planes
     de ventas, producción y mantenimiento). 

Esta breve introducción es para alertar que una de las funciones de Procurement es establecer qué pedir (es decir, que las descripciones estén claramente precisadas), cuánto pedir (las cantidades deben estar de acuerdo a los planes reales de la Organización) y cuándo pedir (de acuerdo a las proyecciones y programaciones que se establezcan). Esta función de Procura es conocida como Gestión de Materiales (llamada también Administración de Inventarios, Control de Inventarios, Administración de Materiales o Materials Management, entre otros).



ISO 9001 y Gestión de Materiales

Para las empresas que tienen sistemas de gestión (o para aquellas que sin tenerlo, se desempeñan en ambientes de gestión de calidad), es ISO 9001:2015 la que establece de manera explícita la función de Gestión de Materiales en la cláusula “8.4.3 Información para los Proveedores Externos”, y que (entre otras regulaciones de la norma) establece la diferenciación con respecto a los demás subprocesos y disciplinas de procura (comprar, contratar, activar, transportar, verificar la calidad y almacenar).

 

La principal idea de esta área es mantener costos y gastos aceptables, estableciendo riesgos y márgenes de operación, lo que resulta en determinar qué pedir (manejo de descripciones, especificaciones, normas técnicas, referencias y respaldos que garanticen lo que la empresa requiere para sus operaciones y procesos), cuánto pedir (planear y/o pronosticar cantidades, controlar stocks mínimos y máximos, reponer stocks), además de cuándo pedir (lo que implica planificación, fechas y plazos, tiempos de reposición, control de niveles de inventarios físicos, etc.).

La experiencia ha asignado otras funciones a esta área de Procura, pero basados en la norma ISO, estas son las principales funciones y actividades de Gestión de Materiales.


¿Qué pedir?

Para Gestión de Materiales hay dos enfoques sobre qué pedir:
  (1) Por la "descripción" de los bienes, y
  (2) Por el "alcance" de los servicios.

 

En la mayoría de las Empresas, un material, producto o servicio no existe formalmente si éste no está registrado en algún sistema o medio de control, y es Gestión de Materiales quien emite tal registro. Este registro es como la partida de nacimiento del bien o servicio, que le permite a la empresa proceder para comprar, transportar, recibir, almacenar, pagar, procesar, vender, etc., y que aparece cuando Gestión de Materiales recibe la Requisición (de bienes, servicios u obras) del Usuario (el Cliente interno).

Aun así, es posible que el propio Usuario tampoco sepa con precisión qué pedir (esto normalmente ocurre cuando la Empresa quiere crecer y decide tomar el camino de cambiar tecnología, repotenciar equipos, ampliar con líneas de producción de nuevos productos, etc.). Ver abajo el Comentario 4.

Para el caso de materias primas (raw materials) y commodities, la mejor herramienta del Administrador de Materiales está en el conocimiento y uso de las especificaciones internacionales ASTM, API, AWS, ASME, IEEE, ANSI, AWWA, BS, ISO, DIN, etc., y de todas las especificaciones propias (de la Organización) que se preparan ad hoc para pedidos de equipos, sistemas y servicios, y que siempre deben ser parte (si aplican) de un expediente técnico (conteniendo también memorias descriptivas, condiciones de sitio, restricciones, condiciones de inspección y de calidad, etc.).

 

El otro enfoque de qué pedir, se refiere al programa de compras de la empresa. Para las empresas privadas, el Plan de Adquisiciones o Plan de Compras lo prepara el área de Gestión de Materiales, en base a las coordinaciones que hace con el área de Marketing o Comercial (Plan de Ventas), con Operaciones (en base al Plan de Anual de Producción) y/o Mantenimiento (con el Plan de Mantenimiento, de Paradas de Planta, CapEx), o con Ingeniería o Proyectos (Plan de Proyectos), y que se modifica de acuerdo al Control de Cambios establecido.

 

Para Proyectos, el PMBOK resume la planificación de las adquisiciones en el siguiente diagrama (que establece ingresos, procesos y salidas):

 



  
¿Cuánto y Cuándo Pedir?

Otra función de Gestión de Materiales es establecer las cantidades a pedir y los momentos para realizarlos.

Según el rubro de la empresa, esto depende del tipo de los materiales que utiliza y de la manera de consumirlos, para lo cual hay varias técnicas de clasificación de materiales (categorización ABC, por uso, por origen, por restricciones, etc.) y del modelo a usar para establecer el tipo de demanda (estable, con tendencia, estacional, por ciclo de vida, por plan de construcción, dependiente e independiente, min-max, etc.).

Adicionalmente, el impacto económico de cuánto y cuándo pedir también depende de los costos directos e indirectos que se generarán, y se hace necesario determinar o aproximar los costos financieros del stock (capital de trabajo inmovilizado, impuestos, seguros, etc.) y del almacenamiento (por áreas de almacenamiento, por potenciales deterioros, mermas, borra, robos y obsolescencia).

 

La Organización debe tener en cuenta los costos y el uso de la estadística (determinando la dispersión, la varianza, la desviación, la frecuencia, etc.), para determinar la Disponibilidad, los Stocks (de seguridad, de anticipación, de tránsito, etc.) el período de reabastecimiento (Lead Time), y de acuerdo a los modelos de gestión, se determinará el Lote Económico, y las cantidades según los sistemas de reaprovisionamiento (según el tipo de negocio o rubro, varía el uso de Min-Max, Two Bin, Revisión Visual, y Revisión Periódica).

 

El cómo pedir ya depende de otra área (Compras y Contratos).

Teniendo presente que Gestión de Materiales no es algo tan simple como ser la mesa de partes entre el Usuario y Procura, o sólo una tramitadora de requisiciones; realmente debe estar compuesto por personal preparado y calificado para que cumpla de manera efectiva la función establecida en ISO 9001.


 

Observaciones y Comentarios

 

1.

ISO 9001 establece el requerimiento que da origen al área de Gestión de Materiales, pero para muchas pequeñas Empresas no necesariamente es un área independiente.
En muchas Empresas con inventarios relativamente pequeños, la función de Gestión de Materiales es realizada de manera simultánea con el área de Almacenes (es decir, la gestión administrativa del inventario es desarrollada en conjunto con la gestión física de los materiales).

2.

Saber qué pedir es una de las funciones que exige que el Administrador de Materiales conozca (al menos someramente) de especificaciones de materiales y commodities, de características de máquinas, equipos y sistemas, y de referencias para procesos de ejecución de servicios y obras.
Como tal cosa no es posible para todas las requisiciones o pedidos, el "qué pedir" también es una responsabilidad que recae en el Usuario que solicita un bien o servicio (es decir, de las áreas de Operaciones, Ingeniería, Construcción, Mantenimiento, IT, Seguridad, Administración, etc., que también son responsables de la claridad del pedido; ver
Procura 076), lo que les obliga a preparar y adjuntar con la Requisición un Expediente Técnico (ver Procura 032) con todos los documentos y la información necesaria para proceder con el proceso de adquisición.
El análisis de gastos de esta función se centra en evitar pérdidas y sobrecostos por requerimientos mal descritos o el uso de descripciones diferentes para un mismo producto o servicio.

3.

Saber Cuánto y Cuándo pedir es la función que demanda que el Administrador de Materiales esté calificado en métodos y procedimientos estadísticos y financieros que le permitan clasificar y categorizar materiales para optimizar el gasto.
Dependiendo del tamaño del inventario de cada Empresa, es habitual que los Administradores estén actualizados en herramientas (como Excel, Power BI o cualquiera de los softwares especializados en control de inventarios) y ERP (como Oracle y SAP), para formular modelos matemáticos que describan el comportamiento del consumo de la Empresa, de acuerdo a los Planes Anuales de los Usuarios (Plan de Producción, Plan de Operaciones, Plan de Mantenimiento, etc.).
El análisis de gastos de esta función se centra en mantener los stocks mínimos necesarios (o suficientes), sin afectar la continuidad de la operación y/o los servicios, basados en las técnicas de planificación y/o las estrategias de reposición.

4.

Gestión de Materiales es el área que (en coordinación con los Usuarios), organiza las Solicitudes de Cotización Referenciales (conocidas como RFQ Solo por Cotización), que son usadas por la Empresa para identificar (entre otros) bienes y servicios que a veces el propio Usuario no conoce con precisión.
La intención de enviar una solicitud Sólo por Cotización a los Proveedores, es para obtener información de:
•  Nuevos productos y sus características,
•  Nuevas tecnologías y sus aplicaciones,
•  Nuevos Proveedores,
•  Precios referenciales (+/- 20%),
•  Usos y costumbres del Mercado o del rubro,
•  Modalidades de contratación habituales,
•  Pruebas y ensayos habituales a los productos o servicios,
•  Entregables usuales a los productos o servicios cotizados,
•  Plazos de entrega referenciales
•  Restricciones y prohibiciones aplicables.
En atención a los Proveedores que leen este blog, debo mencionar que muchos no responden (o cotizan mal) cuando se les envían Solicitudes de Cotización “Sólo por Cotización” porque consideran que es una pérdida de tiempo y esfuerzo, dedicarle algunas Horas Hombre a un pedido que realmente no va a ser adquirido, o porque consideran que la información que envíen será mal utilizada.
A menos que realmente no tengan nada que aportar al pedido (tal vez porque el Comprador no seleccionó adecuadamente a las empresas del Estudio de Mercado), mi comentario es que los Proveedores deben ver las RFQ “Sólo por Cotización” como una oportunidad para (entre otras):
▪ Presentarse como una opción experimentada, válida y
  confiable para la convocatoria efectiva,
▪ Demostrar que tienen participación técnica y comercial
  activa, en el rubro o tema al que han sido invitados a cotizar
▪ Mostrar que cuentan con opciones para solucionar el
  problema o
 cubrir las expectativas del Comprador.
▪ Confirmar que podrán presentar ofertas competitivas para
  cuando el pedido decida hacerse en firme para compra.
▪ Presentarse con el Comprador para profundizar sobre el
  motivo de la consulta y ofrecer su colaboración técnica
  con el desarrollo de los planes de la Empresa.

 

 

Referencias

Entre los libros de respaldo para cubrir las funciones de Gestión de Materiales, les sugiero revisar:

1.

Espejo G., Marco; Lima, 2017
Gestión de Inventarios. Métodos Cuantitativos
Fondo Editorial de la Universidad San Ignacio de Loyola
 

2.

Carreño S., Adolfo; Lima, 2018
Cadena de Suministro y Logística
Fondo Editorial PUCP
   

3.

Calderón P., Anahís; Lima, 2014
Mejora en la Gestión de Inventarios para el Almacén de Insumos en una Empresa de Consumo Masivo
Tesis de Grado, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas 

 

 

Por su experiencia y conocimientos sobre este tema, invito a comentar a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Hudbay (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Michel Acuy, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Pluspetrol (Javier Rojas I.), Minsur (Julio Vilca D.), Barrick Gold (Dean V. Valdivia G.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz R., Aldo Zegarra L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), Atlas Copco (Richard Barrios C.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores), Barrick (Dean Valdivia G.), así como a Carlos Bustamante S., Bruno D. Castillo, Juan C. Núñez A., Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.

 

¡Saludos a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui
CIP N° 51116



Nota 1.
Un buen ejemplo es el poliestireno expandido, que se denomina tecnopor en el Perú, telgopor en Argentina, plumafón en Ecuador, unicel en México e icopor en Colombia.


Nota 2.
Una "BOCINA" en metal-mecánica es un cilindro metálico que se embute para proteger los agujeros en que son colocados, pero en los vehículos es un dispositivo que emite señales acústicas.

Nota 3.
En una ocasión, para optimizar un sistema colector de polvos que funcionaba con presión negativa (con cierto grado de “vacío”) para evitar que el polvo salga al ambiente, se decidió la instalación de una válvula especial de accionamiento automático que evitaría que el sistema se pare por problemas de energía u operativos. La válvula del pedido era una que se accionaba automáticamente cuando la presión se excedía de ciertos límites máximos y mínimos establecidos (es decir, se accionaba en sobrepresión o en vacío menor al requerido), de tal manera que se evitaría paradas y la consecuente contaminación. Cuando generaron la requisición (sole source, al proveedor del sistema) se hizo dos preguntas:
1.      ¿Quién seleccionó la válvula? (para pedirle el Data Sheet y la memoria de cálculo)
2.      ¿Cuándo el sistema colector de polvos trabaja en sobrepresión?
La respuesta fue inmediata y (afortunadamente) sincera: 1. La válvula fue seleccionada por el Proveedor del sistema colector de polvos, a pedido de los Operadores, y 2. Nunca; porque el sistema siempre opera al vacío.
La pregunta siguiente fue: ¿Y para que quieren una válvula que trabaja también con sobrepresión si nunca se va a dar esa condición? La repregunta hizo reaccionar al Usuario y se dio cuenta que era un exceso pedir tal válvula.

Con esto sólo quiero resaltar que en algunas ocasiones, ni el mismo Usuario sabe lo que pide (de ahí nuestro lema de trabajo “Si pides mal, no esperes que llegue bien”) y que siempre hay que ser cautos con las grandes soluciones de los Proveedores.

1 comentario:

  1. Buenos días señores, muy buen resumen para tratar y aplicar en las gerencias de procura,en empresas grandes, en proceso de la certificación ISO.9001:2015, la cual explica muy bien y declara la forma como llevar el control de la Gestión de los Materiales, ademas de codificar y manejar proveedores externos al realizar compras, contratar servicios, activar cualquier orden de trabajo, transportar mercancías certificando su control de la calidad, fecha de despacho y su forma de almacenar dependiendo del producto. excelente gracias por la información.

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