0. Preámbulo
La Gestión de Proveedores
es la función de Procurement (Adquisiciones
Industriales) que, de manera resumida, se enfoca en la identificación, selección,
desarrollo y evaluación del desempeño
de Proveedores y Contratistas (de acuerdo con ISO 9001 Apartado 8.4.1).
En Procura 038 (Búsqueda de Productos y Proveedores Industriales) se precisó acerca de las fuentes para la identificación de Proveedores, que serán evaluados para invitarlos a cotizar bienes, servicios y obras.
La evaluación de proveedores para solicitar cotizaciones es un tema
asociado a las actividades preparatorias de las RFQ y RFP (para establecer la
Lista de Proveedores calificados).
La evaluación del desempeño de proveedores es un tema asociado al Cierre de
Órdenes y Contratos. En este artículo, se desarrolla el tema de qué criterios aplicar para evaluar el desempeño, después de completar una
Orden o finalizar un Contrato.
Así como los indicadores
(ver Procura 027), los métodos de medición de los distintos pasos y
etapas del proceso de adquisición se pueden definir y establecer de acuerdo con:
A.
El alcance de la adquisición (por tipos de
bienes, servicios u obras, por tamaño o magnitud del gasto, por calidades y por
plazos requeridos, etc.).
B.
El tipo de adquisición (Orden de Compra, Orden
de Servicio, Acuerdo de Suministro, Contrato, Licitación, etc.).
C.
La planificación de las adquisiciones (es
decir, según qué, cuánto, cómo, dónde y cuándo), en función a los Planes de
Producción, Mantenimiento, Ventas, etc., y de las fuentes adjudicadas, la frecuencia
de compras y la evaluación de riesgos (entre otros).
D.
El tipo de adquisición
(directa o mediante Agentes de Compra); y si es regional, nacional o
internacional.
E.
La naturaleza y tamaño de la Organización (privada o pública; pequeña, mediana o grande.
F.
Las políticas y procedimientos de la Organización (si los hay).
Y sobre qué evaluar, es ISO
9001-2015 la que establece los requisitos a cumplir:
1.1 Evaluación de Proveedores.
El apartado
8.4.1 Generalidades (último párrafo) dice:
La Organización debe determinar y aplicar criterios para la
evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o
productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La Organización debe conservar
la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria
que surja de las evaluaciones.
1.2 Evaluación del Desempeño de la Organización.
El apartado 9.1.1 Generalidades precisa
que la Organización debe determinar qué evaluar (seguimiento y medición),
cuándo hacerlo, qué métodos empleará para el análisis de los resultados. de sus
procesos y actividades, y hacer el seguimiento de la Satisfacción del Cliente, (apartado 9.1.2), y de manera explícita
en 9.1.3 indica que la Organización debe
“analizar y evaluar los datos y la información
que surgen por el seguimiento y la medición”
y que (entre otros) los resultados deben
usarse para evaluar:
|
a) |
La conformidad de los productos y servicios |
|
f) |
El desempeño de los proveedores externos |
Es basados en este requerimiento, y en las ventajas y oportunidades
que origina, que la evaluación del desempeño de los Proveedores se puede hacer enfocándose
en varios modelos, pero el más detallado es el que se realiza por Orden de Compra
o Contrato. A continuación, se detalla el formato empleado por varias empresas mineras
y de energía.
Existen varios tipos y modelos de formatos de evaluación del desempeño,
que van desde informes muy elaborados (para Contratistas de obras y proyectos EP,
EPC y EPCM), memorándums internos (para Contratistas de servicios y consultorías),
hasta llegar a los formatos compendiosos en los que se rellena la información (para
Proveedores de bienes).
Sea cual fuese la forma, las versiones más completas incluyen todos los tópicos o temas entregados por el Contratista
al presentar su oferta, la cual corresponde a la estructura solicitada en la convocatoria
(según sea RFQ, RFP o RFB), más el detalle de hechos y eventos que hayan generado
que el Proveedor mantenga o modifique el alcance, los plazos, la calidad y los precios
del Contrato u Orden.
En el otro extremo, las versiones más simples del formato de evaluación sólo incluyen el alcance, los
plazos, las calidades y las desviaciones (que pueden haber originado cambios de
orden, penalidades, reclamos, y/o la ejecución de garantías y fianzas).
Entre los temas a considerar en la evaluación están:
|
Tema |
El Proveedor cumplió o no con: |
|
Alcance |
Entregar lo establecido
en la Orden o Contrato, en naturaleza y cantidad, o si hubo desviaciones técnicas. |
|
Precios |
Mantener los
precios y tarifas ofertados, o fue necesario hacer Cambios de Orden por variación
de precios debidos a condiciones técnicas y/o comerciales. |
|
Valor |
El valor pactado
para el alcance ofertado, o dentro del rango máximo aceptable, o se excedió por
encima del rango aceptable. |
|
Términos |
Mantener las
condiciones de pago, o fue necesario modificarlas. |
|
Plazos de Entrega |
Mantener las
entregas y avances dentro de los plazos programados (hitos), o fue necesario extender
los. |
|
Términos |
Entregar adecuadamente
en los lugares y condiciones pactados, o fue necesario incurrir en sobrecostos
para cubrir discrepancias (de lugar de entrega, de embalaje, de marcado y rotulado,
etc.). |
|
Calidad del |
Facilitar la
participación del Inspector de la Organización para supervisar la Calidad del
Proveedor, y si levantó las No Conformidades impuestas. |
|
Penalidades |
Los requerimientos
de la Organización por Salud y Seguridad, Asuntos Ambientales, Calidad, así como
por emisión y despacho de entregables, cambios de Staff, inicio del servicio u
obra, retraso en la entrega del servicio u obra, etc. |
|
Garantías |
La entrega de
fianzas (fiel cumplimiento, rendimiento, adelantos, etc.) y de las garantías comerciales
establecidas. |
|
Discrepancias |
Comunicar oportunamente
y resolver los problemas generados por discrepancias técnicas y/o comerciales. |
|
Reclamos |
Comunicar oportunamente
y resolver los reclamos generados y con aceptar los Backcharges emitidos por la
Organización. |
|
Lecciones Aprendidas |
Este Tema es
para reportar los problemas y las soluciones que aparecieron y que se resolvieron
durante el ciclo de vida de la Orden o Contrato, a fin de tenerlos en cuenta en
la siguiente RFQ/RFP. |
|
Cambios |
Este rubro es
para reportar los cambios y revisiones a la Orden o al Contrato que son atribuibles
al Proveedor; y los cambios solicitados por la Organización y cómo fueron atendidos
por el Proveedor. |
Un formato usado para Órdenes de Compra lo pueden revisar en el link:
EDP, el cual se puede acondicionar a
las necesidades y requerimientos particulares de cada uno (como agregarle puntajes).
En ‘Referencias’ (abajo), ver más
enlaces que sirven para ver otros modelos y formatos.
|
1. |
La evaluación del desempeño como herramienta de gestión. El cierre de órdenes y contratos (ver Procura 095) es
una actividad de Adquisiciones (Procurement) que permite identificar “cabos
sueltos” (técnicos, comerciales y administrativos) y “Lecciones Aprendidas” que
sirven para establecer oportunidades de mejora, reconocer los riesgos
no identificados inicialmente y las debilidades del proceso de
adquisición. Es en este contexto que la evaluación del desempeño de
proveedores es una herramienta que, bien utilizada, permite validar la cartera
de proveedores de la Organización, revisar los Términos y Condiciones
(para endurecer algunos términos y suavizar otros), compartir con el área la
experiencia de una adquisición crítica o complicada y establecer acciones y
reacciones que mitiguen los problemas que pueden presentarse. https://javaldiviaj.blogspot.com/2021/11/procura-095.html
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|
2. |
Interacciones del área de Adquisiciones y el formato de
evaluación del desempeño. Al establecerse y usarse como una herramienta, la Evaluación
del Desempeño de Proveedores es un “entregable” del proceso de Cierre de la Orden o Contrato, pero debe
tenerse presente que la actualización de los registros ocurre principalmente durante
el subproceso de la Activación de la Orden o la Administración del Contrato,
pero debe recibir el input de todos los procesos que interactuaron con el
Proveedor.
|
|
3. |
El cierre según el Manual de UNOPS. Para UNOPS, al cierre de un
contrata lo denomina “Conclusión del Contrato” (apartado 13.4) y lo define
como: La conclusión del contrato incluye
la confirmación de que se cumplieron todas las obligaciones, la
identificación de cualquier obligación residual y los pasos de conclusión, la
liquidación de los pagos finales, la evaluación del contratista y el
cierre administrativo de los expedientes.
|
|
4. |
Referencias bibliográficas. El link EDP se usa
para evaluar Proveedores por cada Orden o Contrato emitido, pero
también hay formatos que hacen la evaluación de un grupo de Órdenes o
Contratos por cada Proveedor durante cierto período
pre-establecido (el cual se compara contra los KPI establecidos). La de Osorio et al (en el repositorio de Scielo), es una
presentación bastante didáctica de desarrollar un modelo de evaluación del
desempeño. El enlace de Contugas SAC es un instructivo interno que indica
como procesar el desempeño de sus proveedores, de acuerdo a las
características típicas de sus compras y contrataciones. |
|
Para terminar, invito a comentar y compartir opiniones o anécdotas a los amigos y
colegas de Fluor (Eduardo Arenas, César Castillo L., Mercedes Tello,
Miguel Calsín M., Elisa Caballero, Diana Monteza G. y
Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y
Martín Carhuattocto), Minera Retamas (Nazia Gutierrez G.), AMEC
(Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera),
Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Subterra
(Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso
C.), AECOM (Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro
Verde (Alberto Velarde Ch.), Hudbay (Miguel Aguirre), Anglo
American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Ausenco
(Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD
(Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz
C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas,
Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.),
Barrick Gold (Michel Acuy y Dean V. Valdivia G.), CUMBRA (Gian
Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros,
Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz R., Aldo Zegarra
L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), Atlas Copco (Richard Barrios
C.), DRP (Tito León A., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime
A.), Corp. Mabano (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar),
Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), Interglobo (Leopoldo
Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones
(Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores), así como a Gonzalo
Valdivia, Mario Benitez P., Paul Queens D., Alberto Timoteo
R., Ruth Camavilca V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.¡Un saludo a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui
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