Procura 038 Búsqueda de Proveedores Industriales

Procura 038  Búsqueda de Proveedores Industriales

Para cualquier Organización, la identificación de sus requerimientos y necesidades es el primer paso del proceso de aprovisionamiento (que se concreta y formaliza cuando el Usuario emite la Requisición de Bienes y Servicios y las Especificaciones Técnicas con los adjuntos que la complementan).
Luego de varios subprocesos y actividades internas de Procura, el siguiente paso es la identificación de fuentes de suministro (que formalmente se establecen y registran en Estudios de Mercado y/o en una Lista de Proveedores Calificados de la Organización).

En este artículo sólo voy a presentar algunas fuentes confiables para la búsqueda de Proveedores, y dejo para otra ocasión el tema de Gestión de Proveedores, que implica el Desarrollo de Proveedores, las Técnicas de Selección y Evaluación de Proveedores, y la Gestión de Relaciones con los Proveedores (Supplier Relationship Management o SRM).

Búsqueda de Fuentes de Suministros

La búsqueda de Proveedores es una actividad permanente que se mantiene incluso en las Organizaciones con muchos años de vida y experiencia, pues la Organización nunca deja de buscar alternativas de empresas que se adhieran o se ajusten más a las condiciones comerciales  preferidas (mejores precios, plazos y términos comerciales), a las condiciones técnicas (aseguramiento de la calidad; garantía técnica; capacitación, asistencia técnica y servicios postventa; etc.) y/o a las condiciones profesionales o legales (política de devoluciones; manejo de sistemas de calidad, ambiental, seguridad y responsabilidad social; homologación ISO; manejo de reclamos y controversias; etc.).

Entre los pioneros en la búsqueda de productos y proveedores, Thomas Publishing Co. (ahora ThomasNet) es una empresa que en 1898 imprimió el primer catálogo industrial de fabricantes norte americanos, que luego llegó a tener una colección impresa de tomos que contenía a más de 650,000 empresas. En el ámbito local o doméstico, la principal fuente siempre fue las Páginas Amarillas; cualquier necesidad que hubieras tenido, primero buscabas entre sus páginas y luego revisabas otras fuentes.

Desde que se popularizó Internet, los catálogos industriales y las páginas amarillas desaparecieron en sus formatos físicos, pero continúan siendo las fuentes más populares en sus versiones web, porque los filtros con que cuentan, permiten búsquedas muy específicas (por categorías, tipo de materiales o servicio, por valor, por localidades, regiones o países, etc.).

Tratando de resumir, las principales fuentes para ubicar Proveedores, la mayoría están ahora en Internet, mediante:

1.  Motores de Búsqueda. Están muy desarrollados y potentes. Los más usados son Google (el más popular), Bing (el buscador de Microsoft), Yahoo, Ask, y Zoo (basado en el conocido MetaCrawler).
Para iniciar cualquier búsqueda, es muy importante escoger adecuadamente las “palabras clave” que facilitan los mejores resultados.
 Facebook no es en rigor un motor de búsqueda, pero la mayoría de las empresas han creado perfiles en los que promueven la comunicación con sus seguidores, lo que permite, si tienes el nombre de alguna marca o de un producto, identificar Proveedores. Adicionalmente, han habilitado una pestaña llamada Marketplace, que se parece mucho a un buscador de productos.

2.  Plataformas de tiendas online. Son tiendas virtuales en los que adquieres bienes retail e industriales como Alibaba (China, incluye productos industriales y domésticos), DHgate (China, es una tienda B2B y B2C muy conocida de e-commerce), Tmart (China, orientada más a productos electrónicos), Amazon (USA, comenzó como una librería en línea y creció hasta ofrecer un servicio de datos en la nube y video en streaming), Ebay (USA), Rakuten (Japón, que funciona como una tienda de e-commerce que no vende directamente, sino que sirve como intermediario entre proveedores y consumidores), etc.
El pago de los productos se hace en línea a través de la plataforma (como PayPal, PayU, Visa, Mastercard, etc.).

3.  Plataformas de Búsquedas. Son portales online que registran productos, servicios y proveedores, pero en los que no se realizan compras (no son tiendas virtuales), tales como ThomasNet (USA), Global Sources (China), Direct Industry (España), que ponen a disposición de Procura los catálogos, Data Sheets y manuales de los Proveedores (ver abajo los enlaces).

4.  Publicaciones Gremiales. Son fuentes de consulta de asociaciones comerciales, profesionales o gremiales. Las principales son las de la Cámara de Comercio de Lima (CCL), la Sociedad Nacional de Industrias (SNI – Portal de Proveedores), o como GuiPlast,(directorio de la industria plástica), EnvaPack (de la revista on-line del envase, empaque y embalaje), Rumbo Minero (la revista de Digamma, el más completo directorio de proveedores industriales de Perú).
Algunas cámaras de comercio binacionales (como la peruano-alemana, la peruano-canadiense, etc.), tienen directorios que pueden servir de referencia para búsquedas por proveedores, productos y servicios.

5.  Ferias y Eventos. La mayoría de las exposiciones empresariales son anuales y por sectores (como informática, agroindustria, moda y textiles, alimentación, seguridad empresarial, salud, restaurantes y hoteles, energía, pesquería, minería, plásticos, construcción, industria gráfica, metal-mecánica, etc.) y aunque generalmente son presenciales, las versiones online se están haciendo más comunes, y lo usual es que los organizadores emitan directorios con las empresas participantes, como PeruMin (Convención Minera organizada por el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú), ExpoMina Perú (organizado por Grupo Digamma, que incluye exposiciones de temas especializados y un congreso de Abastecimiento y Logística), ExCon (Exposición del Sector de la Construcción auspiciado por CAPECO), ExpoARCON (de arquitectura y construcción),  ExpoTextil (que reúne a fabricantes de máquinas procesadoras y servicios relacionados), ExpoAlimentaria (productores, procesadores, inspección y certificación, seguridad, etc.), ExpoPesca (de productos, equipos y servicios de procesamiento pesquero y marítimo), GrafInca (que congrega a la industria papelera y de artes gráficas, fabricantes de equipos, softwares, servicios, etc.), y ExpoPlast (el punto de encuentro de proveedores y clientes de insumos y productos de plástico), ExpoPack (envases, empaques y embalajes), entre otros.
A nivel internacional la cantidad de ferias y "summits" son de todo tipo y alcance, y la lista es enorme y con posibilidades de participación virtual.

Para ferias locales o internacionales, el requisito básico es registrarse para acceder a la información (algunos con costo).

6.  Páginas Amarillas. Aunque muchos Compradores la minimizan, esta fuente aún es especialmente útil cuando se requiere filtros por ubicaciones o localidades (sobre todo para la identificación de Proveedores regionales o provinciales).

Para Procura, otras Fuentes son las referencias personales que pueden ser obtenidas de los trabajadores y colaboradores de la Organización (producto de sus propias experiencias o de las visitas técnicas de los Proveedores), así como de colegas y expertos reconocidos.

A continuación, les presento algunas plataformas online para búsqueda de materiales, servicios y Proveedores:

	Thomas Register  Principalmente incluye a Proveedores de USA, pero lo interesante es que tiene disponible una pestaña de Catálogos de Productos muy amplia y otra de Modelos CAD. Es necesario registrarse para tener acceso.
	Direct Industry  Es el buscador industrial que maneja descripciones en 5 idiomas. El buscador da alternativas para cada palabra colocada.
	Global Sources  Es el buscador chino orientado hacia materiales de ferretería y equipos eléctricos, electrónicos, y algunos industriales y mineros. Sólo acepta búsquedas en inglés.
	Sweets  Es el buscador orientado hacia productos de construcción y sus fabricantes. Dirigido para Arquitectos, Contratistas, Diseñadores, Ingenieros y Constructoras. Tiene pequeñas “librerias” en CAD y BIM.
	EuroPages  Este es el buscador europeo que permite descripciones en 26 idiomas. Tiene muchas PyMes europeas y asiáticas OEM inscritas.
	UL Prospector  Este es un buscador de materias primas e ingredientes químicos industriales.
	QuimiNet  Este es el portal mexicano de productos industriales. Principalmente reporta Proveedores latinos.

GlobalSpec Este portal de referencias USA, se presenta como la fuente de consultas online para ingenieros y técnicos de múltiples disciplinas e industrias. Adicionalmente, cuenta con una librería con los catálogos técnicos de los proveedores registrados.

  

Observaciones y Comentarios

1.  En la búsqueda de empresas fabricantes de partes y piezas, la identificación de Proveedores OEM (Original Equipment Manufacturer) es todo un reto para cualquier Comprador. Lograr ubicarlo y conseguir que nos garantice la calidad que le da al dueño de la marca, es una meta difícil pero no imposible de conseguir.

2.  Este artículo está orientado a saber dónde encontrar Proveedores, pero el proceso no termina hasta que se valide la información con las técnicas de selección y evaluación (es decir, con la validación financiera con Dun & Bradstreet, Infocorp, Sentinel o cualquier otra central de riesgo); la validación técnica de los productos y servicios con certificaciones de homologación o de SIG; la validación comercial; etc.
Entonces, se debe tener presente que por más completos que sean sus páginas web, ningún portal o plataforma online podrá garantizar la seriedad de un Proveedor o la calidad de sus productos o servicios.

3.  Este artículo trata sobre fuentes de búsqueda de materiales, servicios y proveedores industriales de acceso público (o con pocas restricciones para conseguirlas).
Para las empresas que cuentan con SAP Ariba (que es un ERP dedicado a la Gestión de Gastos y del cual Procurement es la principal parte), es una fuente muy potente y completa de búsqueda de Proveedores.
 

4.  Para algunos colaboradores de Procura, las Ferias y Eventos no son fuentes de información sino una o dos tardes libres para pasear por el recinto y en realidad no debe tomarse así.
La oportunidad de visitar o participar en estos eventos debe emplearse para reconocer quién está al otro lado de la línea telefónica o de la bandeja de entrada del correo (es decir, para establecer relaciones profesionales cara a cara), identificar las fortalezas y debilidades de los Proveedores, y hacerles llegar las expectativas técnicas y comerciales de la Empresa (los Términos y Condiciones de la Organización).
La carga de trabajo de Procura siempre está atrasada, pero es bueno hacer un esfuerzo para programar que todos los Compradores participen de manera organizada, y según las categorías que cada uno maneja.

Referencias

Así como existe una gran variedad de buscadores, también hay una gran variedad de blogs y websites con información sobre manejo de Proveedores. Entre las que me parecieron interesantes, les sugiero las siguientes referencias:

1.   Gestiopolis

          a.    Selección de Proveedores 

          b.    Procedimiento de selección de Proveedores 

2.   Buenos Negocios

          a.    Proveedores: 7 Criterios de Selección 

          b.    5 Errores al Elegir un Proveedor 

          c.    Los Proveedores, Nuestros Aliados 

3.   Conexión ESAN

          El proceso de Evaluación de Proveedores 

4.   CreceNegocios

          a. Criterios de Selección de Proveedores 

          b. Búsqueda y Selección de Proveedores 

5.   ISOTools

          a.    Criterios para la Selección de Proveedores 

          b.    Gestión Responsable de los Proveedores 

6.   Supply Chain Solutions Peru

          Bienes y Servicios en el SectorEnergía 

7.   Hannover Messe 2024

         Exhibitors - Products 

Por su experiencia y conocimientos, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Patrick Tweddle, Michael Socolich M., Carlos Arroyo, César Castillo, Fernando Ramos, Freddy Giraldo, Eduardo Maury, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (Alfonso Uriarte G., Paul Garcés, María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), AMEC (Gabriela Chávez), Marcobre (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Fernando Linares, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O. y Richard Barrios C.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Paul Briones y Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O., Eduardo Velásquez. y Victor Alvarado.

Un saludo a todos!

Juan Valdivia Jáuregui

Procura 037. RFQs y RFPs

Procura 037.   Solicitudes de Cotización (RFQ) y Solicitudes de Propuestas (RFP)

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En la gestión del proceso de adquisiciones, se debe tener claro que este no comienza en Procurement sino con el Usuario, al momento de reconocer y describir las necesidades, y que Procura lo continúa (identificando y seleccionando fuentes, hasta terminar con la supervisión del cierre, ver Johnson, Leenders y Flynn, 14ª edición).
Como parte de este proceso, las convocatorias son invitaciones que los Organismos emiten para dar a conocer al mercado sobre una necesidad de adquirir algo, llamándolas de diferentes maneras en función al alcance (bienes, servicios u obras), y/o a los valores estimados de la adquisición.
En este artículo les presento algunos conceptos generales y algunos links con formatos que pueden servir para que cada uno los acondicione a sus propias necesidades y circunstancias.

Convocatorias

Para organismos públicos o estatales, las convocatorias están definidas en la Ley 30225 – Ley de Contrataciones del Estado (Capítulo II – Actuaciones Preparatorias) y el proceso de convocatoria en su Reglamento, D.S. 350-2015-EF (Capítulo III – Documentos del Procedimiento de Selección), y todos los documentos relacionados están estandarizados y publicados en la página web de la OSCE y del SEACE.

Método	Bienes	Servicios	Obras
Licitación Pública	Si	No	Si
Concurso Público	No	Si	No
Adjudicación Simplificada	Si	Si	Si
Selección de consultores	No	Si	No
Comparación de Precios	Si	Si	No
Subasta Inversa	Si	Si	No
Contratación Directa	Si	Si	Si

Para organizaciones privadas, no hay ninguna regulación legal que estandarice el proceso. Dependiendo del tamaño de la empresa, el alcance de lo requerido (bienes, servicios u obras) y/o el valor de la adquisición, algunas Organizaciones pueden hacer la convocatoria con una simple llamada telefónica (que muchas veces incluye la negociación y la adjudicación en esa misma llamada) y otras requerirán de una invitación formal enviada vía courier con los adjuntos necesarios (con especificaciones técnicas, especificaciones comerciales, cronogramas, data sheets, planos, formatos de declaraciones juradas, etc.), por lo que debe tenerse presente que una convocatoria mal hecha puede originar una serie de problemas y perjuicios a la organización, que se reflejan en controversias y reclamos que pudieron evitarse.

El primer paso de una convocatoria es tener la certeza de lo que se va a adquirir (o el objetivo buscado por la Organización). En esta parte, Administración de Materiales (Materials Management) es la parte de Procura que debe garantizar que el bien, obra o servicio está bien definido o descrito (o que al menos, la información proporcionada permite a los Proveedores o Contratistas, establecer con suficiente precisión qué es lo que deben suministrar).

El segundo paso de la convocatoria es seleccionar a los Proveedores que serán invitados a participar. Esto significa que la Organización ha realizado el estudio de mercado que le permite reconocer que empresas pueden cumplir con sus necesidades en los plazos, precios, cantidades, calidades y términos requeridos.

El tercer paso de la convocatoria es comunicarla al mercado. Aquí es donde Compras (Purchasing) o Formación de Contratos (Contracts) debe decidir si envía una Solicitud de Cotización (llamada también Solicitud de Precios o Request for Quotation - RFQ), una Solicitud de Propuesta (Request for Proposal – RFP), una Solicitud de Ofertas (Request for Bid – RFD) o una Licitación (Request for Tender – RFT).

Revisando las principales referencias de procedimientos aceptados o reconocidos como patrones, ni el Manual de Adquisiciones de UNOPS, ni los Sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, etc.), así como tampoco PMI o FIDIC, establecen formatos para hacer convocatorias, pero dan pautas y recomendaciones que pueden incorporarse y adecuarse a cada tipo de Organización, según su tamaño y rubro.

Solicitud de Cotización (RFQ)

En su forma más básica, la RFQ es la convocatoria en la que la Organización le pide al mercado los precios o tarifas a los que están dispuestos a proveer un producto o servicio concreto.

Aplica a bienes y servicios a los que (generalmente) basta con el precio (porque las descripciones son claras y bien definidas) y los términos comerciales (la forma y los términos de pago, términos de entrega, etc.) para tomar la decisión de compra.

Para bienes y servicios más elaborados o complejos, la RFQ debe suministrar más información al mercado y debe adjuntar especificaciones técnicas y comerciales que aseguren que todos los Proveedores o Contratistas valoricen sobre el mismo alcance, nivel de calidad, plazos de entrega, hitos de pago, y lograr que los precios recibidos sean más exactos y comparables.

Algunos formatos y modelos que podemos acondicionar como plantillas para nuestras propias Organizaciones son los siguientes links:

1.    RFQ Formato Carta 1

2.    RFQ Formato Carta 2

3.    RFQ Anexo Nacional Resumida

4.    RFQ Anexo Terms &Conditions

5.    EC Invoicing Instruction

6.    EC Export Preparation

7.    EC PO Terms & Conditions

8.    EC Marking, Packing & Shipping1

9.    EC Marking, Packing & Shipping2

Solicitud de Propuesta (RFP)

Las RFP son convocatorias por servicios con alcances generales al momento de la invitación, pero que la propuesta de los Proveedores afina con alcances específicos, gracias a la ingeniería a desarrollar y la experiencia técnica a ser aportada por el Proveedor o Contratista.

Se usa mucho en los estudios de prefactibilidad, factibilidad, ingeniería, o cuando el servicio requerido necesita investigación y desarrollo para lograr lo requerido.

Las RFP también se usan para bienes que deben ser fabricados ad hoc con el objetivo definido por la Organización (como aumentar la producción de 100 a 150, reducir el costo unitario de 10 a 7, etc.).

Por el tipo de alcance, las RFP requieren que los Proveedores o Contratistas proporcionen más información corporativa (información histórica, financiera, de capacidad técnica, del staff técnico permanente y eventual, de trabajos y proyectos anteriores, de referencias, de certificaciones, de equipamiento, etc.).

Para las RFP, la información entregada o solicitada por la Organización debe tratar de cubrir la incertidumbre que le permita pasar de alcances generales requeridos a alcances específicos a ejecutar o suministrar. Esta información debe incluir (entre otros):

a.  Antecedentes de la Organización.

b.  Alcance de la convocatoria.

c.  Procedimientos para adjudicar el trabajo.

d.  Formatos y formularios para la presentación de la propuesta (de costos, de equipos, de mano de obra, del staff, de exclusiones, de excepciones, etc.).

e.  Criterios de evaluación y selección.

f.   Términos y condiciones de contratación.

g.  El contrato propuesto.

h.  Especificaciones técnicas (data sheets, planos y diagramas, estudios previos a tomar en cuenta, planes de calidad, planes de seguridad, planes de contingencia, etc.)

Un par de modelos que podemos usar y acondicionar a nuestros propios requerimientos son los siguientes links:

1.    RFQ Carta 1

2.    RFQ Carta 2

Solicitud de Oferta (RFB)

Las RFB (Request For Bid) son convocatorias por servicios u obras con alcances definidos (contiene especificaciones técnicas e ingeniería desarrollada, y presupuestos establecidos con bastante precisión), pero en las que la Organización deja abierta la posibilidad a que el Contratista proponga o incluya mejoras en la propuesta. La información a entregar a los Contratistas es la misma que para una RFP.

Observaciones y Comentarios

1.  Hay Organizaciones peruanas que todo lo que adquieren (bienes, servicios y obras) lo hacen mediante contratos, y sólo usan RFP (es decir, no discriminan entre RFQ, RFP, RFD o RFT).
Sus procedimientos y políticas están así diseñadas y sus procesos les funciona bien de esa manera, con lo que se ratifica las recomendaciones de las principales entidades que estandarizan procesos de Procura (ISO, PMI y FIDIC, que dan pautas, pero no establecen formatos).

2.  Para las RFQs, la rigurosidad de incluir todos o algunos de los formatos comentados depende de muchos factores, como el tipo de bien o servicio a adquirir, el volumen o tamaño de la compra, el valor total estimado, el nivel de los riesgos identificados, las certificaciones o entregables requeridos, los proveedores (locales o internacionales, grande o pequeño, etc.) y si la Organización tiene sistema integrado de gestión (entre otros).
Como fuese, sea una compra cotizada mediante una llamada telefónica o a través de la máxima rigurosidad, todo el personal de Procura debe conocer cuáles son los documentos disponibles para realizar la gestión de aprovisionamiento y asegurar el proceso para cada caso.

3.  El formato RFQ Carta 1 es el modelo de una Solicitud de Cotización Referencial, emitida por el Usuario como una Requisición Sólo por Cotización.
Estas RFQ referenciales se emiten no para comprar, si no para investigar el mercado de acuerdo a los siguientes criterios:

a. Identificar proveedores vigentes y disponibles.

b. Identificar tecnologías desarrolladas y aplicables.

c. Establecer requerimientos técnicos mínimos de la próxima convocatoria en firme para compra.

d. Identificar alternativas y opciones aplicables.

e. Identificar procedimientos QA/QC y pruebas aplicables.

f.  Identificar entregables (de acuerdo a la definición PMI del término entregables).

g. Verificar clientes atendidos con equipos o características similares.

h. Verificar costos directos (y se espera que el grado de discrepancia o incertidumbre de la cotización referencial, no sea de más del 10% del valor que coticen en el pedido en firme para compra).

i.  Reconocer gastos y costos indirectos.

j.  Identificar plazos de entrega o de fabricación (el grado de exactitud esperado con esta propuesta, no sea de menos del 5% del plazo que oferten cuando se haga el pedido en firme para compra).

k. Establecer y aprobar el presupuesto de equipos, partidas y actividades.

l.  Identificar servicios, condiciones y tarifas (de instalación y montaje, de comisionamiento, de arranque, de capacitación, etc.)

m. Identificar representantes o distribuidores oficiales en Perú y el alcance de los servicios que brindan.

      La alternativa a las RFQ Referenciales son las Solicitudes de Información (Request For Information - RFI), pero de igual manera deben ir acompañadas de todos los adjuntos técnicos y comerciales de una RFQ.

Referencias

Invito a comentar o compartir opiniones a los amigos y colegas de Procura, como Eduardo Arenas y Alberto Timoteo (Fluor), Miguel Aguirre (Vale), Alfonso Pasapera y Gustavo Cornejo (MMG), Julio Cisneros y Roy Arroyo (Chinalco), Percy Cristobal (El Brocal), Javier Bohorquez (Santo Domingo), Ulises Proaño (PwC), Michel Acuña (T&T), Roberto Quispe (SNC Lavalin), Jorge Sandoval V. y Tito León (DRP), Jorge Oyague y Xenia Rodríguez (Lumina), Milton García (M3), Fabrizzio Gonzales (Los Portales), y Fernando Linares, Eduardo Velásquez, así como a Victor Alvarado (ESAN).

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui