Procura 092 Kickoff Meeting

 

Interacciones Comprador-Vendedor
Reunión de Inicio (kick off meeting) 

Preámbulo
Este es un tema que no corresponde con alguna cláusula o término comercial de una adquisición, sino con las buenas prácticas de gestión de Procurement, por lo que es usual programarla en casi todos los contratos de obras y servicios, y ocasionalmente en las Órdenes de Compra de bienes de alto valor y/o alto impacto en la Organización.
Con este artículo espero alentar a los Activadores y Administradores de Contratos a que utilicen las Reuniones de Inicio como una herramienta práctica que generalmente beneficia a las partes cuando es llevada adecuada y oportunamente.

 

 

Introducción

Según el diccionario Collins, el término kick off (kickoff o kick-off) se refiere a la expresión deportiva usada para indicar el inicio del partido, aunque literalmente significa la patada de inicio o de saque inicial (desde el centro del campo de fútbol). 

En alusión directa a esta expresión deportiva, es que se llamó Kick Off Meeting a las reuniones que daban inicio a los proyectos, en los cuales el Dueño (Propietario), el Mandante (la empresa de Ingeniería) y el Contratante (la empresa contratista o proveedora) se juntaban formalmente para presentar los equipos de trabajo de cada parte, aclarar detalles comerciales, administrativos y técnicos, y dar por iniciado el proyecto emitiendo el Acta de Constitución del Proyecto.

Buscando referencias legales sobre estas reuniones de inicio o de coordinación:

·             El Código Civil peruano no contiene ninguna cláusula referida a reuniones Comprador-Vendedor, de coordinación posteriores a la adjudicación. 

·             La Ley y el Reglamento de Contrataciones del Estado (Título VII Ejecución Contractual) no hace referencias a coordinaciones previas al perfeccionamiento del contrato (porque presupone que el texto de la Ley y del Reglamento, y los anexos y adjuntos aprobados en la evaluación, son suficientes para esclarecer cualquier duda sobre la ejecución). 

·             El Compendio de Normas Legales Vinculadas y Emitidas por la Central de Compras Públicas – Perú Compras, no tiene referencias a coordinaciones con los Proveedores adjudicados, previas al perfeccionamiento del contrato (igual que la Ley y el Reglamento, presupone que toda la normativa vigente es suficiente para esclarecer cualquier duda sobre la ejecución). 

Si revisamos referencias (manuales y procedimientos operativos) de organizaciones internacionales:

·             El Manual de Adquisiciones 2020 de la ONU, no establece algún párrafo o indicación que se parezca a coordinaciones o reuniones de inicio. 

·             El Manual de Adquisiciones Rev. 6.1 de 2019 de UNOPS (cláusula 11.1.3 Conversaciones sobre el contrato con los Proveedores) si establece que la Entidad puede coordinar (después de la adjudicación, pero antes de la ejecución) sobre aclaraciones de los Términos y Condiciones, o sobre detalles comerciales o técnicos, dejando claro que no es una nueva negociación, aunque no especifica que la coordinación debe hacerse mediante una reunión.

Y revisando normas de gestión o administrativas:

·             El PMBOK (Quinta Edición) del PMI, (Capítulo 12 Gestión de las Adquisiciones), dispone efectuar y controlar las adquisiciones de los proyectos, pero por ser una guía orientativa, no llega a establecer o especificar reuniones de coordinación previas al inicio de la ejecución, pero indica que se debe establecer un Sistema de Gestión de Registros (de documentos contractuales y de la correspondencia).

·             La norma ISO 9001, en el párrafo 8.4.2 Tipo y Alcance del Control (por ser una guía, como el PMBOK), tampoco establece reuniones o coordinaciones de inicio, pero indica que “la organización debe asegurarse que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la Organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes”; y que “los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad de la Organización”.

 

Hasta aquí he tratado de mostrar que no existe consenso general (legal o administrativo) sobre cómo verificar que las partes tenemos total claridad del alcance de la adquisición (tanto de que el Proveedor tiene total conciencia de nuestros Términos y Condiciones, como de que nosotros hayamos entendido cabalmente el alcance y las restricciones de las Propuestas de nuestros Proveedores). Pero a la vez, las guías de gestión recomiendan que la Organización debe asegurarse que los bienes y servicios suministrados externamente (es decir comprados o contratados) deben cumplir los objetivos y los requisitos que garanticen la calidad del suministro hecho por terceros. Es aquí cuando se debe tener presente la opción de programar reuniones de inicio como una buena práctica para reducir riesgos e inconvenientes en las adquisiciones.

 

Reunión de Inicio. El enfoque de Procura.

Aunque la reunión de inicio apareció para emitir la partida de nacimiento del Proyecto, su uso se extendió primero a los contratos de Procura (por servicios y obras), y luego a las órdenes de compra de bienes de capital (de muy alto valor o riesgo).

Para órdenes y contratos de Procura los objetivos de esta reunión pueden variar en función al alcance de la adquisición, los riesgos identificados y las expectativas de las partes, pero la finalidad es tratar los temas que pueden ayudar a entender las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes, según los términos y condiciones de compra y de venta aceptados durante la negociación, y que han sido establecidos en la orden o el contrato.

Esta reunión es organizada y convocada por el Activador o Administrador de Contratos (en aquellas Empresas en que las funciones de compra y activación son realizadas por la misma persona, la reunión es organizada por el Comprador o el Formador de Contratos).

Lo usual es que la convocatoria a la reunión de inicio se envíe inmediatamente después del envío de la Orden o el Contrato para la firma del Proveedor, a fin de esclarecer dudas, suposiciones, y posibles errores y omisiones.

Para tener la formalidad necesaria, la convocatoria a la reunión de inicio se hace mediante una carta numerada (es decir, con control documentario), con la agenda a tratar y la lista de los participantes del Comprador (gerente de Procura, Comprador, Activador, Administrador de Contrato, gerente de Ingeniería, Ingeniero, gerente de Contabilidad, Contador, jefe de Supervisión de la Calidad, supervisor de T&L, supervisor de Control Documentario, etc.), en la que se solicita que confirmen la lista de participantes del Proveedor (gerente de Ventas, Vendedor, Administrador de Contrato, gerente de Ingeniería, Ingeniero, gerente de Contabilidad, Contador, jefe de Calidad, jefe de Almacén, supervisor de Control Documentario, etc.).

Tanto el personal del Comprador como del Proveedor deben participar en las Reuniones de Inicio de órdenes de compra y contratos con la intención de:

1.	Alinear objetivos
2.	Presentar a los equipos de trabajo de las dos partes
3.	Explicar el alcance solicitado por el Comprador
4.	Explicar el alcance cotizado por el Proveedor
5.	Identificar riesgos del Proveedor
6.	Exponer riesgos del Comprador
7.	Establecer la fecha formal de inicio de la orden o contrato
8.	Terminar de esclarecer los términos y condiciones del Comprador.
9.	Esclarecer el alcance de los anexos y adjuntos técnicos y comerciales
10.	Explicar los procedimientos comerciales del Comprador: • Control documentario    (comunicación formal y codificación de documentos) • Aprobación de pagos    (sustentos, frecuencia, cargos revertidos, facturación, etc.) • Activación y Administración de Contratos    (frecuencia de las reuniones y del envío de cronogramas,    informes y reportes de avance, producción, progreso, etc.) • Supervisión de la calidad del proveedor    (pruebas, entregables, liberaciones, No Conformidades) • Requerimientos de Tráfico y Logística    (formatos, envases, embalajes y rotulado) • Gestión de reclamos • Gestión de cambios    (cambios de orden y adendas) • Garantías, Fianzas y Seguros • Gestión de sanciones    (penalidades, multas, moras, etc.) • Gestión de permisos y licencias • Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional    (permisos, capacitaciones, programas, planes, etc.) • Gestión Laboral • Gestión de Indicadores (KPI) • Gestión de Subcontratistas
11.	Explicar procedimientos técnicos • Control documentario    (comunicación formal y codificación de documentos) • Gestión de planos    (aprobación, rechazo, cancelación) • Gestión de consultas    (Solicitudes de información, desviaciones, cambios)
12.	Establecer compromisos de las partes, estableciendo roles y designando encargados (nombres de los responsables de los compromisos) y plazos (fechas límites para cumplir los compromisos).

 

Reunión de Inicio. Otros enfoques.

La reunión de inicio es una buena práctica que no es exclusiva de proyectos y de Procura. Es muy usado internamente por muchas empresas (de todo tipo, tamaño y sector) al inicio de un nuevo año fiscal, una nueva campaña de trabajo, una nueva línea de negocio o simplemente para reforzar la visión, la misión, los valores, las políticas y protocolos de cualquier Organización, ante sus propias áreas y empleados (y muchas veces, ante las partes interesadas o stakeholders).

La idea de realizar kickoff meetings es muy variada, pero usualmente se deben a una actitud proactiva con el negocio de la Empresa y se relacionan con presentar cambios, transmitir metas y objetivos, reforzar valores y políticas, intercambiar ideas, temores y soluciones, reenfocar esfuerzos, modificar procesos y actividades, empoderar al personal, etc., para lograr resultados en el corto plazo (como el período de una campaña de ventas o producción, un año fiscal, un proyecto en particular, etc.).

  

Observaciones y Comentarios

1.	La Reunión de Inicio de contratos puede tener diferentes nombres según el tipo de empresa (por ejemplo, algunas empresas constructoras la llaman Pre-Construction Meeting), pero los objetivos, el desarrollo y el modo de registrarla son los mismos.
2.	Las reuniones de inicio de Órdenes y Contratos requieren: • Invitación formal a participar • Confirmación formal de los participantes • Que sea convocada inmediatamente después    de la adjudicación • Que se sepa la agenda a tratar (desde la invitación) • Que sea registrada en un Acta de Inicio    (o en una minuta de reunión de inicio) • Que el acta sea firmada por los participantes    (o un representante del grupo)
3.	Las reuniones de inicio de órdenes y contratos no requieren: • Quórum mínimo • Ser presenciales    (se puede usar medios virtuales)
4.	Los plazos desde que se negocia una Propuesta hasta que se adjudica una orden o contrato pueden ser muy variados (para Bulk Materials, algunos Commodities y servicios estandarizados pueden ser algunos días o pocas semanas, pero para servicios complejos y obras, los plazos podrían ser varios meses). Por esta razón (el riesgo de que el tiempo transcurrido hasta la adjudicación se extienda demasiado) es que debe tenerse claro que el objetivo o la finalidad de las reuniones de inicio no es renegociar la orden o el contrato debido a los cambios o variaciones que pueden haber ocurrido en este plazo. Lo usual y formal es que los cambios que se produzcan desde la fecha en que se negoció la Propuesta hasta que se adjudicó el pedido, se manejen con el procedimiento de gestión de cambios.
5.	Para los Proveedores, según aplique, la reunión de inicio es también la oportunidad para que realicen la presentación extensa de la propuesta ante el personal clave de la Organización, para que sustenten (si hubiese) la necesidad de procesar los cambios y actualizaciones que podrían haber ocurrido desde que se negoció la adjudicación (debido a variaciones de precios, del alcance, etc.) y, dependiendo de cómo fue la negociación, pulir malentendidos y reforzar la relación.
6.	Para los Proveedores que leen el blog y el personal de Procura que se encarga de gestionar las relaciones con los Proveedores (SRM), les sugiero revisar la Guía para proveedores de UNOPS eSourcing, de May-2019). Esta es una interesante síntesis de recomendaciones que está dirigida a los Proveedores de UNOPS, pero que explica cómo debe proceder e interactuar cualquier Proveedor profesional con cualquier Comprador profesional.

 

 

Referencias

La información disponible sobre kickoff meeting es muy puntual y según los rubros de las empresas o los tipos de contratos, hay varios enfoques para abordar estas reuniones (con propósitos muy diferentes a veces), pero les sugiero revisar los siguientes enlaces:

1.	Blog el Arte de Pensar, de Gonzalo Álvarez M., Alberto García C., y Yaiza Guimaré El kick-off meeting, el pilar de la comunicación en tu proyecto
2.	Blog Job and Talent, No lo llames reunión, llámalo Kick off
3.	The Digital Project Manager, Ben Aston Como ejecutar un Kickoff Meeting excelente
4.	Wikipedia, La Enciclopedia Libre Reunión inicial
5.	Blog QuizPM Reunión de Lanzamiento de un nuevo proyecto

 

En internet hay varios modelos de cartas y de minutas para reuniones de inicio, pero les sugiero revisar los siguientes enlaces para tener dos modelos en MS Word:

a. Carta KOM 
b. Minuta KOM 

 

Hay varias experiencias y anécdotas de reuniones de inicio, por lo que invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Michael Socolich M., Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Mercedes Tello, Miguel Calsín M., Elisa Caballero, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Hudbay (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Pluspetrol (Javier Rojas I.), Minsur (Julio Vilca D.), Barrick Gold (Michel Acuy y Dean V. Valdivia G.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz R., Aldo Zegarra L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), Atlas Copco (Richard Barrios C.), DRP (Tito León A., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Paul Briones y Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores), así como a Carlos Bustamante S., Bruno D. Castillo, Juan C. Núñez A., Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.

¡¡Saludos a Todos!!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui