Procura 026 Análisis ABC – Reaprovisionamiento y Control de Inventarios

Procura 026 Análisis ABC

Reaprovisionamiento y Control de Inventarios

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Preámbulo

El método de categorización ABC se aplica a varias especialidades, pero sobre todo resalta en Ventas (o Gestión de Ingresos) y en Procura (como parte de Gestión de Egresos o Gastos), donde se usa para tomar decisiones sobre:

 (1) Gestión de Compra (Purchasing)

 (2) Pautas para Administración de Materiales (Material Management)

 (3) Priorizaciones de Activación (Expediting)

 (4) Coordinaciones de T&L y

 (5) Técnicas y precauciones de Almacenamiento (Warehousing)

Para este artículo, el Análisis ABC lo voy a centrar sobre Administración de Materiales y Almacenamiento, pero teniendo presente que este método de análisis no solo se limita a estas dos especialidades. 

Antecedentes

El Análisis ABC es una consecuencia o adaptación del Principio de Pareto (que enuncia la regla del 80 – 20), que nació como la evaluación empírica de una realidad de su época (en 1906, él identificó las proporciones entre los grupos que poseían la propiedad de la tierra y la riqueza de esos mismos grupos).

Desde la óptica de gestión, las cifras 80 – 20 son arbitrarias (pueden variar según el campo en el que se use), pero la aplicación se basa en la identificación y descripción de un fenómeno o característica, que permitirá reconocer y adaptar grados de impacto o influencia de la masa analizada (como ventas, marketing, mercados, compras, almacenamiento, tráfico, control de calidad, etc.) a fin de priorizar la atención y los esfuerzos que se le dedican a cada una.

En el Análisis ABC, la segmentación estratégica no se hace en dos partes (el original 80 y 20 de Pareto), si no en tres categorías (A, B y C) que representan el tamaño de la masa a analizar y su valor (o importancia) en la gestión (de materiales y recursos).

Los porcentajes aplicables para las categorías A, B y C no son pre-establecidos o fijos, si no que deben ser determinados (calculados) de acuerdo a la aplicación requerida (administración de materiales, compras, almacenamiento o T&L). Sólo a manera de visualizar los rangos de la segmentación ABC, una categorización podría resultar en:

1.	Categoría A. Es la parte del inventario total que representa a la pequeña cantidad de ítems del stock (10 – 20 % del inventario) pero que corresponden con los materiales de más alto valor (70 – 80 %) del inventario total.
2.	Categoría C. Es la parte del inventario que contiene a la mayor cantidad de productos del stock (40 – 60 % del inventario) pero que son los de más bajo valor (5 – 10 %) del inventario.
3.	Categoría B. Es la parte del inventario entre A y C, que identifica el rango de materiales con mediano valor (15 – 20 % del valor total) y mediana cantidad de materiales del stock (30 – 40 % del inventario).

 

De manera resumida:

Categoría	Valor1	Stock2
A	70 - 80 %	10 – 20 %
B	15 – 20 %	30 – 40 %
C	5 – 10 %	40 – 60 %

1 : Valor anual (del inventario, de producción, de la muestra, etc.)

2 : Stock (total de productos, artículos, inventario, etc.)

 

En Procura, este análisis está relacionado con:

a)

La cantidad de los artículos o productos consumidos que deben ser reaprovisionados, comprados, activados, transportados y almacenados. El inventario a analizar estaría representado por la demanda total (usualmente anual, pero puede ser mensual, trimestral, semestral, o en el plazo que mejor represente a la segmentación), el volumen total de materiales almacenados (por cada almacén), los plazos de entregas típicos, etc.; y

b)

La relación entre el valor anual de cada producto y el valor anual global del inventario (como el valor anual del inventario a reaprovisionar, valor anual de producción, valores anuales de los fletes, valor anual de ventas, etc.).

En general, la segmentación también podría hacerse con más de tres categorías, pero eso dependerá (entre otros) de la especialidad de la aplicación (compras, T&L, almacenamiento, control de calidad, etc.), del tamaño y grado de diversificación de la empresa (es una tienda de abarrotes o es un hipermercado), de la capacidad y los recursos para afrontar los impactos, y de la política y los procedimientos de la organización.

 

Administración de Materiales

Para el reabastecimiento o reposición de materiales, usualmente es el área de Administración de Materiales (ver Procura 007) quien decide qué modelo de cálculo usará en función de cada categoría establecida.

Visto así, el cálculo del Punto de Reposición, del Stock de Seguridad y del Lote de Compra (o de la Disponibilidad, de la Demanda, etc.) para la reposición de materiales no serán iguales para las Categoría A y C (debemos sobreentender que, para la Categoría B, los criterios y métodos serán el término medio entre los de A y C). 

 

Para los materiales de Categoría A el cálculo será muy fino y frecuente, y se intentará mantener stocks mínimos o muy bajos (si es que no cero, por el alto costo inmovilizado), pero el control requerirá que nunca falten (demanda estable con stock de seguridad) y/o que estrechamente coordinen con Compras para que seleccione Proveedores que garanticen la entrega Justo a Tiempo (Just In Time - JIT); y para los materiales de Categoría C el cálculo será menos exigente (como la reposición Min-Max), en las que el sistema de gestión avisa cuando reponer (sin mayor control o participación dedicada del personal).

 

Almacenamiento (Warehousing)

Para el área de Almacenes, la categorización ABC nos permite disponer mejor de los materiales, pudiendo establecer áreas de disposición y de operación mínimas (layout), el flujo y la circulación ordenada, la seguridad requerida y el equipamiento necesario. Ver Procura 080. 

En otros términos, la categorización nos permite decidir a qué materiales proporcionar mayor o menor supervisión, control y cuidado, y trazar la disposición más adecuada de las instalaciones y arreglar los recursos, facilidades y accesos de acuerdo a la categoría de cada material, así como establecer el nivel de atención (como la frecuencia de inventarios físicos, la seguridad y protección a establecer, el equipamiento mínimo necesario, etc.).

Una buena generalización de pautas y acciones, por especialidades de Procura y categoría de los materiales es el siguiente cuadro:

Cat	Administración de Materiales	Compras	Almacenes
A	a. Stock: Bajo. b. Lote de Compra: Con mayor precisión y frecuencia. c. Variaciones de mercado: Evaluar constantemente. d. Análisis de Riesgos: Alto nivel de control del Pedido.	a. Tipo de Compra: Garantizar el suministro JIT. b. Seguimiento: Alto control sobre las entregas. c. Calidad del Proveedor: Alto control sobre el programa QA/QC. d. T&L: asegurar embalajes apropiados o reforzados.	a. Layout: Tienen la prioridad y la organización de las áreas del almacén. b. Accesos: Rápidos y fáciles. c. Seguridad: Dedicados de salidas y entradas, de personal y materiales. d. Ambientes: Especiales y/o acondicionados ad hoc. e. Control del inventario: Alto, con verificaciones físicas de existencias.
B	a. Stock: Bajo/Mediano. b. Lotes de Compra: Establecer precisión y frecuencia, según históricos o planes de consumo. c. Variaciones de mercado: Evaluar eventualmente. d. Análisis de Riesgos: Mediano nivel de control del pedido.	a. Tipo de Compra: con programas anuales. b. Seguimiento: Controles spot sobre las entregas. c. Calidad del Proveedor: Controles Pre-Embarque. d. T&L: Si aplica, establecer embalajes domésticos.	a. Accesos: Medianamente rápidos y fáciles. b. Seguridad: Regulares o habituales del inventario. c. Ambientes: Regulares. d. Control de Inventario: En constante evaluación para recategorizarlos como A o C.
C	a. Stock: Alto. b. Lotes de Compra: Establecer demanda con stock mínimo asociado. c. Variaciones de mercado: Evaluar la posibilidad de adquirir alternativas. d. Análisis de Riesgos: Bajo Control del Pedido.	a. Tipo de Compra: Por stock mínimo, On Line, en portales B2B, o con acuerdos de Consignación. b. Seguimiento: Bajo control de entregas. c. Calidad del Proveedor: Control documentario pre-embarque o físico a la recepción. d. T&L: Si aplica, establecer embalajes domésticos	a. Accesos: Lejano, no prioritario o indiferente. b. Seguridad: Asignar controles de rutina. c. Control de Inventario: Verificaciones de inventario que no requieran de evaluaciones físicas.

 

Observaciones y Comentarios

1.	La categorización de materiales se convierte en una herramienta útil porque permite orientar y concentrar los esfuerzos en los materiales y servicios que pueden ofrecer los más altos rendimientos, beneficios o utilidades, evitando aplicar el cálculo de la demanda a todos los artículos del inventario.
2.	Por su impacto financiero, los materiales Categoría A deben adquirirse en cantidades pequeñas, y ser requeridas y revisadas con frecuencia (salvo que se establezcan otras consideraciones por razones operativas, de producción o de ventas).
3.	A pesar de lo establecido, existen materiales de las categorías B y C que podrían requerir el tratamiento y la atención de la categoría A (debido a su naturaleza delicada, a los riesgos operativos, comerciales o de mercado, a su participación sobre el producto final, etc.). Independientemente de los resultados del análisis ABC, la Organización debe identificarlos y tratarlos según la particularidad que se establezca.
4.	Este es un método que cualquier empresa puede usar con distintos objetivos y aplicaciones (pero siempre sobre una misma base o universo de materiales), a fin de segmentar la relación de materiales a comprar, la relación de materiales para los productos a fabricar, la relación de materiales para los productos a vender, la relación de materiales a almacenar, la relación de materiales y productos para hacer Control de Calidad, etc. Esto permite hacer un Análisis ABC consolidado, que es la evaluación de materiales unificando la segmentación de dos o más aplicaciones de la empresa. Un interesante detalle de los pasos a seguir para obtener la Categorización Consolidada o Unificada, la podemos ver en el blog del Dr. Muddassir Ahmed (ver abajo la Referencia 2d).
5.	Este tipo de análisis demuestra una vez más que la mejor herramienta de Procura es MS Excel; no se podría hacer un Análisis ABC si no se conoce las funciones que posee.
6.	De manera general, la categorización ABC le permite a Procurement determinar hacia donde debe dirigir sus principales esfuerzos de negociación (ya sea por precios, por plazos de entrega, por garantías técnicas y comerciales, por transferencia de propiedad, etc.) e intentar obtener ahorros o mejores condiciones comerciales. Al resto de la Organización (Producción, Ingeniería, Operaciones, etc.) le da la posibilidad de reorientar los consumos (mejorar los niveles de stocks y/o las frecuencias de consumo), priorizar el mantenimiento de equipos y las paradas de planta, e investigar potenciales alternativas, a fin de ubicar e identificar materiales y/o servicios que reemplacen a los de Categoría A o B.
7.	Aunque el concepto de clasificación ABC es bastante generalizado y comprensible, las maneras y modelos disponibles para determinar si un artículo del stock es de una u otra categoría, puede ser muchas veces un tema enrevesado. Mi sugerencia es que no usen ponderaciones, y se limiten a usar precios, plazos y cantidades.

 

Referencias

Las referencias y la bibliografía sobre el tema son variadas y muchas están disponibles en internet (y en YouTube), pero les recomiendo las siguientes fuentes:

1.	Wikipedia a. Análisis ABC  b. Principio de Pareto
2.	Dr. Muddassir Ahmed (blog SCMDojo)  a. 6 Basic Benefits to Adapting ABC Analysis of Inventory  b. The ABC-XYZ Inventory Management Model  c. Safety Stock Formulas & Calculation  d. Quickest Way to Perform ABC Inventory Analysis
3.	Ingenio & Empresa (blog)  a. Análisis o Segmentación ABC para la Clasificación de     Inventarios  b. Inventarios
4.	Ingeniería Industrial OnLine Clasificación de Inventarios
5.	Marketing Logístico (blog) Análisis ABC
6.	Administración de Compras y Abastecimientos Fraser Johnson, Michiel Leenders y Anna Flynn Editorial McGraw Hill
7.	Implementación del Método de Reposición ROP y la clasificación ABC para mejorar la gestión y control de inventario en una empresa minera. Tesis de Pregrado, Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Ingeniería Industrial, Escuela Profesional de Ingeniería Industrial. Diestra, J. (2021), Lima, Perú.
8.	Propuesta de mejora de gestión de inventarios para el almacén de materiales del área de fabricación y servicio técnico de una empresa metalmecánica. Tesis de Suficiencia Profesional, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), Facultad de Ingeniería, Programa de Ingeniería Industrial. Sánchez, J. (2020), Lima, Perú.
9.	Propuesta de Mejora en la Gestión de Inventarios de Mantenimiento de Equipos Mina. Tesis de Maestría, Pontificia Universidad Católica del Perú (PUCP), Escuela de Posgrado, Maestría en Ingeniería Industrial. Terbullino, Manuel (2018), Lima Perú.

 

Por su experiencia en Administración de Materiales, animo a compartir sus anécdotas, inquietudes y comentarios a Carlos Poves, Tito León A. y Huber Huanqui de DRP; Héctor Lopez y Juan Juárez de Bechtel; Hugo Vilcahuaman y Roberto Deza de Antamina; Manuel Rojas y Carlos Arroyo de Fluor; Richard Barrios C. de Atlas Copco; Jet Huancas de Termodinámica; así como a los amigos y colegas de Compras, Almacenes y Contratos como Michel Acuy de Barrick; Martín Carhuattocto P., Marisa Paz, Dina Valentín L., Cesar Grandes G., Mercedes Tello V., Patrick Tweddle, Percy Osorio M., Jeremy Delgado C. Sandra Sara D., Dustin Chahuilco G., Cristian Burmester M., Augusto Yim, Marta Vergaray y Juan C. Calderón T. de Bechtel; Franco Espinoza H. y Harold Carrión L. de Ausenco; Xenia Rodriguez Q. de Anglo American; Elisa Caballero de Minsur; Diana Monteza y Eduardo Arenas de Fluor; Nazia Gutiérrez G. de M.A. Retamas; Julio Cisneros, Johnny Chang L., Luis Osorio y Luis Segundo de Chinalco; Percy Cristobal A. de Buenaventura; Julio Vilca D. de Milpo; Eduardo Velásquez de Wood; Miguel Aguirre de Nexa; Jorge Oyague G. de Lumina; Jorge Martinez de Antamina; Alberto Velarde de Cerro Verde; Milton García C. de M3 Ingeniería; Fabrizzio Gonzalez de OHLA; Ulises Proaño de SNC Lavalin; Víctor Huaraz (FAMESA); Robert Quiroz y Johana Pacheco de Newmont; Gian Carlo Mondragón de Cumbra; Alfonso Pasapera de Minera Corona; así como a Ruth Camavilca V., Alberto Timoteo R., Victor Alvarado, Roberto Quispe F., Juan Pablo De la Cruz, Víctor Huaraz C., Alfonso Uriarte, Hernán Dulanto O., Gonzalo Valdivia y Enrique Sáenz.

Saludos a Todos!

Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui

CIP N° 051116