Procura 049 Activación de Taller – Formatos

Procura 049

Activación de Taller – Formatos de Reportes

Introducción

Resumiendo Procura 004, el proceso de Activación (Expediting) está relacionado con asegurar que todos los riegos que puedan aparecer y afectar la calidad o los plazos de entrega o de ejecución de un servicio, sean superados y/o eliminados. 

Para lograr esto, el Activador coordina con las áreas internas (como Ingeniería o Proyectos o Mantenimiento para la aprobación de planos y/o de procedimientos de fabricación, o la aprobación o rechazo de ‘desviaciones’; con Contabilidad y/o Tesorería para el pago de facturas recibidas, la aplicación de penalidades o la devolución de fianzas y garantías; con Almacén para el registro de las recepciones; con Compras para emitir cambios y revisiones, etc.) y con los Proveedores y Contratistas (para verificar avances, identificar posibles retrasos, aceptar o rechazar embalajes, atender y solucionar ‘desviaciones’, coordinar el transporte, evitar conflictos y reclamos, verificar trámites y permisos, etc.).

Para garantizar las coordinaciones con los Proveedores y Contratistas, el Activador se apoya con los Activadores de Campo, los Activadores de Taller (ver Procura 013) y los Activadores Telefónicos. 

Para facilitar este objetivo y mantener una comunicación ágil y actualizada, Activación tiene algunos formatos que le sirven de guía u orientación, por lo que ahora les envío este formato para Activación de Taller (Shop Expediting).

Formatos de Activación de Taller

La idea de presentar este documento es resaltar que a la vez que es un reporte en si mismo, también es una guía sobre qué verificar y coordinar con los Proveedores y Contratistas, y que nos permite personalizarlo para cada tipo de equipo, material o servicio a adquirir.

La estructura de este formato contiene las siguientes secciones:

1	Status de los Documentos del Comprador – Buyer Documents & Data Status Identifica que documentos han sido recibidos por el Proveedor para proceder con la ejecución y suministro, en que ‘Revisión’ (0, 1, 2, etc.) estaba el documento recibido y en que fechas los recibió. El objetivo es establecer que el Proveedor no solo los ha recibido, sino que también los ha revisado y reconocido. La información para esta sección se obtiene de todos los adjuntos enviados por la Organización al Proveedor.
2	Status de los Documentos del Proveedor – Supplier Documents & Data Status Esta sección identifica qué documentos han sido enviados al Comprador para su revisión y aprobación (como planos, procedimientos de manufactura, pruebas y ensayos a aplicar, certificados a entregar, listas de materiales a usar, etc.). El Activador debe presionar a Ingeniería, Operaciones o Mantenimiento para que revisen y aprueben estos documentos a la brevedad posible, a fin de no retrasar la ejecución o suministro por demoras ocasionadas por personal de la Organización. Esta información se obtiene de la Propuesta Técnica aprobada al Proveedor, pero debe actualizarse al emitir la Orden de Compra.
3	Status General de los planos y Datos – General Drawing & Data Document Status Para resaltar temas críticos relacionados con el estado de los documentos que afectan la ejecución o la calidad, y sobre las que hay que tomar acción inmediatamente para evitar retrasos y ‘desviaciones’ que impacten en la calidad o en el costo (es decir, que respuestas y consultas están pendientes de ser resueltas por la Organización y/o por el Proveedor). Esta parte se obtiene de la información disponible y actualizada al momento de la Activación al Proveedor.
4	Situación de la Adquisición de Materiales por el Proveedor – Supplier Component & Material Procurement Status Esta parte es para reconocer que materiales, partes y componentes serán utilizados para el suministro del bien o la ejecución del servicio, e identificar a quién los adquiere y en que fechas o plazos. Esto permite identificar que la fabricación está en progreso y si el Proveedor está avanzando de acuerdo a su Propuesta o Cotización. Las áreas involucradas de la Organización (Ingeniería, Producción o Mantenimiento) deben validar que los materiales efectivamente corresponden a la Orden de Compra. Esta información es proporcionada por el Proveedor.
5	Hitos de Actividades o Fabricaciones – Activity or Fabrication Milestones Identifica las partes en las que se descompone la fabricación del suministro o la ejecución del servicio, estableciendo fechas de inicio y fin para cada una según el avance o progreso (Completada: A o Actual, Programada: F o Forecast). Esta parte es un resumen del formato Reporte de Avances (ver Procura 013), que permite visualizar los avances según actividades principales y no según Tags.
6	Situación de la Supervisión de la Calidad del Proveedor – Quality Surveillance Status Para las adquisiciones que lo ameritan, esta parte establece quién es el Inspector de Calidad asignado y que pruebas requieren ser atestiguadas por él. Esta información se obtiene de la Propuesta Técnica y debe ser actualizada por el Proveedor  con la aceptación de la aceptación de la Orden.
7	Información de Fechas de Despacho – Shipping Information Dates Identifica la información que debe manejarse para prevenir y asegurar el tráfico regular y las operaciones logísticas necesarias para que el suministro sea transportado hasta las instalaciones de la Organización o para que el servicio se ejecute. La información se obtiene y se valida de la Orden de Compra o Contrato, y del cronograma de avances del Proveedor o Contratista.
8	Fotografías – Pictures Esta parte es para incluir las fotografías que sean necesarias para asegurar que la información sea reconocida de manera más objetiva y precisa.

A manera de ejemplo, en los siguientes links les presento el mismo formato, pero que ha sido personalizado para la adquisición de tres tipos distintos de bienes (en formato MS Word para que lo puedan copiar y usar de acuerdo a sus propias condiciones y circunstancias):

XPE-227 - Sistema de Tuberías de Agua Industrial 

XPE-234 – Tanques de Acero 

XPE-235 – Transformadores Eléctricos 

Observaciones y Comentarios

1.	De la revisión del formato, se hace evidente que este se puede adaptar o acondicionar a cualquier adquisición o servicio que requiera atención especial, ya sea por su costo, por el impacto que genera el incumplimiento o los retrasos, o por los riesgos que se hayan identificado y que afecten negativamente a la Organización.
2.	Tal como se observó en Procura 013, no todas las adquisiciones requieren del servicio de Activación, por lo que se sugiere sólo para adquisiciones de alto valor o riesgo (ver Procura 026 - Clasificación ABC o de Pareto).
3	El formato puede ser simplificado aún más. Todo depende del tipo de bien a adquirir y del alcance del seguimiento que la Organización requiera dar, o del nivel de seguridad que se estime necesario para evitar reclamos y disputas con el Proveedor o Contratista.
4	El servicio de Supplier Quality Surveillance (Supervisión de la Calidad del Proveedor) establecido en la sección 6 del formato, es una actividad de Procura que no siempre es necesaria de realizar con terceros. Para la adquisición de Bienes de Capital o para Proyectos, esta actividad normalmente es realizada por el Usuario que generó la requisición o por alguna área técnicamente calificada para realizar las verificaciones de calidad y/o para participar en las pruebas y ensayos que deben ser atestiguadas. Estas áreas normalmente son Producción, Mantenimiento o Ingeniería.

Referencias

Para terminar, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Luis Osorio T. (Bechtel), Rafhael Ruiz R. (CESEL), Alberto Timoteo (Fluor), Eduardo Velásquez (Wood), Alberto Velarde (Cerro Verde), Jorge Sandoval, y Nicolás De la Cruz R. (DRP), Julio Vilca D. (Milpo) y Enrique Sáenz V., así como a los amigos de Proyectos como Jorge Endo (Fluor), Oscar Ruesta A. (DRP), y Jorge Pinazo B. (El Brocal).

Un saludo a todos!!!

Ing. Juan Valdivia Jáuregui