Procura 056 Evaluación del Desempeño

Evaluación del Desempeño de Proveedores

Preámbulo

La Gestión de Proveedores es la función de Procurement (Procura o Logística) que, de manera resumida, se enfoca en la identificación, selección, desarrollo y evaluación del desempeño de Proveedores y Contratistas.

En Procura 038 (Búsqueda de Productos y Proveedores Industriales) adelanté acerca de las fuentes para la identificación de Proveedores, que serán evaluados para invitarlos en las convocatorias de bienes, servicios y obras. 

En este artículo, les comento acerca de qué evaluar en el desempeño de los Proveedores y Contratistas, luego de haber completado una Orden de Compra o Contrato.

Introducción

De acuerdo al alcance de las adquisiciones (tipos de bienes, servicios u obras, tamaño o magnitud del gasto, calidades y plazos requeridos, etc.), al tipo de adquisición (Orden de Compra, Orden de Servicio, Acuerdo de Suministro, Contrato, Licitación, etc.), a la estrategia y la planificación de las adquisiciones (es decir qué, cuánto, cómo, dónde y por qué, en función a estudios de mercado, análisis de fuentes de abastecimiento, frecuencia de compras establecidas, evaluación de riesgos, proyección de ventas, etc.), a la naturaleza y tamaño de la Organización (privada o pública; regional, nacional o internacional; pequeña, mediana o grande) y a las políticas y procedimientos de la Organización (si los hay), es que se definan y establezcan los indicadores (ver Procura 027) y los métodos de medición de los distintos pasos y etapas del proceso de adquisición.
 

Es en ISO 9001-2015 (Cláusula 9) que se establece que la Organización debe hacer la Evaluación del Desempeño de sus procesos y actividades, y hacer el seguimiento de la Satisfacción del Cliente, y de manera explícita en 9.1.3 indica que la Organización debe “analizar y evaluar los datos y la información que surgen por el seguimiento y la medición” y que (entre otros) los resultados deben usarse para evaluar:

a)	La conformidad de los productos y servicios (lo que implica verificar y registrar alcances, calidades, plazos, precios, discrepancias, etc.)
b)	El desempeño de los proveedores externos (para interactuar de tal manera que ellos y la Organización mejoren y se beneficien)

Basados en estos requerimientos, y en las ventajas y oportunidades que aparecen, es que la evaluación del desempeño de los Proveedores se puede hacer enfocándose en varios modelos, pero el más detallado es el que se realiza por Orden de Compra o Contrato. A continuación les detallo el formato empleado por algunas empresas mineras y de energía.

Criterios de la Evaluación del Desempeño

Existen varios tipos y modelos de formatos de evaluación del desempeño, que van desde informes muy elaborados (usados para Contratistas de obras y proyectos EPCM), memorándums internos (para Contratistas de servicios y consultorías), hasta llegar a los formatos compendiosos y muy sumarizados, en los que se rellena la información (para Proveedores de bienes).

Sea cual fuese la forma o modelo, las versiones más completas incluyen todos los tópicos o temas entregados por el Contratista al presentar su oferta (la cual corresponde con la estructura solicitada en la RFQ, RFP o RFB), a lo que se le agrega el detalle de hechos y eventos que hayan generado que el Proveedor mantenga o modifique el alcance, los plazos, la calidad y/o los precios del Contrato.

Las versiones más simples del formato de evaluación sólo incluyen el alcance, los plazos, las calidades y las desviaciones técnicas y/o comerciales (que originaron cambios de orden, penalidades, reclamos, y/o la ejecución de garantías y fianzas).

Entre los temas o tópicos a considerar en la evaluación están:

Tema / Tópico	Se reporta si el Proveedor:
Alcance	Entregó lo pactado en la Orden o Contrato, en naturaleza y cantidad, o si hubo desviaciones técnicas.
Precios	Mantuvo los precios y tarifas ofertados, o fue necesario hacer Cambios de Orden por variación de precios debidos a condiciones técnicas y/o comerciales.
Valor Total	Cumplió con el valor original pactado para el alcance ofertado, o dentro del rango mínimo aceptable, o se excedió por encima del mínimo aceptable.
Términos de Pago	Mantuvo las condiciones de pago o fue necesario modificarlas.
Plazos de Entrega	Mantuvo las entregas y avances dentro de los plazos programados (hitos) o si fue necesario extenderlos.
Lugar de Entrega	Entregó adecuadamente en los lugares pactados, o fue necesario incurrir en operaciones adicionales y sobrecostos para cubrir discrepancias (de lugar de entrega, de embalaje, de marcado y rotulado, etc.).
Calidad del Proveedor	Facilitó la participación del Representante o Supervisor de la Calidad del Proveedor, y si levantó adecuadamente las Non Conformidades impuestas.
Penalidades y Multas	Incurrió en hechos, desviaciones y/o infracciones que ameritaron la aplicación de multas, penalidades y moras (como faltas a los requerimientos de Salud y Seguridad, Asuntos Ambientales, Calidad, o por la omisión del despacho de entregables, o por cambios de Staff, incumplimiento del inicio del servicio u obra, retraso en la entrega del servicio u obra, etc. Ver Procura 040.
Garantías y Fianzas	Cumplió con la entrega de las fianzas (fiel cumplimiento, rendimiento, etc.) y de las garantías comerciales establecidas. Ver Procura 041.
Discrepancias	Comunicó oportunamente y resolvió los problemas generados por discrepancias técnicas y/o comerciales.
Reclamos	Comunicó oportunamente y resolvió los reclamos generados y/o aceptó los Backcharges emitidos por la Organización. Ver Procura 089.
Lecciones Aprendidas	Aquí se reporta los problemas que aparecieron y las soluciones que se dieron durante el ciclo de vida de la Orden o del Contrato, a fin de tenerlos en cuenta en la siguiente adquisición.
Cambios de Orden Revisiones	Aquí se reporta los cambios y revisiones a la Orden o al Contrato que son atribuibles al Proveedor; y los cambios solicitados por la Organización y cómo fueron atendidos por el Proveedor.

Un formato usado para Órdenes de Compra lo pueden revisar en el link: EDP, el cual ustedes pueden adaptar y acondicionar a sus propias necesidades y requerimientos (como agregarle puntajes). En ‘Referencias’ (abajo) hay otros links que nos sirven para ver otros modelos y formatos (ver las Referencias 6 y 7, me parecieron muy interesante e instructivas).

Observaciones y Comentarios

1.	La Evaluación del Desempeño de Proveedores es un “entregable” del proceso de Cierre de Orden o Contrato, pero la actualización o registro ocurre durante la activación de la Orden o la administración del Contrato.
2.	El link EDP se usa para evaluar Proveedores por cada Orden o Contrato emitido, pero también hay formatos que hacen la evaluación de un grupo de Órdenes o Contratos por cada Proveedor durante cierto período pre-establecido (el cual se compara contra los KPI establecidos).
3.	Usar un modelo cuantitativo o cualitativo depende de la Política de Gestión de Proveedores de la Organización, así como del tamaño de la cartera de Proveedores y del Plan de Adquisiciones (es decir, de la cantidad y frecuencia de las Órdenes y Contratos a emitir).
4.	Como parte del proceso de Desarrollo de Proveedores, la evaluación del desempeño de Proveedores no debe entenderse como una actividad para sancionar o castigar, si no como una herramienta para identificar problemas y hacer la retroalimentación necesaria (tanto al Proveedor como a la propia Organización) que permita modificar el proceso, revisar y corregir los input (las especificaciones técnicas, la selección de Proveedores para la convocatoria, los plazos y las comunicaciones de la convocatoria, etc.) y supervisar los resultados mediante KPIs.

Referencias

1.	Manual de Adquisiciones de UNOPS Rev. 5, May-2014
2.	Johnson, P., Leenders, M., & Flynn, A., NY, USA Administración de Compras y Abastecimientos 14a Edición, McGraw-Hill
3.	Adolfo J. Carreño Solís, Lima Cadena de Suministros y Logística Fondo Editorial PUCP
4.	ISO 9001-2015 – Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
5.	Zamora M., Kevin, 2018 Selección y Evaluación del Desempeño a Proveedores de Construcción y Mantenimiento Tecnológico Nacional de México, Informe Técnico.
6.	Universidad de Nariño  Oficina de Contratación y Convenios. Formato MS Excel para descargar.
7.	Grupo de Empresas ENAP  Sistema de Evaluación de Proveedores. Documento pdf para descargar.
8.	Grupo ISA Evaluación del Desempeño de Proveedores

Para terminar, invito a comentar y compartir opiniones o anécdotas a los amigos y colegas de Fluor (Eduardo Arenas, César Castillo L., Mercedes Tello, Miguel Calsín M., Elisa Caballero, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C.), AECOM (Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Hudbay (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Ausenco (Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Barrick Gold (Michel Acuy y Dean V. Valdivia G.), CUMBRA (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz R., Aldo Zegarra L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), Atlas Copco (Richard Barrios C.), DRP (Tito León A., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), Corp. Mabano (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores), así como a Gonzalo Valdivia, Mario Benitez P., Paul Queens D., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.

¡Un saludo a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui