Procura 047 Evaluación por Costo Total de Propiedad

Procura 047

Evaluación por Costo Total de Propiedad

Preámbulo

La evaluación comercial de commodities, materias primas y bienes semiprocesados la comenté en Procura 024 (Evaluación de Cotizaciones y Propuestas), y en Procura 034 (Precios de Compra) les presenté la forma más básica para identificar el costo, el valor y el precio (de venta y de compra).

El presente artículo es para presentarles la evaluación comercial de cotizaciones y propuestas en función al análisis denominado Costo Total de Propiedad.

Antecedentes

El método de evaluación Costo Total de Propiedad (Total Cost of Ownwership – TCO) fue presentado en 1987 por Hill Kirwin para la evaluación de compras de equipos y sistemas informáticos (de la empresa Gartner Group Inc., dedicada a comercializar PCs), en el que establecía que para un grupo de bienes y servicios el valor de la adquisición no es sólo el precio de compra, sino que también depende de los demás costos asociados en que se incurre durante la vida útil del bien.

En síntesis, este método identifica que para algunos bienes el precio de compra-venta no refleja el valor total de la inversión, por lo que no se limita sólo a la evaluación del precio, sino que además estima los costos en que la Organización incurrirá luego de la adquisición (es decir, los costos que se generan con la propiedad del bien, como los de operación, mantenimiento, servicios, capacitación, repotenciación, etc.).

Aplicación

Aunque el método fue creado para equipos y sistemas de TI, pronto se hizo evidente que también aplicaba para la adquisición de bienes de capital (como vehículos, equipos de construcción y manipulación de materiales, equipos mineros e industriales, etc.) y la contratación de servicios (cuya ejecución requiere el uso de equipos, como el servicio de impresión y copiado de documentos, alquiler de vehículos, mantenimiento de edificios, etc.), lo que produjo varios enfoques para determinar el TCO (como el TCO del Ciclo de Vida o el TCO del Desgloce de la Estructura de Trabajos, entre otros).

Cada adquisición es diferente y particular (dependiendo del bien o servicio a evaluar), y cada Organización definirá de acuerdo a su experiencia o conocimiento los costos a incluir, pero partiendo del precio de compra, los costos adicionales típicos a considerar son:

·        Modelo 1

1.    Costos Previos a la adquisición
(ingeniería de prefactibilidad y factibilidad, estudio de mercado, etc.)

2.    Costo de la Adquisición
(convocatoria, aclaraciones, compra, activación, inspección, embalajes, transporte, almacenamiento, seguros, administración, etc.)

3.    Costos Posteriores a la Adquisición
(instalación y montaje, capacitación, operación, consumibles e insumos, herramientas, mantenimiento, repuestos y partes, energía, servicios, seguros, licencias, etc.).

·        Modelo 2

1.    Costos Directos
Aquellos que tienen impacto inmediato en el costeo
(como el valor del equipo, la energía, los insumos para la operación, sueldos y salarios del personal involucrado en la operación, etc.)

2.    Costos Indirectos

a.    Costos Fijos

b.    Costos Variables

·        Modelo 3

1.    Costos Regulares Recurrentes
(consumibles e insumos, energía, servicios, gastos administrativos, costos operativos, mantenimiento, sueldos y salarios, etc.)

2.    Costos Únicos e Irregulares
(capacitación, instalación y montaje, permisos y licencias, upgrades, consultorías y asesorías, herramientas, etc.)

Finalmente, todos estos modelos terminarán en una fórmula que proporcionará el TCO. Para adquisiciones de bienes de capital (industriales, mineros, energéticos, etc.), no existe un consenso uniforme sobre el modelo a usar, pero de manera gruesa el TCO se determina por la suma y resta de los criterios del siguiente modelo:

	+ Precio de Compra + Costos de Procura + Costos de    Operación/Producción + Costos de Servicios + Costos de Mantenimiento + Costos de Recursos Humanos + Costos de Legal + Costos de Servicios + Costos de Ingeniería/Proyectos + Costos de Eliminación – Ingresos Generados - Valor Residual (de reventa o de chatarra)
	= Costo Total de Propiedad

Observaciones y Comentarios

1.	Además de identificar cual es el verdadero costo (estimado) para la Organización por la adquisición del bien, este método permite identificar: a.    La información y los datos adicionales que son útiles para la negociación. b.    Los criterios críticos o estratégicos para optimizar la vida útil del bien. c.    Los recursos que se deben comprometer en el futuro para garantizar la operación rentable y eficiente del bien. d.    La cuantificación o sustentación del Costo-Beneficio. e.    Oportunidades de ahorro de costos. f.     El nivel estimado de la relación calidad – capacidad que se obtendrá del bien (con la tecnología propuesta por los Proveedores). g.    Riesgos y como minimizarlos.
2.	Cada Organización debe “diseñar” un modelo de evaluación adecuado a cada bien de capital que desea adquirir, y para el plazo que estime conveniente (que puede ser de acuerdo a la expectativa de la operación o hasta la vida útil total del bien).
3.	La identificación y valorización de los costos (para el modelo que fuese), requiere la participación y colaboración de los Proveedores (para que compartan y proporcionen estimados de rendimientos, plazos, listas de repuestos y partes, servicios postventa, precios y tarifas, etc.), y de las diferentes áreas de la Organización involucradas en el costeo y su valorización (como Contabilidad, Operaciones, Mantenimiento, Ingeniería, Proyectos, Recursos Humanos, Marketing, etc.), así como para validar los datos proporcionados por los Proveedores. El Comprador debe ser capaz de comunicarse a todo nivel y coordinar con todos ellos para completar el TCO.
4.	El método del Costo Total de Propiedad nació debido a que muchos Proveedores “castigaban” el precio de venta del bien o servicio, pero con la perspectiva de recuperar el valor de la transacción con la venta de repuestos y servicios.
5.	A manera de ejemplo, hasta hace poco algunas tiendas vendían impresoras a color a precios muy bajos (entre 100 y 120 Soles/Impresora), pero los sets de cartuchos rendían muy poco (40 a 50 hojas/Set de cartuchos) y costaban cerca de 70 Soles/Set de cartuchos. La utilidad no estaba en la venta de impresoras sino en la venta de los cartuchos de tinta: El precio de venta bajo ocultaba un costo operativo muy alto.

Referencias

1.    Wikipedia 

2.    BlogMicrosoft 

3.    Timonel 

4.    NZ Government 

5.    Gestión Estratégica de Compras 

6.    JATO 

7.    Administración de Compras y Abastecimientos (Capítulo 11)
P. Johnson, M. Leenders & A. Flynn,
McGraw Hill

8.   Dr. Carlos Parra    

Para terminar, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Luis Osorio T., Luis Ortiz A. y Ruth Camavilca (Bechtel), Alberto Timoteo y Eduardo Arenas (Fluor), Eduardo Velásquez (Wood), Alberto Velarde (Cerro Verde), Jorge Sandoval, y Nicolás De la Cruz R. (DRP), Julio Vilca D. (Milpo) y Enrique Sáenz V.

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui