Procura 062 Especificaciones Técnicas - Condiciones de Sitio

Procura 062 Especificaciones Técnicas - Condiciones de Sitio

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Antecedentes

En Procura 032 mencioné sobre la necesidad de que cada Organización debe tener especificaciones técnicas y comerciales propias, y que la mayor o menor complejidad de las especificaciones dependerá de manera directa con el servicio o bien a adquirir, porque no es suficiente ni conveniente usar descripciones exigentes y abundantes para tratar de realizar procesos seguros de adquisición. 

En este artículo les comento sobre la aplicación y el alcance del anexo Condiciones de Sitio (diferente a las Condiciones Generales de Compra o Contratación), y de cómo debe ser preparado y presentado.

Introducción

Es común pensar que un bien, servicio u obra puede ser convocado a cotizar y adquirido sin importar donde será usado o ejecutado (refiriéndonos al Perú, diríamos que da igual comprar o contratar para la costa, la sierra o la selva), lo que implica pensar que la ubicación (el Sitio) donde se usará un producto o se ejecutará un servicio no es relevante de ser avisado a los Proveedores y Contratistas durante la Convocatoria, y tampoco sería importante de ser establecido en la Orden de Compra o Contrato.

Aunque para la mayoría de industrial commodities (como planchas y perfiles de acero, pernos y tuercas, tuberías, cables y cadenas, repuestos, empaquetaduras y sellos, etc.) y algunos servicios esto podría ser así, fue la industria de la construcción la primera en enseñarnos que hay muchas excepciones en las que las condiciones ‘particulares’ del sitio deben ser advertidos a los Proveedores en las convocatorias (para que sean tomadas en cuenta en sus cotizaciones y propuestas) y ser expresamente reconocidos como leídos por los Proveedores que confirman la aceptación de una Orden de Compra o Contrato.

A manera de ejemplo, les presento tres circunstancias técnicas que deben ser comunicadas a los Proveedores para que las tengan en cuenta al preparar sus cotizaciones y propuestas:

1.	Agua Industrial. Todas las especificaciones de concretos establecen características técnicas del agua que debe ser empleada en su preparación (como el pH (la acidez o la alcalinidad), la turbidez, la cantidad máxima de los sólidos en suspensión, etc.). Teniendo esto en cuenta, para un Contratista constructor, es importante que se le advierta (sólo por mencionar algunas consideraciones) sobre: a.    La calidad del agua. En la ciudad no es la misma que en el campo (lo que implica un tipo de tratamiento para utilizarla), pero tampoco es la misma en la costa, en la sierra o en la selva (lo que implica otro tipo de tratamiento). b.     La disponibilidad de agua. No es la misma en un valle de la costa o en una montaña de la sierra (porque puede implicar la subcontratación de cisternas y/o el alquiler de los equipos para hacer el transporte hasta el lugar de la obra).
2.	Fuentes de Energía. En el Perú, la energía eléctrica de uso residencial y comercial es de 220 Voltios, 60 Hertz, monofásica, y la de uso industrial es 440 Voltios, 60 Hertz, trifásica, ambas de suministro constante y permanente. Esto no siempre es así, debido a que la generación ocasionalmente tiene fluctuaciones que podrían afectar la operación de los equipos e instrumentos (y dependiendo de la sensibilidad de los aparatos, hasta podría dañarlos). Pero existen condiciones especiales. Para motores de potencias muy altas no es técnico operar a 440 Voltios, por lo que algunas industrias “transforman” la corriente a 2,300 V, 4,000 V y hasta 11,000 V, y las fluctuaciones afectan de manera más significativa a los equipos.
3.	Altitud de Operación. La experiencia ha demostrado y los estudios han confirmado que varios equipos eléctricos pierden eficiencia a medida que son instalados a gran altitud (que corresponde a la ubicación de la mayoría de minas y ciudades de la sierra del Perú). La mayoría de motores eléctricos son diseñados para operar a toda su potencia, hasta los 1,000 m.s.n.m. (según la norma NEMA MG-1), pero a altitudes mayores sólo podrán proporcionar una parte de la potencia a nivel del mar. Jugando un poco con este tema, no es que a los motores les dé “Mal de Altura” (o Soroche), sino que por la menor densidad del aire disminuye la capacidad de auto-enfriamiento del motor eléctrico y esto afecta la eficiencia del equipo. Con los motores de combustión interna y quemadores industriales ocurre también una pérdida de rendimiento con la altitud de operación. Esta circunstancia, afectará cualquier equipo en el que estén instalados los motores eléctricos y de combustión interna. Y me refiero a equipos de oficina (servidores, computadoras, faxes e impresoras), equipos de hospitales, hoteles, cocinas y comedores (cocinas eléctricas o a gas, hornos, lavadoras, aspiradoras, refrigeradoras y congeladoras), vehículos y equipos de movimiento de tierra (autos, camionetas, camiones, tractores, montacargas, retroexcavadoras, motoniveladoras, topadoras, grúas, etc.) y cualquier otro equipo domiciliario o industrial que los contenga (grupos electrógenos, ascensores, máquinas de soldar, compresores, bombas de agua, aceite, combustible o aditivos, sistemas de fajas transportadoras, sistemas de transporte neumático, chancadoras y molinos, celdas de flotación, sistemas de riego, máquinas herramientas, instrumentos, hornos rotatorios, trefiladoras, roladoras, plegadoras, etc.).

Resulta más que evidente que estos tres ejemplos no son las únicas circunstancias y condiciones, propias del lugar de uso (como la altitud) o de la operación (como el suministro eléctrico), que deben ser comunicadas a los Proveedores y Contratistas.

La identificación de toda esta información se resume en un documento formal y oficial de la Organización denominado Condiciones de Sitio, que se envía en todas las convocatorias (RFQ, RFP o RFB) y forma parte del conjunto de anexos de todas las Órdenes de Compra y Contratos.

Condiciones de Sitio (Site Conditions)

La especificación Condiciones de Sitio o Condiciones Generales de Sitio (General Site Conditions) es el documento que compila todas las condiciones y características ambientales y operativas propias del lugar de uso de un bien o de ejecución de un servicio.

El contenido de este documento varía dependiendo del rubro de la Organización, pero normalmente contiene:

1.	Generalidades Establece el alcance del documento y las responsabilidades de su uso.
2.	Ubicación Establece la posición geográfica y la altitud del lugar.
3.	Datos Climáticos Establece las condiciones naturales promedio y/o estacionales de la Ubicación (temperaturas, humedad, características del viento, precipitación, luminosidad, polución, sismicidad, etc.)
4.	Disponibilidad de Agua Establece las características físicas y químicas del agua, y las condiciones de las fuentes (turbidez, pH, conductividad, dureza, sólidos disueltos, solidos sedimentables, proximidad y características de las fuentes, etc.)
5.	Suministro Eléctrico Establece la fuente, las fluctuaciones promedio, las características del sistema, factor de potencia, especificaciones aplicables, etc.
6.	Servicios Industriales Establece (según apliquen) las características y disponibilidades de: a.     Aire Comprimido (presión y temperatura) b.    Oxígeno (presión y pureza) c.     Combustibles disponibles (diesel, gasolinas, gas natural, propano, etc.) d.    Vapor (presión y temperatura saturada)
7.	Accesos Establece las características, regulaciones y restricciones de las rutas de acceso a la ubicación (carreteras, ferrocarril, marítimo, aéreo o fluvial)
8.	Acomodaciones Establece la disponibilidad de alojamientos, alimentación y transporte local, en la Ubicación.
9.	Restricciones Establece las condiciones y limitaciones legales, técnicas y comerciales aplicables en la ubicación (seguridad ocupacional, seguridad empresarial, excepciones, etc.)

Tratando de priorizar la importancia de los documentos técnicos enviados a los Proveedores y Contratistas, definitivamente el primero es el que establece el alcance del requerimiento de la Organización (es decir, el que establece qué se quiere adquirir). El siguiente documento en importancia técnica es la especificación Condiciones de Sitio, porque le presenta la mayoría de condiciones técnicas y operativas que son propias de las características ambientales del lugar de operación, uso o ejecución, y que si no son tomadas en cuenta, afectarán el alcance, el costo, el plazo de entrega o ejecución y/o la calidad.

Entendiendo así esta especificación, este documento debe ser utilizado para todas las convocatorias y el Comprador o Formador de Contratos debe asegurarse que el Proveedor o Contratista ha leído y entendido el alcance y las pautas establecidas en este anexo. Es la manera más profesional de decirles:

“Nosotros no vamos a comprar lo que ustedes nos quieras Vender,
Ustedes nos van a vender lo que nosotros queremos Comprar”

Cuando se envía la Orden de Compra o Contrato aprobado por la Organización, una de las primeras acciones del Activador (Expediter) o Administrador de Contratos (Contract Administrator) es verificar la recepción y la aceptación de la Orden o Contrato, e inmediatamente, verificar que el anexo Condiciones de Sitio también ha sido recibido, revisado y aceptado.

En el enlace TSL-0100-01 les presento una especificación que la pueden usar como plantilla o referencia para que cada uno prepare su propia especificación Condiciones de Sitio; está en formato Adobe Acrobat (pdf) y en inglés, pero lamentablemente es la única para la que no tengo restricciones de compartir. Otra especificación muy completa que nos sirve de referencia es el Site Conditions de BP Refinery Kwinana,

Observaciones y Comentarios

1.	A manera de ejemplo, mediante esta especificación es que se puede entender porque una misma obra (es decir, el mismo alcance) que se ejecuta en Sitios distintos, no tiene el mismo valor de ejecución (tendrán diferentes costos), ni el mismo plazo de ejecución (plazos singulares). De manera gruesa, tres puentes de concreto de 10 metros de largo, dos carriles, 60 TM de capacidad de carga y los mismos acabados (es decir, los tres con el mismo alcance) que deben construirse uno en Piura (costa norte), otro en Puno (sierra sur) y el último en Pucallpa (selva central), no costarán igual ni se ejecutarán en el mismo tiempo, simplemente porque las condiciones de sitio no son iguales.
2.	El uso de la especificación Condiciones de Sitio (cuando es bien preparado y continuamente actualizado), puede proteger a la Organización de las características particulares de su ubicación y/o de las singularidades de su operación.
3.	Para las Organizaciones con operaciones en ubicaciones rurales y/o inhóspitas, esta especificación es la primera alerta a los Proveedores sobre las condiciones extremas del tránsito a través de varios climas (seco y muy polvoriento en la costa, frío, lluvioso o con nieve en la sierra, y húmedo y caluroso en la selva). La sección “Accesos” debe establecer claramente estas características para que el Proveedor comprenda que los embalajes deben ser lo suficientemente reforzados para soportar la manipulación excesiva, las condiciones adversas del tránsito hasta el Sitio y el acondicionamiento adecuado que debe darse a los materiales y equipos.
4.	Esta especificación también alerta a los Contratistas sobre las acomodaciones que encontrará cuando se movilice para ejecutar una obra o servicio. La disponibilidad de alojamientos, lugares de alimentación y de acceso a tratamientos médicos u hospitalarios. Por ejemplo, esta información le permitirá decidir si deberá contratar el alojamiento y la alimentación en la zona, o si deberá contratar e instalar dormitorios y comedores portátiles.
5.	Hay muchas causas y motivos que pueden ocasionar cambios, modificaciones o desviaciones (problemas de transporte, de diseño, de calidad de insumos, de fuerza mayor, de disponibilidad, de cumplimientos legales, ambientales  o de seguridad, etc.), que pueden ocasionar reclamos y conflictos entre la Organización y los Proveedores, pero el que Procurement nunca debería aceptar es el de falta de entendimiento de las singularidades establecidas en la especificación Condiciones de Sitio.
6.	Hacer u obtener una especificación "Condiciones de Sitio" puede ser costosa (sobre todo si la Organización tiene varios Sitios que reportar) debido a la numerosa información a incluir por distintas especialidades (ya que contiene información de ingeniería civil, ingeniería eléctrica, ingeniería mecánica, ingeniería electrónica, ingeniería de transportes, etc.), y que requiere de una serie de pruebas y ensayos, pero cuando la tienen, es un documento que: a.    Permite adquisiciones más acertadas (alcances con menos desviaciones, costos más aproximados, y plazos más confiables). b.    Reduce varias causas de reclamos. c.    Permite visualizar algunos riesgos.

Referencias

Aunque no todos comparten la opinión de usar Especificaciones Técnicas de la Organización, invito a comentar o compartir opiniones a los amigos y colegas de Procura, como Luis Osorio, Tito León y Nicolás De la Cruz de Doe Run, Julio Vilca de Milpo, Ruth Camavilca, Dina Valentín, Nazia Gutiérrez y Héctor Lopez de Bechtel, Eduardo Arenas, Jorge Endo, Alfonso Uriarte y Alberto Timoteo de Fluor, Alberto Velarde de Cerro Verde, Julio Cisneros de Chinalco, Eduardo Velásquez de Wood, Miguel Aguirre de Vale, Jorge Oyague de Lumina Copper, Raphael Ruiz de CESEL Ingenieros, Manuel Zelada de Grupo Romero, Crisman Chirinos de Enersur GDF, Luis Garro de Bureau Veritas, Javier Bohórquez de Santo Domingo, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Antonio Traverso y Marta Vergaray de CCM2 Lima, Milton García de M3 Ingeniería, Gustavo Cornejo de TASA, Frank Moritz de FLSmidth, Xenia Rodríguez, Enrique Sáenz, Cristian Raraz, Fernando Linares, Roy Arrollo, Alfonso Pasapera y Victor Alvarado de ESAN.

¡¡¡Un saludo a todos!!!

Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui