Procura 061 Procedimientos de Adquisiciones

Procedimiento de Adquisiciones

Preámbulo

En varios artículos previos he mencionado que tal o cual función o proceso de Procurement debe hacerse en base a las pautas y/o indicaciones establecidas por la Organización en sus políticas, procedimientos, manuales y estándares propios (es decir, de uso interno).

En este artículo les presento una “plantilla” (en MS Word) de un Procedimiento de Adquisiciones que preparé para una pequeña empresa que buscaba certificar a ISO 9001:2008, y que puede servir como punto de partida para muchas Organizaciones que desean hacerse de uno o que les permita revisar sus actuales procedimientos.

Introducción

Desde que apareció ISO 9001 (Gestión de la Calidad), muchas Organizaciones se adherieron pensando en las ventajas que significaba (principalmente el desarrollo organizacional y la mejora de desempeños), pero sobretodo porque era una manera de seguir interactuando con otras empresas que también tenían esta Certificación.

A esto se sumó otros sistemas de gestión (de los que sobresalen ISO 14001 Gestión Ambiental, ISO 45001 Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, ISO 50000 Gestión Energética, ISO 22000 Gestión de Inocuidad Alimentaria, ISO 27001 Gestión de la Seguridad de la Información, ISO 28000 Gestión de la Seguridad para la Cadena de Suministros, ISO 39001 Gestión de la Seguridad Vial, ISO 19600 Gestión de Compliance o cumplimiento legal, ISO 26000 Gestión de la Responsabilidad Social Corporativa, entre otros de aplicación más específica), que dio lugar a la creación de un área denominada Sistemas Integrados de Gestión.

Dependiendo del tipo, el tamaño y las expectativas de hacer negocios de cada Organización, estas pueden adherirse a uno o más sistemas de gestión ISO (incluso, algunos de ellos se implementan pero no se certifican).

Sea cual fuese el motivo, ISO requiere que las Organizaciones establezcan y organicen sus políticas y procedimientos, los recursos, la documentación, los planes, los controles, las auditorías y las revisiones para la mejora continua.

Es así como cada área de la Organización debe establecer sus procesos mediante políticas (policies), procedimientos (procedures), manuales (manuals), estándares de operación (standards), plantillas de trabajo (templates) y listas de verificación (checklists), que permitan la trazabilidad, la evaluación y mejora continua, y la reducción de riesgos.

Es más que evidente que no es necesario que la Organización tenga la certificación ISO para trabajar como si la tuviera (ya que también podrían implementar un sistema en busca de una posterior certificación o tal vez sólo para ser homologados para una empresa con certificación ISO).

Con este enfoque, Procurement (Procura o Logística) maneja varios procedimientos y estándares que le permite organizarse y trabajar en ambiente ISO.

En general no hay una plantilla o formato establecido. Algunas Organizaciones manejan un procedimiento por cada función de Procura, otras lo hacen por cada proceso y las hay aquellas que sólo establecen una Política de Procura (en función a la visión y la misión de la Organización), respaldados por un paquete de manuales, estándares y formatos de trabajo.

Cada Organización es única y con singularidades propias, por lo que deberá preparar y establecer sus Procedimientos de acuerdo a los recursos con que cuente (informáticos, laborales, económicos, financieros, inmobiliarios, etc.), las restricciones y expectativas que tenga, y a los riesgos que controle y administre.

  

Procedimiento de Adquisiciones

En su expresión más extensa, los procesos de Procurement deberían incluir la documentación de procedimientos, manuales y plantillas para:

a.	Administración de Materiales	(ver Procura 007 y 026)
b.	Compras	(ver Procura 024, 037 y 038)
c.	Activación	(ver Procura 004, 013 y 049)
d.	Contratos	(ver Procura 006 y 054)
e.	Aseguramiento de la Calidad del Proveedor	(ver Procura 005)
f.	Tráfico y Logística	(ver Procura 002 y 035)
g.	Almacenes	(ver Procura 008)

En atención a lo dicho, para adquisiciones los procedimientos pueden establecerse para Compras, Activación y Contratos por separado, o aprovechando las similitudes, para el grupo de funciones y procesos.

En el link Procedimiento de Adquisiciones les presento una plantilla en MS Word para que la puedan revisar, modificar y acondicionar a sus propias Organizaciones. Este procedimiento se preparó para una pequeña empresa que se preparó inicialmente para ser homologado pero luego de un año obtuvo la certificación ISO 9001:2008. Por vigencia de la Cláusula de Confidencialidad, he modificado y adaptado nombres, fechas y referencias.
 

En este otro enlace Procedimiento Adquisiciones 2 les presento otra plantilla en MS Word, de una empresa certificada en ISO 9001:2008, pero que luego de varias auditorías internas, reformuló sus procesos de Procura (esta Organización no hace Supply Chain Management, porque el responsable de las adquisiciones no es el responsable de la cadena de distribución de los productos terminados).

En estas plantillas se debe tener en cuenta que:

a.       El texto “La Organización” debe ser cambiado por el nombre de la empresa que desee hacer suyo el documento.

b.       Dependiendo del tamaño, tipo y rubro de cada Organización, se debe incluir “Definiciones”, “Alcances”, “Organización”, los “Diagramas de Flujo” de los procesos, y el detalle de las funciones y procesos. En este caso particular, la Organización decidió que el proceso de Compra, Activación y Contratación sean unificados y realizados indistintamente por cada responsable que sea asignado.

c.       No he incluido los planes y formatos que indica el documento porque fueron establecidos en las reuniones de trabajo por el propio personal de la Organización, durante la etapa de evaluación de procesos y formación del programa de gestión.

d.      La Organización decidió no tener la función de Supervisión de la Calidad de Proveedores, pero contrataría el servicio de acuerdo a la evaluación de riesgos de la adquisición y/o a los requerimientos de sus clientes. El texto contenido en la plantilla es una modificación que he hecho al documento original que debe ser ampliado, mantenido o eliminado por quién desee usar la plantilla.

Observaciones y Comentarios

1.	El Procedimiento de Adquisiciones del estado es la Ley N° 30225, y el Reglamento establecido en el Decreto Supremo N° 350-2015-EF y sus “n” modificatorias. Aunque se piense lo contrario, son documentos bastante completos pero que están limitados por el concepto “sólo puedes hacer lo que la ley establece” (distinto al de las Organizaciones privadas que dice “puedes hacer todo lo que la ley no prohíbe”), por lo que se vuelven engorrosos y limitantes, resultando en gestiones complicadas y muchas veces poco eficientes.
2.	En internet hay varios Procedimientos de Adquisiciones, pero les recomiendo revisar el de UNOPS (United Nations) y el de FIDA. Ver “Referencias” para acceder a los links.
3.	Decir que cada Organización debe preparar sus Manuales o Procedimientos de Adquisición de acuerdo a sus recursos y restricciones, parece muy lógico pero a veces no parece evidente. De ahí que, aunque tengan organigramas muy parecidos, no todas las Organizaciones tienen los mismos manuales y procedimientos. A manera de ejemplo, hay empresas pequeñas que no tienen almacén, pero administran materiales, los compran, los verifican y los entregan a sus clientes, y en el otro extremo hay otras que su visión y misión están enfocadas en el servicio de almacenamiento (es decir, el proceso de almacenar es una función operativa y no  una función de Procura).

Referencias

1.	IICA – Manual para la Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
2.	OPS – Manual de Procedimientos de Compras de la OPS
3.	FIDA – Manual de Adquisición de Bienes y Contratación de Obras y Servicios
4.	UNOPS – Manual de Adquisiciones Rev. 6
5.	PEMEX – Disposiciones Generales de Contratación para Petróleos Mexicanos
6.	Rio Tinto – Publications & Policies
7.	PeruPetro – Portal de MAPRO (Manual de Procesos y Procedimientos)
8.	Calidda – Portal – Manual de Contratación

La confidencialidad es uno de los pilares de Procurement, pero sin llegar a hacer algo indebido y dentro de las posibilidades de cada uno de los amigos y colegas de Procura, los invito a compartir políticas, procedimientos, manuales y formatos de las áreas de Control de Materiales, Compras,  Contratos, T&L, Almacenes y/o Supervisión de la Calidad del Proveedor.

Espero que se animen a participar los profesionales que conozco de Procura, como  Antonio Rodriguez, Carlos Poves, Nicolás De la Cruz, Mario Parreño y Jorge Sandoval de DRP, Julio Vilca de Milpo, Rodrigo Opazo, Leopoldo Denegri, Paul Queens D., Mario Benitez, Bárbara Flores y Ruth Camavilca de Bechtel, Jorge Endo, Eduardo Arenas y Alberto Timoteo de Fluor, Eduardo Velásquez de Wood, Michel Acuy de Ausenco, Julio Cabellos de JC Logística, Miguel Aguirre de Vale, Jorge Oyague de Lumina, Raphael Ruiz de CESEL, Percy Cristobal de El Brocal, Jorge Apaza y María Bartra de Las Bambas, Manuel Zelada de Grupo Romero, Javier Rojas de Pluspetrol y Crisman Chirinos de Enersur GDF, Roy Arrollo, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Alberto Velarde y Xenia Rodríguez de Cerro Verde, Julio Cisneros y Luis Osorio de Chinalco, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Roberto Quispe F. de SNC Lavalin, así como a Victor Alvarado y Enrique Sáenz de ESAN, Ángella Estrada (Seoing) y Carolina Castillo (ESAN), así como a Cristian Raraz, Alfonso Pasapera, Ulises Proaño, Roxana P. Vásquez y Fernando Linares.

¡¡Un saludo a Todos!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui