Procura 065 - Órdenes de Compra

Órdenes de Compra
Tipos y Aplicaciones

Procura 065
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Preámbulo

En Procura 006 (Contratos de Procura) y Procura 010 (Contratos FIDIC) comenté acerca de los fundamentos legales y técnicos del proceso de contratación de Servicios y Obras, y en otros artículos he tratado sobre la adquisición de Bienes específicos (como Procura 003 Adquisición de Aceros Estructurales, Procura 011 Adquisición de Aceros para Recipientes a Presión, Procura 014 Adquisición de Fajas Transportadoras, Procura 015 Adquisición de Tuberías de Acero, Procura 016 Adquisición de IQBFs, Procura 020 Adquisición de Aceros Inoxidables, o Procura 048 Adquisición de Materiales de Construcción I), en los que he dado por hecho que la Organización tiene claro que tipo de Contrato u Orden de Compra utilizar para cada condición de venta o ejecución de servicio, o para las características particulares de la compra.

Para este artículo me centraré sólo en los tipos de Órdenes de Compra más usados por las empresas mineras, constructoras e industriales en general. Nuevamente he tratado de no extenderme demasiado, pero para la ejecución de un buen proceso de adquisición de Procurement (Procura o Logística) era necesario mostrar los detalles y las referencias.

Antecedentes

Si revisamos el Código Civil peruano, vemos que este no usa el término Orden de Compra (Purchase Order o PO) en ningún capítulo, título, artículo, cláusula o párrafo de su texto, por lo que para la definición legal de una PO debemos acogernos (o aplicar) la que se usa para Contratos (ver Procura 006), que de manera coloquial se entiende como

“acuerdo legal vinculante que genera derechos y obligaciones relativos al Vendedor (proporcionar el servicio o resultado), y al Comprador (retribuir al Vendedor)”.

Para más detalles del Código Civil, en el Libro VII (Fuentes de las Obligaciones) trata el tema de Contratos de todo tipo. La Sección Primera del Libro VII trata las definiciones y generalidades aplicables. En la Sección Segunda (Contratos Nominados), el Código contiene los siguientes títulos y capítulos:
 Título I Compraventa
   Cap. 1° Disposiciones Generales
   Cap. 2° El Bien materia de la venta
   Cap. 3° El Precio
   Cap. 4° Obligaciones del Vendedor
   Cap. 5° Obligaciones del Comprador
   Cap. 6° Transferencia del Riesgo
   Cap. 7° Venta a satisfacción del Comprador, y ...
   Cap. 8° Compraventa Sobre Medida
   Cap. 9° Compraventa Sobre Documentos
   Cap. 10° Pactos
   Cap. 11° Derecho de Retracto
 Título II  Permuta
 Título III Suministro
 Título IV Donación
 Título V  Mutuo
 Título VI Arrendamiento

En esta Sección se desarrolla los artículos sobre disposiciones, características, precios, aplicaciones, obligaciones, pactos, propiedad y derechos, que rigen y establecen la pauta legal a tener en cuenta cuando se emite una PO.

Desde el punto de vista comercial, una PO es “una promesa legalmente ejecutable”, que define los derechos y obligaciones de las partes “de acuerdo a sus términos y condiciones negociados y aceptados”, que tiene valor cuando ha sido comprometido teniendo en cuenta estos cuatro elementos:

1.  Partes Competentes
Tanto el Comprador y el Proveedor son legalmente capaces de negociar, aprobar y cumplir sus obligaciones.

2.  Temas adecuados y legales.
Es decir, los bienes y servicios a proveer y ejecutar, no son ilegales ni serán proveídos incurriendo en métodos o procedimientos ilegales.

3.  Consentimiento mutuo de la Oferta y aceptación de los términos
La PO se emite de acuerdo a lo negociado, pero no aplica hasta que formalmente el Proveedor reconoce que la acepta.

4.  Retribución
La PO establece la valorización por el intercambio del bien o servicio recibido.

Estas son las razones por las que se exige las firmas de los representantes legales (o de los apoderados autorizados), el reconocimiento expreso o explícito de aceptación, y los detalles de descripciones, alcances, términos y condiciones (es decir, cantidades, unidades de medición, precios, calidades, plazos, lugar de entrega, excepciones, restricciones, garantías, penalidades, multas y moras, etc.).

Si a esto le sumamos las distintas consideraciones que están directamente ligadas al tamaño y el rubro de negocios de cada Organización, las políticas y requerimientos de reposición (continua, intermitente, estacional, etc.), las fuentes (regionales, locales y/o extranjeras), las características técnicas de los bienes (insumos, materia prima, commodities, semiterminados, especiales, tecnológicos, etc.), los compromisos de la Organización (planes de ventas, producción, mantenimiento, inversión, etc.), los riesgos identificados, y la solvencia financiera (entre otras más), las posibilidades de modelos de compra y contratación, nos permiten determinar qué tipo de PO utilizar para cubrir las adquisiciones de la Organización.

Tipos de Órdenes de Compra

Por lo general, una vez completada la evaluación de las cotizaciones y luego de haber negociado los términos y condiciones con el Proveedor, el siguiente paso es emitir la Orden de Compra.

Es aquí donde se presentan algunas oportunidades o posibilidades de mejora del proceso de compras, en función a las características de los bienes a adquirir y/o de los requerimientos técnicos, comerciales, financieros y operativos de la Organización. Usando el concepto de Categorización ABC del inventario (ver Procura 026), podemos tener una primera orientación sobre qué tipo de PO utilizar para cada ‘categoría’ de productos.

Acciones por Categorización ABC

Cat.	Administración de Materiales	Compras	Orden de Compra
A	a.  Stock: Bajo. b.  Lotes de Compra o Demanda: Verificar con mayor precisión y frecuencia. c.  Variaciones de mercado: Evaluar constantemente. d.  Análisis de Riesgos: Alto Control del Pedido.	1. Negociar para garantizar suministros JIT. 2. Seguimiento: Alto control sobre las entregas. 3. Calidad del Proveedor: Alto control sobre el programa QA/QC. 4. Si aplica, asegurar embalajes apropiados o reforzados.	1. General / Standard General PO / Standard PO
B	a.  Stock: Bajo/Mediano. b.  Lotes de Compra o Demanda: Establecer precisión y frecuencia, según históricos o planes de consumo. c.  Variaciones de mercado: Evaluar eventualmente. d.  Análisis de Riesgos: Mediano Control del Pedido.	1. Compras con programas anuales. 2. Seguimiento: Controles spot sobre las entregas. 3. Calidad del Proveedor: Controles Pre-Embarque. 4. Si aplica, establecer embalajes domésticos.	1. General / Standard Formal PO / Standard PO 2. Simplificada Simplified PO 3. Acuerdo de Consignación Consignment Agreement
C	a.  Stock: Alto. b.  Lotes de Compra o Demanda: Establecer demanda con stock mínimo asociado. c.  Variaciones de mercado: Evaluar la posibilidad de adquirir alternativas. d.  Análisis de Riesgos: Bajo Control del Pedido.	1. Comprar por stock mínimo, On Line, en portales B2B, o acuerdos de Consignación. 2. Seguimiento: Bajo control de entregas. 3. Calidad del Proveedor: Control documentario pre-embarque o físico a la recepción.	1. Abierta Blanket PO. 2. Simplificada Simplified PO 3. Confirmatoria (Caja Chica) Confirmatory PO 4. Acuerdo de Consignación Consignment Agreement 5. Acuerdo de Largo plazo Long Term Agreement

 

Resumiendo, los principales tipos de PO son:

1.	Orden de Compra General o Estándar Se usa especialmente para: 1) la reposición de todos los productos Categoría A 2) la importación de productos Categoría B     (o categorizados muy cerca de A) 3) los activos especiales de alto valor o riesgo     (como sistemas de fajas transportadoras y     manipulación de materiales, sistemas de vapor y     tratamiento de agua, sistemas de molienda y     flotación, sistemas de refrigeración, enfriamiento     y/o aire acondicionado, sistemas de bombeo,     sistemas eléctricos de potencia, distribución,     control y/o iluminación, etc.), y/o 4) Proyectos (de ampliaciones, up grades,     expansiones, y/o para nuevas instalaciones,     sistemas o programas). Esta PO es la versión más completa de todas las que la Organización podría tener, pues incluye todos los Anexos y especificaciones de la Organización, tales como (entre otros): a. Alcance de la PO b. Especificaciones Técnicas c. Condiciones Generales d. Condiciones Especiales/Particulares de la PO e. Requerimientos de Planos y Datos f. Supervisión de la Calidad del Proveedor g. Instrucciones de Activación h. Instrucciones de Embalaje y Embarque i. Instrucciones de Facturación
2.	Orden de Compra Simplificada Se usa especialmente para compras locales (nacionales) de: 1) la reposición de productos Categoría B., y/o de 2) los activos industriales de mediano o bajo     valor y riesgo (bombas, compresores,     ventiladores, motores eléctricos LV, vehículos,     equipos de aire acondicionado, instrumentos y     controles, transformadores eléctricos de LV o     MV, repuestos, etc.). 3) las compras de campo de proyectos (Field     Purchasing) Esta es la versión ligera de las PO Generales, pues incluye sólo algunos Anexos y las especificaciones consolidadas de la Organización:  a. Alcance de la PO  b. Especificaciones Técnicas  c. Condiciones Generales de la PO Simplificada  d. Condiciones Especiales/Particulares de la PO  e. Instrucciones de Facturación
3.	Orden de Compra Abierta Se usa para la compra de materiales de uso muy frecuente, pero de muy bajo valor o riesgo (Categoría C), por lo que se consideran que no ameritan dedicarles demasiadas Horas-Hombre para calcular y establecer la reposición ni para la emisión continua y repetitiva de Órdenes de Compra. La idea de este tipo de PO es negociar precios fijos por períodos largos (semestrales o anuales) de listas de materiales de uso general (es decir, por material no especial de artículos de oficina, ferretería, lubricantes, combustibles, limpieza, ropa de trabajo y equipos de protección personal, rodamientos, repuestos menores, etc.) y para los cuales las características técnicas están clara y suficientemente definidas (o cuyas desviaciones son mínimas, de bajo riesgo y/o de fácil remediación). Hay una versión de POs Abiertas con precios pactados y cantidades mínimas mensuales establecidas, y en la otra versión de POs Abiertas sólo se pactan precios (porque no se establece la obligación de ordenar una cantidad mínima). El uso de una u otra dependerá del tamaño, el rubro y la experiencia del Proveedor, así como de la ubicación de las instalaciones de la Organización o de sus Operaciones. El despacho de materiales por el Proveedor y la recepción por la Organización, ocurren cuando la Organización expresamente envía un listado (una PO Abierta Parcial) con cargo a la PO Abierta Original.
4.	Acuerdos de Consignación de Materiales Esta modalidad se utiliza exactamente por los mismos motivos y circunstancias de las PO Abiertas (materiales de uso muy frecuente de bajo valor o riesgo - Categoría C), pero por la ubicación de las operaciones de la Organización, el Proveedor entrega la posesión de los materiales a la Organización, para que los consuma en el lugar geográfico de sus operaciones. Los precios se pactan por períodos largos (anuales, con revisiones programadas), y se establece el listado de materiales a consignar y el stock mínimo de cada uno de los artículos que el Proveedor debe mantener en el inventario en consignación. La Organización consume los materiales a su propia discreción y, quincenal o mensualmente, se factura lo efectivamente consumido durante el período de control. Este tipo de adquisición contiene costos asociados que no existen en las PO (costos de almacenamiento, costos financieros por el material inmovilizado a disposición de la Organización, costos de mantenimiento, costos de mano de obra para control de entradas y salidas, el resguardo de los materiales en consignación, etc.).
5.	Orden de Compra Confirmatoria Se usa para regularizar el pago a empresas de servicios y pequeñas adquisiciones hechas por la Organización, con (entre otros): 1) Caja Chica, por compras menores “urgentes”, 2) tarjeta de crédito, por compras On Line o en     tienda, 3) débito automático, a empresas de servicios     (telefonía, energía, agua, gas, etc.) Generalmente estas PO Confirmatorias no se negocian, pues se emiten para regularizar la adquisición o el consumo realizado. Las PO Confirmatorias no registran cotizaciones, especificaciones técnicas, evaluación de proveedores o de cotizaciones, o cualquier otro documento típico usado para la emisión de POs. Las PO Confirmatorias se emiten teniendo como respaldo la Factura aprobada y/o sustentada por:  a. la Gerencia del área Usuaria (responsable de      la adquisición o del consumo)  b. la Gerencia de Procurement o la Jefatura de      Compras  c. La Gerencia de Contabilidad, Tesorería o      Finanzas.

 

Observaciones y Comentarios

1.	Para muchas Organizaciones grandes o bien desarrolladas sólo hay un único tipo de Orden de Compra (generalmente, el que les permite los parámetros establecidos en el ERP que usan), por lo que se generan muchas adquisiciones de productos Categoría C y se pueden perder algunas oportunidades de mejora de procesos de compra. Ante esta situación, la Organización reacciona haciendo Contratos por adquisiciones que pudieron hacerse mediante Órdenes de Compra, trasladando la carga de trabajo a otra área.
2.	La aplicación de todas o algunas de estas Órdenes de Compra permite, según convenga a los intereses de la Organización, en un extremo dar rigurosidad a las adquisiciones delicadas, importantes y/o riesgosas, y en el otro, facilitar y agilizar las adquisiciones que no ameritan invertir demasiadas Horas Hombre y recursos. Pero para todos los tipos, es importante no perder la trazabilidad ni la documentación de sustento.
3.	Ningún tipo de PO puede ser utilizado si previamente no ha sido reconocido y establecido en el Procedimiento de Compras, y en los Manuales y Reglamentos de Compras de la Organización.
4.	Hay varios criterios para determinar qué tipo de PO utilizar (además del basado en la categorización ABC). En los procedimientos de muchas Organizaciones, regulan el uso de una u otra PO en función al valor estimado de la adquisición, lo que implica que con la Requisición el Usuario también debe adjuntar los sustentos, respaldos y aprobaciones que correspondan. En más de una ocasión (por los más diversos motivos), se ha detectado que los Usuarios han fraccionado los pedidos para evitar los sustentos que hubieran sido necesarios si hubiesen hecho el pedido total, desvirtuando los controles (respaldos y aprobaciones) y arriesgando los resultados de la adquisición (pues exponen a la Organización a la posibilidad de adquirir los bienes de diferentes Proveedores, cuando debió haberlo hecho de uno que atienda el pedido global), lo que genera un ambiente muy tenso entre el Usuario y Procura (debido a que el Usuario es consciente del fraccionamiento y trata de dirigir la adquisición hacia el resultado que él desea, provocando fricciones innecesarias).
5.	Los Proveedores deben tener presente que no hay un modelo típico, estandarizado u oficial para el documento utilizado como PO o Contrato. Sólo por mencionar los casos extremos, hay muchas PyMEs que adquieren bienes y servicios industriales como lo haría cualquier persona al comprar los suministros para su casa (es decir, de manera presencial en un supermercado o tienda). En el mejor de los casos (cuando existe una relación Comprador-Vendedor muy bien desarrollada), las compras se formalizan llamando por teléfono y enviando la lista por correo electrónico o WhatsApp. En el otro extremo están las Empresas que para adquirir 1 kg de pernos o una lata de soldadura, ejecutan todo el proceso de una convocatoria general (es decir, de manera muy formal, con muchos adjuntos, rondas de consultas y respuestas, etc.) y terminan la adjudicación con una PO muy complicada y reglamentada. Entre estos dos extremos hay una serie de matices que manejan muchos tipos de formatos y modelos de PO. Pero sin importar el tipo de empresa o si la PO es de una hoja o de cientos de páginas, el Proveedor debe tener presente los cuatro elementos legales de una adquisición:  a. Las partes son competentes para comprar-vender.  b. El objeto de la compraventa es apropiado y legal.  c. Las partes consientes los términos.  d. La retribución es ponderable para las partes.

Referencias

La referencia legal es el Código Civil, pero las principales referencias comerciales y académicas son:

1.       UNOPS
Manual de Adquisiciones Rev. 5 (Mayo 2014)
Capítulo 11 – Instrumentos Contractuales
 11.3 Órdenes de Compra
 11.3.1 Órdenes de Compra Estándares
 11.3.2 Órdenes al Acuerdo de Largo Plazo
 11.3.3 Emisiones Basadas en Ofertas Abiertas

2.       Carreño S., A.
Cadena de Suministro y Logística – Fondo Editorial PUCP
  Capítulo 5 – Gestión de Compra
  Sección 6 – Métodos de compra.

3.       Johnson, P., Leenders, M., & Flynn, A., 2012
Administración de Compras y Abastecimiento – McGraw Hill
Capítulo 4 – Procesos y Tecnología del Suministro

4.       PYMEX
Portal de Negocios y Finanzas

Por su experiencia, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (Alfonso Uriarte G., Marta Vergaray, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C.), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Ausenco (Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), CUMBRA (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Rafahel Ruiz R., Patrick Tweddle, Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), MARSA (Nazia Gutiérrez G.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), Corp. Mobano (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), IDOM (Edwin Cristobal), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O., Víctor Alvarado y Eduardo Velásquez, y a los amigos y colegas de Ingeniería, Construcción y Mantenimiento, como Ignacio Calderón V. de Antamina, Dercy Soto V. de Antapaccay, Hugo Soto M. y Jorge Pinazo B. de Buenaventura, Mario Benitez P. de Sonatrach, Ramón Huañape S. de DRP, Javier Rufasto F. de Maestranza Diesel, Francisco Lopez C. y Roberto Bravo de Nyrstar, Javier Bohórquez de EMS, Juan Salas V. de PanAmerican, Zenobio Moreno de COMACSA, César León C. de Bechtel, y Roberto Morillo de SNC-Lavalin.

¡Un saludo a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui