Después de varios meses sin escribir (la salud no me ayudó mucho), retomo el blog para tratar de continuar desarrollando conceptos
y compartir experiencias de Procurement (Procura o Logística) enfocándome otra vez en la interacción
de Procura con las demás áreas de la Organización (ver la primera referencia en Procura 054 Responsabilidades).
Para este artículo por favor tener en cuenta que, para las compras o contrataciones
industriales, usaré el término Ingeniería, para referirme
a cualquier área técnica (como Mantenimiento, Producción, Operaciones,
Proyectos, Construcción, Investigaciones, Diseño, Seguridad, Sistemas, etc., o
un Consultor externo) que tiene la experiencia y/o el conocimiento
técnico suficientes, como para discernir sobre lo que la Organización desea
adquirir (la demanda) y lo que el mercado propone (la oferta) para satisfacer
la adquisición.
Introducción
Para entender las funciones de Procura como un proceso, siempre debe revisarse los sistemas de gestión ISO, que establecen que la Organización
debe contar con una oficina dedicada a la adquisición de bienes y servicios.
De manera general, ISO 9001:2015 es la norma que promueve el enfoque basado en procesos, y de manera específica sobre las adquisiciones, en el párrafo 8.1 (Planificación y Control Operacional) establece que la Organización debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de bienes y servicios, mediante:
De manera general, ISO 9001:2015 es la norma que promueve el enfoque basado en procesos, y de manera específica sobre las adquisiciones, en el párrafo 8.1 (Planificación y Control Operacional) establece que la Organización debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de bienes y servicios, mediante:
a.
|
La
determinación de los requisitos para los productos y servicios,
|
b.
|
El establecimiento de criterios para
1. Los procesos 2. La aceptación de los productos y servicios |
c.
|
La
determinación de los recursos para lograr la conformidad con los
requisitos de los productos y servicios
|
d.
|
La
implementación del Control de los Procesos
|
e.
|
La
determinación y conservación de la información documentada
|
Adicionalmente, establece que se debe determinar
los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y en la cláusula 4.4
(Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos) lista los requisitos
que deben cumplirse para conseguirlo, entre los que para este artículo resalto:
b.
|
Determinar
la secuencia e interacción de los procesos,
|
e.
| Asignar las responsabilidades y autoridades para los procesos, |
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgKGakHOvYLNEEhqWveod7y8fgXcSYDcMA2xYnX1OyaITOLND5H0ondg6kBpWcoslGCgRbNs3u6RAyELduwfNw0rK9iHYBc1gP4s6GOznsyMlHfKS_Jt07AKqr-KpIMX3W0tZfBgAHC0C6D/s200/P076+Ing+Quim.jpg)
Sin importar el tamaño de la Organización, en la revisión del proceso de adquirir bienes y servicios se hace evidente que Procura no procede de manera autónoma sino de forma coordinada con los responsables de los demás procesos, ya sea para establecer requisitos (de los bienes y servicios), políticas y procedimientos (de compra, pago, entrega, inspección, financiación, etc.) y los controles (documentación y entregables, calidad, plazos o hitos, auditorías, etc.).
Las Actividades de Ingeniería en el
Proceso de Adquisición
Si reconocemos que el área dedicada (exclusiva) para gestionar las
adquisiciones es Procura, lo que muchas veces no resulta claro o evidente de
reconocer por otras áreas (sobre todo en empresas que no tienen identificados y
establecidos los procesos) es que la adquisición exitosa o satisfactoria de
bienes y/o servicios no es sólo responsabilidad de Procura, sino
de todas las áreas involucradas de la Organización.
Es así
que, dependiendo de la menor o mayor complejidad del bien o servicio a ser adquirido, a las demás áreas de la Organización también les corresponderá una
menor o mayor participación en el proceso de la adquisición.
Un listado muy abreviado de la participación de los distintos responsables de los procesos de la Organización, pero que resalta la interacción de Ingeniería en el proceso de adquisiciones se resume en la siguiente Tabla:
Tabla 1
Responsabilidades en el Proceso de Adquisición
Responsabilidades en el Proceso de Adquisición
Etapa
|
Actividad / Función
|
Responsable
|
|
1
|
Convocatoria
|
Emitir la requisición
|
Usuario
|
2
|
Aprobar el presupuesto
|
Finanzas
|
|
3
|
Emitir los adjuntos técnicos y comerciales
|
Ingeniería | SIG | QA/QC | Finanzas
|
|
4
|
Establecer los plazos o hitos
|
Producción | Comercial
|
|
5
|
Solicitar cotizaciones o propuestas
|
Procura
|
|
6
|
Responder las consultas de los Proveedores
|
Ingeniería | Usuario
|
|
7
|
Recibir las propuestas
|
Procura
|
|
8
|
Apertura de Sobres
|
Procura | Ingeniería | Finanzas
|
|
9
|
Evaluación
|
Evaluar técnicamente la propuesta
|
Ingeniería | Usuario
|
10
|
Evaluar comercialmente la propuesta
|
Procura
|
|
11
|
Solicitar aclaraciones al Proveedor
|
Procura | Ingeniería
|
|
12
|
Aprobar la evaluación técnico-comercial
|
Procura | Ingeniería
|
|
13
|
Negociación
|
Negociar la Adquisición
|
Procura | Ingeniería
|
14
|
Aprobar la Adquisición
|
Gerencia | Finanzas
|
|
15
|
Administración
|
Adjudicar la Orden de Compra o Contrato
|
Procura
|
16
|
Reunión de Coordinación
|
Ingeniería | SIG | QA/QC | T&L
|
|
17
|
Controlar los avances y ejecución
|
Procura
|
|
18
|
Resolver las discrepancias y desviaciones
|
Procura | Ingeniería
|
|
19
|
Aprobar / Rechazar los cambios de orden
|
Procura | Ingeniería
|
|
20
|
Aprobar el pago de avances
|
Procura | Ingeniería
|
|
21
|
Aprobar la calidad de la adquisición
|
Procura | Ingeniería
|
|
22
|
Recibir técnicamente la adquisición
|
Procura | Ingeniería
|
|
23
|
Tramitar rechazos y reclamaciones
|
Procura | Ingeniería | Finanzas
|
|
24
|
Cierre
|
Verificar la conformidad del Bien o Servicio
|
Procura | Usuario
|
25
|
Verificar los “Entregables”
|
Procura | Ingeniería
|
|
26
|
Verificar Pagos y Reembolsos
|
Procura y Finanzas
|
|
27
|
Cerrar la Orden o Contrato
|
Procura
|
De acuerdo al rubro de la Organización y/o
lo especializado de la adquisición, la función de Ingeniería puede también corresponderle
a Mantenimiento, Operaciones, Producción, TI, Construcción, etc.
La Organización e Ingeniería
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg5xNaU2prthOJ3fhH9qef2c1BZoVmrrBJ12rHLyvYQQwM9H6q1hjQ_F3hPGsQl7dLUFUn9h8QpKX_Jis1A3WBJky7QIdHPr9IzaPxvErVHcBI5mFZrKH_5nTDsv35LGi1jZ4orOL8iurBp/w224-h229/P076+Ing+Elec.jpg)
Sea cual fuese el área técnica responsable de dar soporte al proceso de las adquisiciones, entre sus funciones están las siguientes actividades:
1
|
Establecer
la descripción técnica (o alcance) de las requisiciones por:
a. Servicios y obras b. Bienes de Capital y materiales industriales (no commodities) |
2
|
Revisar
las requisiciones del Usuario / Solicitante.
|
3
|
Preparar
/ revisar las especificaciones técnicas (ver Procura 032 y Procura 064) que serán enviadas a los Proveedores para que coticen adecuadamente:
a. Data Sheets b. Planos y diagramas c. Condiciones de Sitio d. Especificaciones particulares (propias de la Organización) |
4
|
Responder
las consultas técnicas de los Proveedores.
|
5
|
Revisar
las propuestas técnicas recibidas.
|
6
|
Enviar
consultas técnicas a los Proveedores, por discrepancias y/o vacíos entre la
propuesta y el pedido.
|
7
|
Emitir
la evaluación técnica.
|
8
|
Dar
asistencia técnica a Procura durante la reunión de Negociación.
|
9
|
Actualizar
las Especificaciones Técnicas, de acuerdo a la propuesta ganadora.
|
10
|
Participar
de la “Reunión de Inicio” (Kick Off Meeting) y asegurar que el Proveedor no
tiene dudas sobre las características del bien, servicio u obra.
|
11
|
Participar
de las reuniones de control de avance / ejecución.
|
12
|
Resolver
consultas técnicas del Proveedor, durante la etapa de ejecución o
fabricación.
|
13
|
Aprobar
o rechazar técnicamente las solicitudes de cambio o adendas del Proveedor.
|
14
|
Validar:
a. Los estados de pago reportados por el Proveedor, y/o b. El cumplimiento de los hitos de pago. |
15
|
Participar
y validar la conformidad de las pruebas y ensayos pre-embarque o pre-entrega
|
16
|
Reportar
y sustentar las No Conformidades de la ejecución o la fabricación
|
17
|
Verificar
la conformidad de los bienes recibidos y/o servicios completados
|
18
|
Soportar
a Procura en el sustento de las Reclamaciones
|
19
|
Verificar
la conformidad de los “Entregables” de la adquisición.
|
PMI e Ingeniería
Si en el texto de las normas de
gestión ISO la Organización debe inferir, establecer y personalizar la
participación y las interacciones de cada proceso (de acuerdo al tipo y tamaño
de cada empresa), en el texto de la Guia del PMBOK (Project
Management Body of Knowledge) de PMI (Project Management Institute) se va
al otro extremo, y establece de manera muy detallada los procesos
administrativos, presentando las entradas (los inputs) y las salidas (outputs)
de cada proceso de un proyecto.
Es así que en el capítulo 12 (Gestión de las Adquisiciones del Proyecto), PMBOK establece que las adquisiciones deben desarrollarse en tres procesos administrativos:
1
|
Planificar
la Gestión de las Adquisiciones
|
2
|
Efectuar
las Adquisiciones
|
3
|
Controlar
las Adquisiciones
|
Estos procesos administrativos funcionan con los procedimientos de Procura de la
empresa (ver Procura 061), y
toman como fuente (Entrada) a los productos (Salidas) de los demás Planes de
Gestión del proyecto (o de la Organización).
En otros términos, los inputs que recibe Procura son los outputs que generan los demás planes del proyecto o la Organización (como los de gestión del alcance, gestión de los requisitos, gestión del cronograma, gestión ambiental, gestión de la seguridad, gestión de las comunicaciones, gestión de los costos, gestión de la calidad, etc.), muchos de los cuales corresponden a la interacción de Ingeniería en la Organización.
En otros términos, los inputs que recibe Procura son los outputs que generan los demás planes del proyecto o la Organización (como los de gestión del alcance, gestión de los requisitos, gestión del cronograma, gestión ambiental, gestión de la seguridad, gestión de las comunicaciones, gestión de los costos, gestión de la calidad, etc.), muchos de los cuales corresponden a la interacción de Ingeniería en la Organización.
Experiencias
Suponiendo que la Organización cuenta
con políticas y procedimientos, la realidad diaria en el proceso de adquisiciones es que a pesar de que las normas, los procedimientos y
las buenas prácticas recomiendan el alcance de la participación de las demás
áreas de la Organización, muchas veces las personas participan de manera inadecuada
en este proceso (ya sea por exceso, por defecto o por omisión).
En base
a las etapas presentadas en la Tabla 1, les comparto algunos comentarios
y anécdotas de las experiencias ocurridas con Ingeniería en el proceso de procura,
que principalmente suceden con la adquisición de servicios y bienes especiales
(utilizando las definiciones de la Matriz de Kraljic, me refiero a
las adquisiciones que no caen en los cuadrantes de productos rutinarios
ni apalancados):
1
|
Convocatoria
La no
participación del área técnica en la Convocatoria es típica de Organizaciones
jóvenes o PYMEs (sin cultura organizacional desarrollada), o de empresa
medianas y grandes que no intentan ni pretenden trabajar en ambientes de
gestión ISO, y que consideran que dedicar tiempo a la preparación de
documentos de respaldo para los pedidos es una pérdida de esfuerzo y de
costos.
Aunque no se puede
generalizar, usualmente el área técnica que no participa de las actividades
de la Convocatoria no tiene muy claro o desarrollado lo que debe pedir, o el
personal responsable no tiene la experiencia necesaria o suficiente, y/o la
Organización no ha identificado adecuadamente sus procesos y operaciones.
Las excusas habituales son:
a. Una buena descripción es suficiente, la
información adicional de respaldo es innecesaria,
b. Cómprale sólo a “ese” Proveedor
porque él ya sabe lo que
necesitamos, c. Nosotros no respondemos a los Proveedores. Si un Proveedor no entiende lo que queremos, es su problema. No lo invites. d. Nosotros sólo atendemos temas técnicos, no nos hacemos responsables ni participamos del proceso de compras o contratación. e. Si la adquisición resultó mal, la culpa es de Procura porque no sabe comprar o contratar, nuestra área sólo es responsable de temas técnicos.
El otro extremo de la participación del área técnica en esta
etapa es cuando no sólo prepara y participa en todo lo que le corresponde,
sino también en lo que no le corresponde (interacción en exceso):
i. La forma más común es cuando Ingeniería contacta directamente
al Proveedor y prepara el pedido y las especificaciones técnicas de tal
manera que sólo el Proveedor contactado cumpla con todos los requisitos de
los productos y/o del servicio requeridos (la Requisición Dirigida).
Ingeniería sabe muy bien lo que quiere y maneja la información y los
contactos para su beneficio.
ii. Una forma un poco más elaborada usada cuando se sabe que los
plazos de la convocatoria son muy cortos (porque la entrega o la
ejecución también tiene plazos muy acotados o con muy poco margen),
es hacer los pedidos y luego de recibir todas las cotizaciones, solicitar la
modificación o ampliación del alcance (que sólo uno de los proveedores
contactados por ingeniería sabe que será modificado), con el argumento “Me
di cuenta después que también faltaba esto”. El procedimiento habitual de
la Convocatoria es comunicar a todos los Proveedores sobre el nuevo alcance y
establecer una nueva fecha de entrega de cotización (muy corta por los hitos
establecidos, como los de una parada de planta o ante un riesgo inminente de parada no programada), pero por
los plazos disponibles, solamente es respondida por el Proveedor contactado.
Nuevamente, Ingeniería sabe muy bien lo que quiere y maneja la información y
los contactos para su beneficio.
|
||||||||
2
|
Evaluación
de Propuestas / Cotizaciones
En esta etapa, la participación por defecto es cuando Ingeniería
revisa las propuestas y prepara las consultas técnicas para aclarar cualquier
duda de las propuestas, pero no emite la Evaluación Técnica para no
aprobar la evaluación técnico-comercial (porque cree que los
estarían utilizando para validar una adquisición dolosa o indebida). Esto
es una clara muestra de desconfianza del proceso, o del Comprador o
Formador de Contratos encargado de realizarlo, por lo que Procura debe ser
todo lo transparente posible (dentro de las limitaciones que establece la
confidencialidad y las restricciones del procedimiento del proceso).
La participación por exceso es cuando Ingeniería revisa las
propuestas, prepara las consultas técnicas, y emite la Evaluación Técnica
sólo si primero logra saber los precios de las ofertas recibidas, o si la
evaluación Técnico-Comercial la gana el Proveedor de “su confianza”.
|
||||||||
3
|
Negociación
En esta etapa, en la interacción por defecto el área técnica
se rehúsa de participar para evitar validar un proceso del que desconfía y/o
porque asume que está siendo utilizado.
Usualmente
se niega a actualizar el alcance y/o las especificaciones
de la Orden o Contrato con el nuevo alcance de la propuesta ganadora (que es
necesario hacer cuando el alcance de la propuesta ganadora no coincide total o exactamente con
el alcance inicial de la convocatoria, por discrepancias y/o excepciones que han sido
revisadas y aceptadas).
|
||||||||
4
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Administración
de la Orden o Contrato
Esta
es la parte del proceso de adquisición con más complicaciones en la interacción
con las áreas técnicas. Además de los problemas que pueden originarse por un
área técnica sin experiencia o con intereses particulares, se suma la buena o
mala interacción del Proveedor o Contratista.
Usualmente
solucionar discrepancias y desviaciones es un hecho muy común
en la ejecución de servicios y la fabricación de bienes, que se aprueban o
rechazan según sea el caso, y que cuando lo amerita sirven de sustento para
hacer cambios de orden.
En la interacción por defecto Ingeniería soluciona las discrepancias y desviaciones de manera sesgada en favor de la empresa (lo que puede terminar en una Reclamación formal del Proveedor), y por exceso cuando Ingeniería siempre le da la razón al Proveedor o Contratista (lo que origina sobrecostos y puede terminar en sanciones administrativas y/o judiciales).
La validación
técnica de los avances de ejecución de servicios o de
fabricaciones, siempre es requerida a Ingeniería y/o al Usuario para aprobar
los pagos que correspondan a los avances validados. Esta validación
aplica para Órdenes y Contratos en los que el pago ha sido establecido en
precios unitarios y sólo el área técnica sabe si el servicio o el bien se han
ejecutado (cuando el pago se establece por hitos, la interacción requerida de
Ingeniería es mucho menor y a veces nula).
La recepción
técnica de la adquisición es una actividad del Área Técnica en la que
debe verificar que el servicio o fabricación es lo que la Organización adquirió
(es decir, que lo recibido se ajusta a las descripciones, cantidades y
especificaciones técnicas establecidas con la Orden o Contrato). La interacción
por defecto es cuando Ingeniería se rehúsa de verificar técnicamente la
recepción y/o solicita que la verificación la haga el Usuario o el personal
de Procura. En la interacción en exceso, el Área Técnica valida el servicio o
la fabricación, aunque el Proveedor no haya cumplido con todo el alcance.
|
Observaciones y Comentarios
Conclusiones
Es evidente que los procesos de cualquier
organización y los procedimientos que los regulan no son perfectos por la gran
cantidad y variedad de interacciones de los participantes (Procura, Ingeniería,
Mantenimiento, Operaciones, Producción, Tesorería y Finanzas, Calidad, etc.),
pero todas las desviaciones (en defecto o en exceso) pueden mitigarse con la
capacitación sobre los procesos, los procedimientos y reglamentos aplicables a
cada proceso, y con personal preparado y constantemente inducido hacia las
buenas prácticas de los procesos en que participan.
Para terminar este artículo, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Marisa Paz y Michel Acuy de Ausenco, Patrick Tweddle, Martín Carhuattocto, César Castillo, Elisa Caballero y Eduardo Arenas de Fluor, Nazia Gutiérrez y Luis Segundo de Chinalco, Jorge Sandoval y Nicolás De la Cruz R. de DRP, Julio Vilca de Milpo, Alfonso Uriarte de Bechtel, Eduardo Velásquez de Wood, Miguel Aguirre de Nexa, Jorge Oyague G. de Lumina, Rafahel Ruiz R. de CESEL, Manuel Zelada de Grupo Romero, Javier Rojas de Pluspetrol, Crisman Chirinos de Enersur GDF, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Alberto Velarde y Xenia P. Rodríguez de Cerro Verde, Fabrizzio Gonzalez de Los Portales, Ulises Proaño de SNC Lavalin, Víctor Huaraz (FAMESA), así como a Alfonso Pasapera, Victor Alvarado y Enrique Sáenz de ESAN; y por Ingeniería, Construcción u Operaciones, invito a los colegas de Antamina (José L. Zavala e Ignacio Calderon V.), Fluor (Mao Soldevilla, Jorge Salas y Elio Pinedo), Gold Fields (Ricardo Caycho), ECROMSA (Leonardo Tagle), Stracon (Edgar Cosco), M3 (Jimmy Oropeza), Buenaventura (Oscar Ruesta), SPCC (Gustavo Moreano), Antapaccay (Dercy Soto), Termodinámica (Jaime Segura) y COSAPI (Julio C. Cuadros).
¡¡¡Un saludo
a Todos!!!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui