Procura 033 Comprobantes de Pago

Procura 033.   Comprobantes de Pago

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Antecedentes

En las Organizaciones no hay una definición sobre quiénes son los responsables de coordinar con los Proveedores y Contratistas acerca de los Comprobantes de Pago (en el que están incluidas las Guías de Remisión) necesarios para evidenciar las transacciones comerciales y operativas.
En las empresas (sobre todo las mineras, petroleras y constructoras), esta coordinación comienza desde la Solicitud de Cotización (RFQ) o la Solicitud de Propuestas (RFP), para lo cual ellas adjuntan una Especificación Comercial denominada Términos y Condiciones de Pago, que incluye las Instrucciones de Facturación (de acuerdo a la legislación vigente) y que advierte que sólo se recibirán los comprobantes de pago que estén correctamente emitidos y/o que incluyan la información adicional requerida por la Organización (como el número de Orden de Compra o Contrato, el número de AFE, proyecto o cuenta operativa, los TAG de los ítems, etc.).

Las comunicaciones sobre Comprobantes de Pago comienzan desde la RFQ o RFP emitidas por Compras (Purchasing) o Formación de Contratos (Contracts Formation), y continúan con las verificaciones y coordinaciones que hace Activación (Expediting) o Administración de Contratos (Contract Administration), terminando con la Revisión Documentaria que se hace con el cierre administrativo de cada Orden de Compra o Contrato (Close Up).

Esto nos hace suponer que todas las Personas Jurídicas con las que la Organización se relaciona (comprando, contratando, vendiendo, alquilando, transportando, construyendo, reparando, etc.) tienen claro y preciso qué documentos emitir y como llenarlos, pero lamentablemente no siempre es así, sobre todo porque la frecuencia con que las leyes y los reglamentos son modificados o cambiados, y que no siempre son actualizados por el personal de Procura a los Proveedores y Transportistas.

En este artículo sólo pretendo presentar la aplicación de cada uno y resaltar algunas características particulares de los Comprobantes de Pago para la compra-venta de bienes, servicios y obras. Para aplicaciones especiales y para detalles como causales de sanción tributaria, multas, errores, infracciones y/o obligaciones, lo habitual es contactar con los Contadores de la Organización.

Comprobantes de Pago y Legislación Vigente

La legislación actual está referida al Decreto Ley N° 25632 (del año 1992) y a las n+1 actualizaciones y modificaciones (que incluyen adendas y derogaciones) hechas hasta la fecha mediante Resoluciones de Superintendencia (la última es la N° 141-2017/SUNAT de Jun-2017).

Según el último Reglamento, un Comprobantes de Pago es el documento que acredita:

ü  Transferencia de bienes,

ü  Entrega en uso, o

ü  Prestación de servicios.

Estos documentos (sólo si cumplen con las características y requisitos establecidos en el Reglamento) son:

a.    Facturas

b.    Recibos de Honorarios

c.    Boletas de Venta

d.    Liquidaciones de Compra

e.    Tickets (de máquinas registradoras)

f.     Documentos Autorizados

g.    Notas de Crédito

h.    Notas de Débito

i.      Guías de Remisión

j.      Guía de Remisión del Transportista

Facturas

Se emiten a favor de los Adquirientes o Usuarios que posean RUC.

La norma establece la información impresa obligatoria (como la identificación del contribuyente, domicilio fiscal, RUC, numeración y serie, datos de la imprenta, distribución del original y las copias, etc.) y la información No Impresa (que se refiere a los datos del Adquiriente y la operación, como nombre o razón social, RUC, descripción del bien o servicio, precios y valores (unitarios, totales, monto discriminado de los impuestos, importe total de la venta, fecha de emisión, Guías de Remisión relacionadas a la Factura, etc.)).

Recibos por Honorarios

Se emiten para la prestación de servicios correspondientes al ejercicio individual de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio, y por servicios que generen rentas de cuarta categoría.

De igual manera, especifica la Información Impresa (como nombre, dirección, numeración, RUC, etc., del Emisor) y la Información No Necesariamente Impresa (referida a los datos del Usuario (como razón social, RUC, descripción del servicio prestado, montos discriminados, etc.).

Boletas de Venta

Se emitirán en operaciones con consumidores o usuarios finales (aquellos que no tienen RUC). Estas no dan derecho a crédito fiscal, ni sustentan gasto o costo para efectos tributarios.

Se especifica la Información Impresa (como nombre, dirección, numeración, RUC, etc., del Emisor) y la Información No Necesariamente Impresa (referida a los datos del Usuario (como nombre, DNI, fecha de emisión, descripción del bien o servicio prestado, montos discriminados, etc.).

Liquidaciones de Compra

Estas son emitidas por los Compradores, sean personas naturales o jurídicas, por las adquisiciones que efectúen a personas naturales que no otorgan comprobantes de pago por carecer de número de RUC, y que sean productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía y desperdicios y desechos metálicos y no metálicos, desechos de papel y desperdicios de caucho.

Permiten usarse para crédito fiscal, si el IGV es retenido y pagado por el Comprador. Ver Comentarios 3 y 4.

Documentos Autorizados

Se refiere a los boletos aéreos, los documentos emitidos por el sistema financiero y de seguros (bajo el control de la SBS), documentos emitidos por las AFP y EPS, los recibos emitidos por las empresas de servicios públicos de telecomunicaciones y telefonía, cartas porte aéreas (AWB) y conocimientos de embarque (B/L), boletos de viaje de empresas de transporte nacional de pasajeros (en rutas autorizadas por el MTC/SUTRAN), recibos emitidos por las empresas de distribución de gas natural por red de ductos, entre otros.

Notas de Crédito

Estos documentos se emiten para regularizar anulaciones, descuentos, bonificaciones y devoluciones (entre otros que apliquen), y serán de las mismas características de los Comprobantes de Pago contra los que se generan (es decir, contra facturas, boletas de venta, etc.) y sólo serán emitidas al mismo Adquiriente.

Notas de Débito

Estos documentos se emiten para recuperar costos y gastos en los que se haya incurrido con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta.

El Vendedor las puede emitir para recuperar intereses por moras, intereses de financiamiento, etc.

El Comprador las puede emitir como sustento de penalidades o incumplimientos contractuales atribuibles al Vendedor.

Guías de Remisión

Aunque este documento no es propiamente un Comprobante de Pago, el Reglamento lo incluye, pero precisando que es el documento que sustenta el traslado de bienes entre distintas direcciones fiscales.

Su uso es obligatorio, independientemente que el tipo de transporte sea privado (para lo cual se emitirán Guías de Remisión – Remitente) o público (para lo cual se emitirán dos Guías de Remisión: una por el Transportista llamada Guía de Remisión – Transportista, y otra por el Propietario de los bienes “al inicio del traslado” con la Guía de Remisión - Remitente).

Como con los demás Comprobantes de Pago, la norma establece el contenido de la Información Impresa (Razón Social, dirección fiscal, RUC, numeración, motivo del traslado, etc.) e Información No Necesariamente Impresa (los espacios en blanco para llenar los datos de la operación de transporte, los del Adquiriente y los de los bienes a ser transportados).

Observaciones y Comentarios

1.         El Reglamento establece “excepciones” a la obligación de emitir y/u otorgar Comprobantes de Pago (ver Artículo 7°), tales como (entre otros) la venta mediante. máquinas expendedoras, los aportes efectuados a EsSalud, los servicios de seguridad efectuados por la Policía Nacional o el canje de productos por reclamos de garantía.

2.         El monto mínimo para emitir un Comprobante de Pago aplica sólo para Usuarios Finales, por montos que no excedan de S/ 5.00, pero si este lo solicita deberá ser entregado.

3.         En más de una ocasión, viajando por la sierra del Perú, varios transportistas han tenido la mala suerte de atropellar el ganado de algún campesino o comunero (ovejas, carneros, llamas o alpacas), lo que originaba que el viaje se interrumpa y que la compañía de transporte, la minera o la empresa EPCM sean denunciados ante la Policía Nacional y ante los medios. Adicionalmente, el chofer del camión se perjudicaba porque de todas maneras tenían que pagar el valor del animal, sin derecho a sustento contable del pago.

El manejo de Liquidaciones de Compra para pagarle por el daño al campesino o comunero podría haber solucionado de manera más ágil el accidente, evitado las denuncias y la empresa transportista se hubiera beneficiado con el sustento contable del pago y con el crédito fiscal.

4.         Algo similar ocurre con las empresas industriales, mineras y petroleras que no compran sus productos a los campesinos, comuneros o acopiadores porque no emiten facturas y/o boletas. La Liquidación de Compra es una buena alternativa para interactuar de manera más activa con el comercio de la comunidad en sus ámbitos de influencia.

5.        El uso de Notas de Debito es muy común en la aplicación de penalidades, pero estas deben ser anunciadas y sustentadas por la Organización para evitar conflictos, reclamos y hasta conciliaciones y juicios. Las penalidades (moras) más frecuentes son por entrega extemporánea de los bienes, pero se usan también para cobrar reembolsos (backcharges) como el flete incurrido por devoluciones y/o falsos fletes atribuibles al Proveedor, así como retrasos en los avances de obra que fueron cubiertos por el Comprador y que fueron comunicados formalmente al Contratista.

6.         SUNAT está facultado para intervenir cualquier vehículo de transporte de carga y exigir la revisión de documentos. El correcto llenado de la Guía de Remisión es importante para evitar el decomiso de la carga o el pago de multas. Entre los principales errores está la mala declaración del Motivo del Traslado, que el Reglamento las detalla como:

a.       Venta

b.       Venta sujeta a confirmación del Comprador

c.        Compra

d.       Consignación

e.       Devolución.

f.         Traslado entre establecimientos de la misma empresa

g.       Traslado de bienes para transformación

h.       Recojo de bienes.

i.         Traslado por emisor itinerante de comprobantes de pago

j.         Traslado zona primaria

k.        Importación

l.         Exportación

m.     Venta con entrega a terceros

n.       Otras no incluidas

7.         Es importante que el personal de Procura (Compradores, Activadores, Almaceneros, Supervisores de T&L, Formadores de Contratos y Administradores de Contratos) tenga conocimiento debido del Reglamento de Comprobantes de Pago. A cada uno le corresponde una parte de la responsabilidad por el buen manejo, tratamiento y aceptación de Comprobantes de Pago correctamente emitidos.

8.         Las Especificaciones Comerciales ayudan para evitar problemas y conflictos que el Proveedor o Contratista, pueda atribuir a desconocimiento o falta de información. Estas especificaciones deben ser resaltadas y constantemente mencionadas en todas las etapas de la ejecución de la Orden de Compra o Contrato.
9.         Como anécdota: Para un proyecto PAMA de una mina en la sierra central, una empresa transportó dos equipos voluminosos en ancho y alto (pero de poca longitud y peso), utilizando una sola unidad (eran unos reactores de Plástico Reforzado de Fibra de Vidrio o FRP). Lo anecdótico de esta operación fue que esta empresa presentó dos (2) Facturas amparándose en que el Almacén Aduanero había preparado una Guía de Remisión – Remitente para cada equipo, pero como era lógico, registraban el mismo Tracto, en la misma fecha, con el mismo chofer y el mismo semi-remolque. El transportista pretendía cobrar la realización de dos servicios y hasta llegó a quejarse por la falta de pago de la segunda factura, pero la distorsión estaba clara y no procedió. 

Referencias

1.   SUNAT

           a.    Reglamento de Comprobantes de Pago RS N° 141-2017/SUNAT 

           b.    Ley Marco de Comprobantes de pago DL N° 25632 

           c.    Sistema de emisión electrónica desarrollado desde el sistema del
          contribuyente, aprobado por R. S. N° 097-2012/SUNAT 

d.    Excepción de Guías de Remisión para el traslado de Bienes desde los terminales portuarios del Callao 

e.    Charlas y Eventos SUNAT 

2.   Luz Silvera S.

a.    ¿Qué son los Comprobantes de Pago? 

b.    Una Guía de Remisión 

3.   DIGIFLOW

·        Factura Electrónica 

Invito a comentar o compartir opiniones a los amigos y colegas de Procura, como Mario Parreño, Nicolás De la Cruz, Carlos Poves, y Jorge Sandoval (DRP), Julio Vilca (Milpo), Ruth Camavilca y Dina Valentín (Bechtel), Eduardo Arenas, Alberto Velarde y Alberto Timoteo (Fluor), Miguel Aguirre (Vale), Alfonso Pasapera, Gustavo Cornejo, Juan C. Calderón y Mary Bartra (MMG), Jorge Martinez y Roberto Deza (Antamina), así como a Eduardo Velásquez, y Victor Alvarado (ESAN), a los amigos de Contabilidad como Pilar Roca y Natali Ramos (Bechtel), Karina Torres (Takeda), Marcia Torres y Mónica Rivera (MMG), Rosalvina Reyes (EsSalud), Abel Román T. (Ztratek), Juan Pablo De la Cruz (Qunaq), Christian Marky (Repsol) y a los colegas y amigos Transportistas como Marggio Ponce y Ricardo Ormeño (Acoinsa), Luis Bustamante (Ransa), Stefano Parraga (Triton Transport) y Cesar Vinces (Stiglich).

Un saludo a todos!!!
Juan Valdivia Jáuregui

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