Procura 034 Precios de Compra

Hablar de precios es un tema que ha sido abordado principalmente por la economía (y por el que algunos autores han obtenido Premios Nobel), pero también ha sido estudiado y analizado desde los puntos de vista del marketing, la producción (artesanal, industrial, microeconomía, macroeconomía, etc.), la política (liberal, socialista, etc.), el consumidor (doméstico, industrial, corporativo), el mercado (oferta y demanda local, nacional, internacional, etc.), los segmentos (doméstico, inmobiliario, de valores, de commodities, industriales, energético, etc.) y en cuanta oportunidad y rubro haya sido conveniente hacer un estudio. Demás está sustentar que cualquier análisis y evaluación de precios está íntimamente relacionado con las expectativas, el valor y los costos.

Sin importar la mayor o menor vigencia de una escuela económica, la validez de una corriente o la adaptabilidad de un modelo económico para determinada estructura, ciclo económico o mercado, para Procurement (Procura o Logística) lo que importa son las ofertas y cotizaciones que tiene a la vista, las priorizaciones de sus Usuarios, las condiciones del mercado, las exigencias técnicas que debe tratar de garantizar y las capacidades para negociar términos y condiciones que aseguren un trato ventajoso para la Organización, y los Proveedores y Contratistas.

Costo, Valor y Precio

Costos

El estudio de costos ha identificado y establecido una variedad de definiciones y relaciones para costos y gastos que en general satisfacen los requerimientos y exigencias de la gran mayoría de evaluaciones económicas (tales como costos fijos, variables, directos, indirectos, de propiedad, de manufactura, de mano de obra, de equipos y activos, del dinero, de oportunidad, diferencial, etc., así como gastos administrativos, generales, etc.), que se usan para establecer el valor y el precio de los bienes y servicios. 

Tratando de resumir, los costos son la inversión en que la Organización incurre para mantener su operación (lo que incluye el suministro de los productos y servicios requeridos). Aunque los conceptos de costos están bien definidos y sustentados, en la práctica no siempre es tan fácil establecerlos, por eso los especialistas (como las oficinas de Contabilidad de Materiales, Contabilidad de Costos, Control de Costos, etc.) normalmente tienen que recurrir a promedios o fórmulas que permitan aproximar los resultados a cifras reales.

Valor Percibido

El análisis del valor es el método desarrollado por el Ing.  Lawrence D.Miles (descrito en el libro Techniques of Value Analysis and Engineering), como una herramienta de Compras para investigar el abastecimiento industrial, que luego evolucionó a otras áreas y aplicaciones, dando lugar al método conocido como Ingeniería del Valor, Análisis de la Función o simplemente Análisis del Valor.

Desde el enfoque del marketing se han desarrollado varias posturas y conceptos, pero es Philip Kotler y su grupo los que mejor han teorizado el tema, estableciendo que el valor es la sensación de satisfacción que el Comprador puede percibir de un producto (ya sea un bien o servicio). Es la relación que el cliente (el comprador) asocia entre la utilidad operativa o funcional del producto, para satisfacer o cubrir sus necesidades.

Desde la óptica del comprador, el Valor es la relación entre el beneficio a obtener (la Función) y el Costo:

Valor  =  Función / Costo

debiendo entenderse a la Función como el atributo o el mérito (del bien o servicio a adquirir) que genera la satisfacción del comprador. La Función es el atributo que los profesionales de Marketing resaltan y magnifican, para tratar de aumentar el valor de lo que venden, pero que no siempre es apreciado así por todos los Compradores. 

A manera de ejemplo:

Producto	Análisis
Taladro eléctrico percutor	Para un Albañil el atributo adicional de ser percutor le agrega valor a la simple operación de taladrar. Para un carpintero la función percutora es un extra que él no necesita y que percibe como un adicional con el que sólo quieren hacerle pagar demás. El precio del equipo es el mismo para ambos, pero el Valor que cada comprador percibe es diferente en base a la Función.

Precio
Teniendo presente que hay circunstancias que modifican o influyen la determinación de precios, de manera muy básica el precio de un bien o servicio es la sumatoria de costos más una utilidad pecuniaria o ganancia:

Precio    =  ∑(Costos) + Ganancia

Este es el principal modelo usado en la compra-venta industrial de muchos bienes y servicios. La magnitud de la ganancia puede variar por influencia del mercado (disponibilidad, oferta y demanda, competencia, plazos y lugares de entrega, etc.).

El otro modelo de establecer el precio es:

Precio    =  Valor

Aunque no es tan usual en el ámbito industrial, este modelo lo podemos tener en los precios de algunos servicios y productos muy especializados o en bienes de capital hechos especialmente según las características particulares establecidas por el cliente.

Precios de Compra

Si desde el enfoque de Marketing hay varias maneras de determinar el Precio de Venta (dando cifras que varían entre el precio por costos y el precio por valor percibido), desde la perspectiva de Procura, el Precio de Compra es el precio justo que se debe pagar por un bien o servicio, de tal manera que cubra los costos del Proveedor o Contratista y le permita una ganancia razonable y satisfactoria, para que continúe creciendo y desarrollándose en el negocio de manera competitiva y eficiente.

Para tratar de llegar a un precio justo, la Organización debe tener establecido un sistema de pasos y procedimientos, que le permita afrontar de manera profesional el proceso de procura.

Prácticas de Gestión de Compras

Para tratar de mantener la funcionalidad del proceso de Procura, es conveniente establecer algún tipo de formalidad o protocolo con las prácticas de Gestión de Compra de la Organización, mediante el establecimiento de los pasos seguros que todo comprador debe dar para llegar a un precio justo de manera profesional y transparente. 

Entre las prácticas que podrían impactar en la determinación del precio de compra tenemos:

1.	Si bien las buenas prácticas de gestión de compra inducen a la obtención de cotizaciones y propuestas con precios justos, no siempre es posible estar seguros de que efectivamente lo sean.  El Comprador debe tener los conocimientos y el expertise suficientes para reconocer cómo se han establecido los precios de venta (costos o valor) y negociar hacia el precio justo (el precio de compra), por lo que debe estar preparado en conceptos y teoría de Estructura de Costos.
2.	En las negociaciones con los Proveedores para determinar a quién adjudicar un pedido, el Comprador debe verificar que está sacando el mayor provecho posible a la relación Valor = Función / Costo, por lo que deberá tener presente que: a.    El Valor aumenta cuando reduce el Costo. Es decir, manteniendo la Función constante (la satisfacción del alcance, la calidad, los plazos, las características, etc.), el Comprador debe tratar de reconocer los costos del Proveedor, para saber hasta qué límites de descuento puede aspirar sin afectar negativamente la Función. b.   El Valor aumenta cuando aumenta la Función. Manteniendo el Costo constante (es decir, cuando no es posible mejorar los precios de la cotización), el Comprador debe tratar de identificar hasta qué nivel puede tratar de incrementar las aptitudes funcionales u operativas del producto, sin que se afecten los precios de la adquisición. La negociación debe hacerse sobre la idea del precio justo, y nunca perder de vista que al negociar la meta es hacer "crecer la torta" para las dos partes, y no sólo bajar precios y buscar beneficios para el Comprador.
3.	El establecimiento de un Procedimiento de Compras implica que el proceso de adquisición será ordenado y trazable, y que será acorde al tipo de bien o servicio a adquirir.  Normalmente los   Procedimientos de Procura (que incluyen al de Compras) establecen la rigurosidad del proceso de adquisición; y esta no será la misma para un material Categoría C (con bajas o mínimas exigencias de gestión) que para uno Categoría A o de Proyectos, en el cual se tendría que garantizar que en el proceso se aplique que: a.    Desde la recepción de la Requisición se recibió la información técnica necesaria. b.   La Solicitud de Cotización (RFQ) se envió con los plazos suficientes a los Proveedores del mismo nivel (ver Procura 037). c.    Las Solicitudes de Información (RFI Proveedor-Comprador) fueron absueltas y enviadas oportunamente por la Organización. d.   Las Cotizaciones y Propuestas se recibieron en las fechas establecidas y con la información solicitada. e.    Las Solicitudes de Información (RFI Comprador-Proveedor) fueron absueltas y enviadas oportunamente por los Proveedores. f.     La Evaluación Técnica se ha revisado y aprobado por el Usuario. g.   La Evaluación Comercial sólo se ha realizado entre las propuestas con Evaluaciones Técnicas aprobadas (ver Procura 024). h. Se identificó cómo el Proveedor establece los Precios de Venta y se plantea una estrategia de Negociación para tratar de determinar el Precio de Compra y trabajar en función a este.
4.	El Estudio de Mercado normalmente es realizado para múltiples objetivos (identificación de tecnologías disponibles, identificación de Proveedores y Contratistas, identificación de restricciones y exclusiones, identificación de tendencias y características particulares de las transacciones, determinación de las capacidades reales de los Proveedores, identificación de usos y costumbres del rubro, identificación de estándares de calidad aplicables, etc.), pero para el caso de precios justos, nos permite identificar estrategias de negociación y establecer términos y condiciones acordes para ambas partes.
5.	Los precios justos por volúmenes de compra o tamaño de los proyectos sólo pueden lograrse teniendo información certera y discreta de los Planes de Producción, Planes de Ventas o Planes de Inversión de la Organización, los cuales se traducen en Planes de Compras y Adquisiciones, y programas de pago seguros y sin modificaciones.  Mantener esta información fluida con los Proveedores, es una buena práctica empresarial que fomenta que se mantengan las buenas relaciones en condiciones comerciales que sean favorables para ambas partes (relaciones Ganar-Ganar).
6.	Procura siempre ha sido (y será) señalada que a pesar de lo que se diga de su función (adquirir el material correcto, al mejor precio, en el tiempo justo y con la calidad requerida), finalmente (y siempre) termina comprando el material de menor precio (y en el peor de los casos, las afirmaciones llegan a decir que el material que se compró no fue el más barato y que no fue la calidad requerida y que la entrega fue extemporánea). Lo real y práctico es que Procura no es una isla dentro de la Organización, que decide qué comprar o contratar sin que las demás áreas y divisiones opinen o intervengan (ver Procura 076). Si algo así ocurre (en una empresa con Sistemas Integrados de Gestión), lo que realmente está pasando es que las demás áreas de la empresa (Operaciones, Producción, Mantenimiento, Ingeniería, Servicios, Contabilidad, RR.HH., etc.) no están asumiendo su parte del Proceso de las adquisiciones y no están alineadas con las Buenas Prácticas que se generan.
7.	Cuando las fuentes son claras y acertadas, las Fórmulas Polinómicas son la principal garantía de precios justos (ver Procura 018). Muchos contratos y compras no podrían mantenerse vigentes sin el uso apropiado de este tipo de actualización de precios.

Referencias

Para ampliar los conceptos de costo, valor y precio, les sugiero revisar los siguientes enlace y recomendaciones:

1.	Administración de Compras y Abastecimientos (capítulos 10, 11 y 17) Johnson, Leenders & Flynn, McGraw-Hill / Interamericana Editores
2.	Ingeniería del Valor Paper de Francisco Sepúlveda
3.	Metodología de Análisis de Valor para el Diseño de un Nuevo Producto Tesis de Grado, Cristina Revuelta, Universidad de Sevilla, ETSI, 2015
4.	Precio, Valor Percibido y Satisfacción en el sector de estacionamientos privados de Lima Metropolitana (capítulo 2, Marco Teórico) Tesis de Doctorado, Carlos Mejía Bejarano, Universidad San Ignacio de Loyola, 2016
5.	Spend Matters - Análisis de gasto y proveedores. Jesús Campos. Nov-2019

Invito a comentar y compartir opiniones, experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Marisa Paz y Michel Acuy de Ausenco, Patrick Tweddle, César Castillo, Elisa Caballero, Diana Monteza y Eduardo Arenas de Fluor, Nazia Gutiérrez y Luis Segundo de Chinalco, Julio Vilca de Milpo, Martín Carhuattocto,  y Alfonso Uriarte de Bechtel, Eduardo Velásquez de Wood, Miguel Aguirre de Nexa, Jorge Oyague G. de Lumina, Jorge Martinez de Antamina, Alberto Velarde y Xenia P. Rodríguez de Cerro Verde, Milton García C. de M3 Ingeniería, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Ulises Proaño de SNC Lavalin, Víctor Huaraz (FAMESA), Yill Portugal de Las Bambas, Gian Carlo Mondragón de Grupo Graña y Montero, así como a Alfonso Pasapera, Alberto Timoteo, Victor Alvarado y Enrique Sáenz , especialistas de Procurement, Logística y Supply Chain.

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui