Procura 071 Procedimiento de Contrataciones

Procura 071

Procedimiento de Contrataciones

Preámbulo

En Procura 061 les comenté sobre un Procedimiento de Adquisiciones, de una pequeña empresa que se estaba preparando para implementar ISO 9001:2008, y aunque era muy básica, era suficiente para sus propósitos, y cumplía con establecer las políticas, procedimientos, manuales y estándares propios con los que iba a operar y proceder.

En este artículo les presento una “plantilla” (en MS Word) de un Procedimiento de Contrataciones revisado por una empresa, que resultó del análisis y la revisión de sus procesos (producto de su propio trabajo de Mejora Continua), y que puede servir como punto de partida para otras Organizaciones que desean hacerse de un procedimiento o que les permita revisar el que tengan actualmente.

Introducción

Contratos es el área de Procurement (Procura o Logística) en el que la mayoría de Organizaciones consideran que su función llega hasta la emisión del contrato (es decir, del documento con los alcances, precios, plazos y demás detalles legales), y que:

   a.    El servicio u obra se ejecutará de manera automática, sin inconvenientes y sin mayor intervención de la Organización, hasta la recepción del servicio.

     b.    El control y la verificación de la ejecución del servicio se entrega totalmente a otra área de la Organización, y el área de Contratos es sólo un espectador pasivo de lo que pueda ocurrir.

Este concepto no se ajusta a las indicaciones de ISO 9001 (ni de las demás normas de gestión), que en la cláusula 8.4 “Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente” establece que “la Organización debe asegurarse que … los servicios suministrados externamente no afecten de manera adversa a la capacidad de la organización  …”, y teniendo en cuenta que los requisitos a cumplir por un Contratista no son sólo técnicos u operativos, sino que también hay requisitos administrativos, legales, laborales, ambientales y hasta sociales, en la cláusula 8.4.d indica que “La Organización debe determinar la verificación u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos”.

Bajo el enfoque de procesos ISO, se entiende por qué la función de contratación no llega sólo hasta la emisión del documento de contratación y por qué el proceso de Contrataciones tiene los subprocesos de Formación de Contratos y de Administración de Contratos (ver Procura 006 y Procura054).

Procedimientos de Contrataciones

Como se ha dicho antes, no hay una plantilla o formato establecido, que sea peor o mejor que otro. Algunas Organizaciones manejan un procedimiento de contrataciones por cada subproceso, otras lo hacen por el proceso integral, y las hay aquellas que sólo establecen una Política de Procura (en función a la visión y la misión de la Organización), respaldados por una serie de estándares y formatos de trabajo.

Cada Organización es única y establecerá sus Procedimientos de acuerdo a sus recursos (informáticos, laborales, económicos, inmobiliarios, etc.) y a sus restricciones, por lo que deberá prepararlos en función a su realidad y no a sus expectativas.

En este enlace: Procedimientode Contratación, les presento una plantilla en MS Word para que la puedan revisar, modificar y acondicionar a sus propias Organizaciones. Este procedimiento fue preparado para una empresa con certificación ISO 9001:2008 que en base a sus propias auditorias internas y aplicando el concepto de Mejora Continua, analizó y actualizó sus procedimientos y formatos, introduciendo el subproceso de Administración de Contratos. Por confidencialidad, he modificado y adaptado nombres, fechas y referencias.

En esta plantilla se debe tener en cuenta que:

a.       El texto “La Organización” debe ser cambiado por el nombre de la empresa que desee hacer suyo el documento.

b.       Dependiendo del tamaño, tipo y rubro de cada Organización, se debe validar los contenidos de “Definiciones” y “Responsabilidades”, y agregar “Alcances”, “Organización”, y el “Diagramas de Flujo” de los procesos.

c.       No he incluido los formatos que indica el documento porque son parte del Know How de la Organización.

d.       A la fecha en que se realizó esta revisión, la Organización:

·           No utilizaba algún ERP para registrar y administrar las contrataciones (ahora lo hace de forma parcial).

·           Estaba revisando la opción de implementar el Sistema de Gestión Antisoborno (ISO 37001).

Observaciones y Comentarios

1.	El área de adquisiciones de esta Organización, poniendo en práctica los principios de la gestión de la calidad ISO (enfoque al cliente, enfoque a procesos, mejora, etc., y el ciclo de Deming: Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), comprendió que no incluir un responsable de Contratos en el seguimiento y control de la ejecución de los servicios y obras era una evidencia de No Conformidad porque el área perdía el control sobre los servicios “suministrados por externos” y decidió incluir entre sus funciones el subproceso de Administración de Contratos (tal como hacen muchos proveedores y constructoras transnacionales). Entonces, el proceso de Contratación de Servicios lo estableció como el resultado de los subprocesos de Formación de Contratos y Administración de Contratos.
2.	Muchas Organizaciones aún piensan que poniendo el mayor rigor posible al subproceso de Formación de Contratos (es decir, a la parte que hace la adjudicación y emite el documento de contratación), se liberarán o mitigarán los problemas de ejecución defectuosa, de sobrecostos por coimas durante la adjudicación, de servicios mal ejecutados por contratos mal preparados, y/o de pérdidas económicas por reclamos que favorecen indebidamente al Contratista. Viendo las evidencias de las constructoras locales (Club de la Construcción) y de las constructoras brasileñas, la experiencia ha demostrado que las coimas y los perjuicios pueden ocurrir en cualquier etapa del ciclo de vida de un contrato. Lo real es que el problema no es sólo de Procura sino de la Organización. Si el Usuario (Ingeniería, Proyectos, Operaciones, Mantenimiento, etc.) prepara Especificaciones o Expedientes Técnicos que no tienen la precisión suficiente, o si no tiene claro lo que requiere (como ocurre en los proyectos Fast track) o si no tiene las calificaciones técnicas suficientes para rechazar una propuesta mal preparada por un postor: ·        ¿Podrá el Formador de Contratos arreglar estas deficiencias durante la convocatoria y la adjudicación, y emitir un contrato justo para las partes? ·        ¿Podrá el Administrador de Contratos evitar que el Contratista pida adendas y cambios de órdenes en su beneficio o indebidamente en contra de la Organización? Si nos enfocamos en como mitigar sobornos y coimas, usualmente buscamos poner santos en el proceso de Formación de Contratos, pero los grandes problemas están en la supervisión de la ejecución y no en la Formación. Si además nos enfocamos en los resultados por contratos adjudicados con malos sustentos, también debemos reconocer que Administración de Contratos no está conformado por magos que van a convertir un mal expediente técnico y un pobre alcance, en un escudo anti reclamos, anti adendas y anti cambios de orden. Un mal contrato no es producto de un mal manejo de las contrataciones, sino el resultado de una Organización con áreas y jefaturas poco o mal involucradas en los procesos y los intereses de la Organización.
3.	La plantilla compartida, además de mostrar procesos, definiciones y responsabilidades del área de Contrataciones, nos presenta algunos de los conocimientos y calificaciones que deben tener los Formadores y Administradores de Contratos (conocimientos de normas legales, procedimientos técnicos, reconocimientos de “Debida Diligencia”, habilidades de comunicación y liderazgo). Para más detalles, les sugiero revisar la Referencia 6 (ver abajo: Codelco - Manual de Administración de Contratos.

Referencias

1.	IICA – Manual para la Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
2.	FIDA – Manual de Adquisición de Bienes y Contratación de Obras y Servicios
3.	PEMEX – Disposiciones Generales de Contratación para Petróleos Mexicanos
4.	PeruPetro – Portal de MAPRO (Manual de Procesos y Procedimientos)
5.	Calidda – Portal – Manual de Contratación
6.	Codelco – Manual de Administración de Contratos

Para terminar, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Alfonso Uriarte, Eduardo Arenas y Jorge Endo (Fluor), Michel Acuy (Ausenco), Tito León A. y Haydee Cornejo (DRP), Fabrizzio Gonzales B. (Los Portales), Jorge Oyague (Lumina), Jesús Mendoza (BSH), Milton Garcia (M3 Engineering), Marta Vergaray y Antonio Traverso (CCM2 Lima), Percy Cristobal (El Brocal), Roberto Quispe F. (SNC Lavalin), Ángella Estrada (Seoing) y Carolina Castillo (ESAN), así como a Xenia Rodríquez., Cristian Raraz, Miguel Aguirre, Alfonso Pasapera, Ulises Proaño, Roxana P. Vásquez y Fernando Linares.

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui