Es común y frecuente que un material o
producto tenga varios nombres o descripciones, y que éstos varíen dependiendo
de las regiones o lugares de procedencia (ver Nota
1), de los usos y aplicaciones (ver Nota
2), de las clasificaciones o calidades existentes, y de las
características particulares del mismo (pensemos en los tipos y variedades de aceros,
insumos químicos, plásticos, bombas, compresoras, fajas, etc.).
(a) Las unidades de medida que se usan para la adquisición y
el consumo (que pueden ser diferentes),
(b) Los tipos de envases, contenedores o embalajes de
comercialización (por ejemplo, la mayoría de productos
químicos líquidos se adquieren en kilogramos o litros,
pero se almacenan y consumen en cilindros, bidones,
botellas o frascos),
(c) El pronóstico de los consumos (de acuerdo a los planes
de ventas, producción y mantenimiento).
Para las empresas que tienen sistemas de gestión (o para aquellas
que sin tenerlo, se desempeñan en ambientes de gestión de calidad), es ISO 9001:2015
la que establece de manera explícita la función de Gestión de Materiales
en la cláusula “8.4.3 Información para los Proveedores Externos”, y que (entre
otras regulaciones de la norma) establece la diferenciación con respecto a los demás
subprocesos y disciplinas de procura (comprar, contratar, activar, transportar,
verificar la calidad y almacenar).
La experiencia ha asignado otras funciones a esta área de Procura, pero basados en la norma ISO, estas son las principales funciones y actividades de Gestión de Materiales.
Para Gestión de Materiales hay dos enfoques sobre qué pedir:
(1) Por la "descripción" de los
bienes, y
(2) Por el "alcance" de los servicios.
En la mayoría de las Empresas, un material,
producto o servicio no existe formalmente si éste no está registrado en algún
sistema o medio de control, y es Gestión de Materiales quien emite tal registro.
Este registro es como la partida de nacimiento del bien o servicio, que le permite
a la empresa proceder para comprar, transportar, recibir, almacenar, pagar, procesar,
vender, etc., y que aparece cuando Gestión de Materiales recibe la Requisición
(de bienes, servicios u obras) del Usuario (el Cliente interno).
Aun así, es posible que el propio Usuario tampoco sepa con precisión qué
pedir (esto normalmente ocurre cuando la Empresa quiere crecer y decide tomar
el camino de cambiar tecnología, repotenciar equipos, ampliar con líneas de
producción de nuevos productos, etc.). Ver abajo el Comentario 4.
Para el caso de materias primas (raw materials) y commodities, la
mejor herramienta del Administrador de Materiales está en el conocimiento
y uso de las especificaciones internacionales ASTM, API, AWS, ASME, IEEE, ANSI,
AWWA, BS, ISO, DIN, etc., y de todas las especificaciones propias (de la
Organización) que se preparan ad hoc para pedidos de equipos, sistemas y
servicios, y que siempre deben ser parte (si aplican) de un expediente técnico (conteniendo
también memorias descriptivas, condiciones de sitio, restricciones, condiciones
de inspección y de calidad, etc.).
El otro enfoque de qué pedir, se
refiere al programa de compras de la empresa. Para las empresas privadas,
el Plan de Adquisiciones o
Plan de Compras lo
prepara el área de Gestión de Materiales, en base a las coordinaciones que hace
con el área de Marketing o Comercial (Plan de Ventas), con Operaciones
(en base al Plan de Anual de Producción) y/o Mantenimiento (con el Plan de
Mantenimiento, de Paradas de Planta, CapEx), o con Ingeniería o Proyectos
(Plan de Proyectos), y que se modifica de acuerdo al Control de Cambios establecido.
Para Proyectos, el PMBOK resume
la planificación de las adquisiciones en el siguiente diagrama (que establece ingresos,
procesos y salidas):
Otra función de Gestión de
Materiales es establecer las cantidades a pedir y los momentos para realizarlos.
Según el rubro de la empresa, esto depende del tipo de los materiales que utiliza
y de la manera de consumirlos, para lo cual hay varias técnicas de clasificación
de materiales (categorización ABC, por uso, por origen, por restricciones,
etc.) y del modelo a usar para establecer el tipo de demanda (estable, con
tendencia, estacional, por ciclo de vida, por plan de construcción, dependiente
e independiente, min-max, etc.).
Adicionalmente, el impacto económico de cuánto y cuándo pedir también depende de
los costos directos e indirectos que se generarán, y se hace necesario determinar
o aproximar los costos financieros del stock (capital de trabajo inmovilizado,
impuestos, seguros, etc.) y del almacenamiento (por áreas de almacenamiento, por
potenciales deterioros, mermas, borra, robos y obsolescencia).
La Organización debe
tener en cuenta los costos y el uso de la estadística (determinando la dispersión,
la varianza, la desviación, la frecuencia, etc.), para determinar la Disponibilidad,
los Stocks (de seguridad, de anticipación, de tránsito, etc.) el período
de reabastecimiento (Lead Time), y de acuerdo a los modelos de gestión, se determinará
el Lote Económico, y las cantidades según los sistemas de reaprovisionamiento
(según el tipo de negocio o rubro, varía el uso de Min-Max, Two Bin, Revisión Visual,
y Revisión Periódica).
El cómo pedir
ya depende de otra área (Compras y Contratos).
Teniendo presente que Gestión de Materiales no es algo tan simple como ser
la mesa de partes entre el Usuario y Procura, o sólo una tramitadora de requisiciones;
realmente debe estar compuesto por personal preparado y calificado para que
cumpla de manera efectiva la función establecida en ISO 9001.
Observaciones
y Comentarios
1. |
ISO 9001 establece el requerimiento que da origen al área de
Gestión de Materiales, pero para muchas pequeñas Empresas no necesariamente es
un área independiente. |
2. |
Saber qué pedir es una de las funciones que exige que el
Administrador de Materiales conozca (al menos someramente) de especificaciones
de materiales y commodities, de características de máquinas, equipos y sistemas,
y de referencias para procesos de ejecución de servicios y obras. |
3. |
Saber Cuánto y Cuándo pedir es la función que demanda
que el Administrador de Materiales esté calificado en métodos y procedimientos
estadísticos y financieros que le permitan clasificar y categorizar materiales
para optimizar el gasto. |
4. |
Gestión de Materiales es el área que (en coordinación con los
Usuarios), organiza las Solicitudes de Cotización Referenciales
(conocidas como RFQ Solo por Cotización), que son usadas por la
Empresa para identificar (entre otros) bienes y servicios que a veces el
propio Usuario no conoce con precisión. |
Referencias
Entre los libros de respaldo para cubrir las funciones de
Gestión de Materiales, les sugiero revisar:
1. |
Espejo G., Marco; Lima, 2017 |
2. |
Carreño S., Adolfo; Lima, 2018 |
3. |
Calderón P., Anahís; Lima, 2014 |
Por su experiencia y conocimientos sobre este tema, invito a
comentar a los colegas de Fluor
(Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Minera Retamas
(Nazia Gutierrez G.), AMEC (Gabriela Chávez),
AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Subterra (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García
C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y
Marta Vergaray), El Brocal
(Percy Cristobal), Cerro Verde
(Alberto Velarde Ch.), Hudbay
(Miguel Aguirre), Anglo American
(Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave
M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco
(Marisa Paz, Michel Acuy, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez);
IPD (Juan Pablo De la Cruz),
MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez
V. y Ulises Proaño), Pluspetrol (Javier
Rojas I.), Minsur (Julio Vilca
D.), Barrick Gold (Dean
V. Valdivia G.), Grupo GyM (Gian
Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo,
Julio Cisneros, Patrick Tweddle, Alfonso Uriarte, Rafahel Ruiz
R., Aldo Zegarra L., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.),
Atlas Copco (Richard
Barrios C.), DRP (Tito León
A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.),
DIAR Ingenieros (Sergio
Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica
C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Miguel
Salazar), Las Bambas (Paul Garcés
y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan
C. Calderón T.), Interglobo
(Leopoldo Denegri), Lumina
Copper (Jorge Oyague G.), Momentum Producciones (Álvaro Valdivia P.), DEVIDA (Bárbara Flores),
Barrick (Dean Valdivia
G.), así como a Carlos Bustamante S., Bruno D. Castillo, Juan
C. Núñez A., Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca
V., Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.
¡Saludos a Todos!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui
CIP N° 51116
Un buen ejemplo es el poliestireno expandido, que se denomina tecnopor en el Perú, telgopor en Argentina, plumafón en Ecuador, unicel en México e icopor en Colombia.
Nota 2.
Una "BOCINA" en metal-mecánica es un cilindro metálico que se embute para proteger los agujeros en que son colocados, pero en los vehículos es un dispositivo que emite señales acústicas.
En una ocasión, para optimizar un sistema colector de polvos que funcionaba con presión negativa (con cierto grado de “vacío”) para evitar que el polvo salga al ambiente, se decidió la instalación de una válvula especial de accionamiento automático que evitaría que el sistema se pare por problemas de energía u operativos. La válvula del pedido era una que se accionaba automáticamente cuando la presión se excedía de ciertos límites máximos y mínimos establecidos (es decir, se accionaba en sobrepresión o en vacío menor al requerido), de tal manera que se evitaría paradas y la consecuente contaminación. Cuando generaron la requisición (sole source, al proveedor del sistema) se hizo dos preguntas:
Buenos días señores, muy buen resumen para tratar y aplicar en las gerencias de procura,en empresas grandes, en proceso de la certificación ISO.9001:2015, la cual explica muy bien y declara la forma como llevar el control de la Gestión de los Materiales, ademas de codificar y manejar proveedores externos al realizar compras, contratar servicios, activar cualquier orden de trabajo, transportar mercancías certificando su control de la calidad, fecha de despacho y su forma de almacenar dependiendo del producto. excelente gracias por la información.
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