Procura 008 Almacenamiento

Almacenamiento (Warehousing)

Preámbulo

El presente artículo es para establecer el alcance de la función de almacenamiento desde el enfoque de Procurement, Procura, o Logística; es decir, la gestión de un almacén a cargo del área de Adquisiciones, que es distinto a la de un almacén de Supply Chain, que corresponde a la gestión de un almacén a cargo del área de Ventas o Comercial.

Para otra ocasión dejo el tema de la organización del almacén, la disposición (Layout), el diseño y rediseño, y el dimensionamiento de los recursos.

Finalmente, llego a la última función general de Procura que es establecida por ISO 9001:2015 (cláusulas 8.5.3 Propiedad perteneciente a los Clientes o Proveedores Externos, y 8.5.4 Preservación).

Cuando un material es recibido en el Almacén, significa que todas las demás funciones han hecho su parte del proceso de Procura para que un producto comprado (o de un servicio contratado que incluye la entrega de materiales) llegue a la empresa y sea registrado, verificado y dispuesto para el consumo.

De todas las funciones de Procura (y dependiendo del tamaño y del rubro de la Organización), esta es la parte cuya operación requiere de la mayor cantidad de costos y gastos por:

1. El capital de trabajo inmovilizado
(en materiales, equipos, instalaciones y sistemas).

2. Los impuestos pagados
(por materiales, embalajes y equipos que se usarán con posterioridad).

3. Los seguros adquiridos
(para instalaciones, equipos y materiales).

4. Las áreas necesarias (pero sin usufructo) para almacenamiento, maniobras, recepción, despacho, inspección, carga y descarga, etc.

5. La preservación y protección que debe proveerse a los materiales, bienes y a las propias instalaciones.

6. El mantenimiento a proporcionar a las instalaciones, equipos y sistemas.

7. Los sistemas de control y acondicionamiento necesarios (softwares, CCTV, aire acondicionado, etc.).

8. Los deterioros, mermas, robos y obsolescencias, que se producen habitualmente en la manipulación de materiales.

ISO 9001:2015

Esta es la razón por la cual esta actividad del proceso de Procura, aún es considerada un gasto (un servicio que no agrega valor al producto) o un mal necesario, porque añade costos al producto final.

Almacenes, Depósitos y Bodegas

Aunque para la mayoría podría ser igual (pues en todos se depositan o se custodian materiales), las definiciones no son las mismas. 

Así como los Administradores de Materiales no se ponen totalmente de acuerdo en la diferencia entre las unidades de medida que usan algunos materiales (por ejemplo, la diferencia entre Paquete, Kit y Set), los Almaceneros tampoco distinguen gran diferencia entre almacén, depósito y bodega (en algunos sitios establecen Sub-Bodegas y Pañoles), ni son enfocadas desde referencias o puntos de vista legales y funcionales.

Para comenzar, las referencias legales que deben ser conocidas por el personal de Procura para la clasificación y el manejo de almacenes, depósitos y bodegas son:

1.  La Ley General de Aduanas (D.L. N° 1053), que define los depósitos (aduanero, franco, temporal y temporal postal) y almacén (aduanero), y aunque especifica sus funciones, no marca o especifica alguna diferencia entre ellos.

2.  El Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería (D.S. N° 024-2016-EM), tampoco distingue entre almacén, depósito y bodega (ver el Capítulo VII Almacenamiento y Manipuleo de Materiales), tratándolos de manera general como sinónimos.

3.  El Código Civil, que sólo hace referencia al servicio de depósito (Capítulo V, Sub-Capítulo I Depósito Voluntario) y establece los derechos y deberes de las partes (como “… el Depositario se obliga a recibir un bien para custodiarlo y devolverlo cuando lo solicite el Depositante”). No hace mención de almacenes y bodegas.

4.  El Reglamento de la Ley de Residuos Sólidos (D.S. 057-2004-PCM), que hace precisiones de las responsabilidades y obligaciones del “generador” de residuos sólidos y de las empresas “prestadoras del servicio” (todos deben almacenar de manera segura y dar acondicionamiento), y establece algunas definiciones para almacenes, pero no menciona en ninguna parte depósitos y bodegas.

5.  La legislación vigente para el control de Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados - IQBF (D.L. 1126, D.S. N° 044-2013-EF y D.S. 028-2014-EF), que establece responsabilidades del personal de la empresa involucrado con IQBFs (Compradores, Activadores, Almaceneros y Usuarios), de los registros diarios, semanales, mensuales y anuales que debe realizar el almacén, de los permisos y licencias que debe tener el transportista para contratarlo y de los registros, controles y permisos de la empresa para la adquisición y uso.

Desde el punto de vista funcional u operativo (y aquí es donde aparecerán las discrepancias entre quienes lean este artículo), en algún momento todas las áreas de la Organización reciben, custodian, procesan y/o despachan materiales y bienes, para lo cual llevan el control y los registros de ingresos, salidas y mermas. Pero de manera práctica (sesgado por los usos y costumbres de las empresas mineras), prefiero definirlos de la siguiente manera:

1.	Los Almacenes están en los extremos de la cadena operativa, es decir, almacén es el área que recibe materiales y bienes de los Proveedores para ser procesados por la Organización (para darles valor agregado), y también lo es el que despacha productos acabados o terminados a los Clientes de la empresa. En el Almacén los materiales: a. Están disponibles para todos (salvo pedidos específicos de algún Usuario). b. Son administrados por Procura (para la recepción) o por Comercial (para la venta de productos terminados).
2.	Los Depósitos son aquellos ambientes que permiten mantener o contener materiales para la operación de un área o taller específico, como: a. Los materiales o productos semi-terminados entre procesos de la cadena de producción u operativa (es decir, entre los procesos productivos con que la Organización agrega valor a los materiales y productos semi-terminados), b. Para disponer de residuos y deshechos (escorias, relaves, chatarra, mermas, etc.). c. Para resguardar los materiales peligrosos (explosivos, productos químicos, gases comprimidos, pinturas y solventes, etc. En el Depósito, los materiales semi-acabados están disponibles sólo para el siguiente proceso operativo u operación. Generalmente son manejados por el área Operativa que procesa los materiales.
3.	Las Bodegas son áreas para guardar materiales que no son parte del proceso productivo ni de uso general, como equipos, instrumentos y herramientas de una sección o departamento. Los materiales están disponibles sólo para el personal y las tareas propias de la sección o departamento. Son manejados por la Sección que tenga la necesidad de guardar sus equipos, herramientas y materiales.

Esta descripción no se ajusta a la mayoría de opiniones o definiciones, pues depende mucho de la clasificación de materiales que se manejan en el almacén (ABC, estratégicos, materiales peligrosos, IQBFs, explosivos, etc.) y del rubro de la empresa (minería, energía, industrial, construcción, servicios, mensajería y transporte de paquetes, aduanas, transporte de carga, agroindustria, manufacturas, etc.), pero realmente no tiene la menor importancia si al Almacén le llaman Bodega o si al Depósito le dicen Almacén.

Como fuese que les quieran llamar, hay que tener claro la disponibilidad de los materiales dentro de los distintos procesos de la Organización (uso general de la empresa, uso particular de una sección o uso entre procesos operativos), y los tipos de materiales (controlando la reactividad entre ellos), así como de los Sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001, 14001, 18001, 25000, etc.), y las reglas y pautas del almacenamiento.

El servicio de almacenamiento según Procura, usualmente no incluye otros servicios análogos, como el de los Centros de Distribución (que corresponde al enfoque de Cadena de Suministros, usado para el resguardo de productos terminados, y la consolidación de carga y distribución a los Clientes Externos, y generalmente administrado por Comercial o Ventas), o los Almacenes de Tránsito o de acopio (que corresponden al manejo de Tráfico y Logística, a través de los Operadores Logísticos contratados, ver Procura 002).

Clasificación de Materiales para Almacenamiento

La función principal del Almacén es recibir los materiales (validando la entrega del Proveedor), identificarlos (con respecto a la Orden de Compra), protegerlos (para evitar daños y deterioros, hasta que sean solicitados para su uso), administrar la disposición óptima (usando técnicas FIFO o LIFO, entre otras), y según modelos de gestión de ubicación específica (o Almacenamiento Organizado), ubicación aleatoria (Almacenamiento Caótico) o ubicación mixta.

Desde el punto de vista de seguridad, la clasificación de materiales para almacenamiento se basa en las muy malas experiencias que se tuvieron a nivel mundial (sobre todo en transporte marítimo y plantas químicas). 

Una de estas malas experiencias se originó en el vapor Grandcamp, que en abril de 1947 explotó mientras cargaba nitrato de amonio y dejó más de 500 muertos; la investigación de este evento permitió la identificación de la mezcla explosiva llamada ANFO (Ammoniun Nitrate Fuel Oil o nitrato de amonio + combustible).

Siendo lo barcos mercantes los almacenes flotantes más activos del mundo, fue la IMO (International Maritime Organization) quien tomó la iniciativa de identificar la reactividad entre materiales y emitió una serie de reglas y recomendaciones que terminaron en varios libros que identificaban materiales peligrosos y buenas prácticas de almacenamiento, así como recomendaciones para instalaciones contra incendios y de seguridad (ver el ISM Code) que aunque son dirigidos a embarcaciones marítimas, son de revisión obligatoria para los almacenes industriales que custodian materiales peligrosos, IQBF, radioactivos, etc. 

La otra versión sobre recomendaciones y pautas para el manejo de materiales peligrosos la tiene IATA, en su publicación Dangerous Goods Regulations (DGR), que está orientada a prevenir problemas del transporte aéreo pero cuyas restricciones y sugerencias tienen varias aplicaciones en los almacenes industriales.

La ONU también emitió una clasificación orientada al transporte de productos peligrosos cuya literatura los denomina HazMat o MatPel (en español), publicada como Recomendaciones Relativas al Transporte de Mercancías Peligrosas de Naciones Unidas, también llamado “Libro Naranja”, y que fue acogida por la legislación peruana y encargada a la Superintendencia de Transporte Terrestre de Personas, Carga y Mercancías – SUTRAN, que permite reconocer pautas a considerar en el almacenamiento de materiales.

La otra referencia obligatoria para clasificar el almacenamiento de materiales es el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería (D.S. N° 024-2016-EM) que da instrucciones acerca del manejo de explosivos, productos químicos, IQBFs y otros materiales.

La Función de Almacenes

Hasta aquí ha sido una introducción a los conceptos relacionados con Almacenes y a los conocimientos legales, operativos y de seguridad que deben tener los almaceneros.

Resumiendo lo expuesto, la función de Almacenes implica:

1.	Validación de las recepciones (verificar cantidades y condiciones de las entregas de los Proveedores).
2.	Coordinar con los Usuarios para que verifiquen los bienes y materiales recibidos (según las especificaciones técnicas y las instrucciones de calidad confirmadas en la Orden de Compra o Contrato, ver Procura 032 y Procura 068).
3.	Procesar y/o emitir las No Conformidades a los Proveedores, y hacer el seguimiento hasta que se levanten las observaciones o discrepancias.
4.	Recibir y verificar los documentos de valor contable y los de respaldo (Guías de Remisión del Proveedor y del Transportista, Hojas de Datos Técnicos, MSDS, certificados de producción, Listas de Empaque o Packing Lists, dossiers de calidad, etc.), de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago (el D.L. 25632 y la Resolución de Superintendencia 007-99/SUNAT), y a las especificaciones de la Orden de Compra o del Contrato (ver Procura 033).
5.	Clasificar los materiales, etiquetando, embalando, y manteniendo actualizado el inventario físico (ver Procura 026).
6.	Registrar el ingreso y salida de materiales.
7.	Proteger y custodiar los materiales.
8.	Despachar los materiales para el procesamiento.
9.	Despachar los productos terminados a los Clientes, emitiendo los documentos necesarios (Guía de Remisión y Packing List).

Otras funciones implican gestionar los IQBFs y MatPel (ver Procura 016 y Procura 044), recibir y atender a las visitas y las consultas de las autoridades locales (de SUNAT, DIGESA y de la Policía Nacional); hacer los movimientos internos que se generen (devoluciones, traslados entre almacenes, etc.), generar los reportes e informes establecidos, actualizar e informar sobre los índices de gestión (ver Procura 027), y de manera general, cuidar y mantener la eficiencia sobre la utilización de áreas y espacios.

Almaceneros 

Como se puede ver, la función de almacenar y preservar va más allá de la imagen pasiva que se tiene de un almacenero sentado esperando que alguien lo llame para ponerse a trabajar. 

El personal de Almacenes debe tener conocimiento y capacitación en la legislación nacional y los estándares internacionales que sean aplicables a cada Organización, las normas de seguridad y los materiales peligrosos, las técnicas de administración de personal, la selección y mantenimiento de infraestructura y recursos, las técnicas y buenas prácticas de almacenamiento, los sistemas integrados de gestión, los planes de seguridad, planes de contingencia y planes de emergencia, la señalética y los símbolos aplicables a la carga, el trámite de permisos y licencias, la subcontratación de almacenes provisionales o temporales, etc.

 

Con este artículo, concluyo con la presentación de las funciones generales de Procura y a partir del próximo empiezo a comentar sobre problemas típicos de las distintas áreas de Procura.

Como he venido haciendo para cada publicación, invitó a los colegas y amigos de Procura a comentar, discrepar, ampliar, validar, consultar y responder cualquier parte de este artículo, para lo cual saludo a Carlos Poves S., Antonio Rodríguez, Huver Huanqui Guerra y Amancio Vergara Capeletty de DRP; Hugo Vilcahuamán y Roberto Deza de Antamina; Richard Barrios, Juan C. Calderón, Dina Valentín y Carlos Mazuelos de Bechtel; Cristian Jara y Javier Rojas I. de Pluspetrol; Gonzalo Valdivia y Víctor Noa de Fluor, y Walter Ladines L.; Freddy Matute Miranda; Julio Vilca D.; Manuel Zelada Sierralta.

Referencias

Ley General de Aduanas (D.L. 1053)

Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería (D.S. 024-2016-EM)

Código Civil

Reglamento de la Ley de Residuos Sólidos (D.S. 057-2004-PCM)

Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados - IQBF 

IMO (International Maritime Organization)

IATA (International Air Transport Association)

Reglamentode Comprobantes de Pago