Procura 032 Especificaciones Técnicas para Procura

Antecedentes

Son varios los Usuarios que no reconocen la necesidad de usar especificaciones técnicas particulares (propias de la organización) en el proceso de adquisición de bienes, obras y servicios, y que basta con una descripción abultada y exigente para realizar un proceso de adquisición, pero lamentablemente la experiencia ha demostrado que no es así.

Para saber qué es una especificación técnica de un proceso de adquisición, una descripción amplia y muy buena la pueden revisar en los enlaces de:

     i.        Wikipedia       Especificaciones Técnicas

    ii.        WikiHow        Cómo redactar una especificación técnica, o

   iii.        OSCE            Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y
                   Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías.

Con este artículo, pretendo que el personal de Procurement (Procura o Logística) se involucre en actualizar sus procesos de adquisición, reconozca los riesgos de comprar sin detalles y que involucre a las demás áreas de la Organización para que asuman la responsabilidad que les corresponde y participen de manera más proactiva en los procesos de adquisición (ver Procura 054 y Procura 076).

 

El área de Administración de Materiales (llamada también Gestión de Materiales, Control de Inventarios, etc., ver Procura 007) es la que realiza la función de gestionar qué comprar (además de cuánto y cuándo), no desde el enfoque de decidir unilateralmente qué es lo que la empresa debe consumir para su operación y funcionamiento (porque no es parte de su gestión), sino desde la perspectiva de que, lo que la Organización necesita, ha sido bien identificado y definido con el Usuario, y se sabe con certeza qué pedir al mercado.

Aunque el requerimiento de identificar y definir qué pedir debe ser una práctica general y obvia (para las empresas con homologación y/o certificación ISO 9001:2015, la obligación de validar qué pedir se establece en la cláusula 8.4.3 - Información para los proveedores externos), basados en los hechos lamentablemente no siempre es así.

 

Para lograr establecer qué pedir, Procura coordina con los Usuarios (Operaciones, Mantenimiento, Servicios, Ingeniería, Producción, etc.) el documento denominado Especificación Técnica (llamado también ES - Engineering Specification, o TDR - Términos de Referencia) para asegurarse que los Proveedores también puedan reconocer o identificar el objetivo de la adquisición.

Es decir, la identificación no sólo debe establecer qué pedir sino para qué se pide. Sólo a manera de ejemplo, supongamos que solicitamos la adquisición de una tubería de acero de 2 pulgadas de diámetro para los siguientes usos generales:

 

Uso Requerimientos Técnicos	Barandas	Estructural	Transporte de Fluidos	Calderos
Tipo de Acero	No	Si	Si	Si
Control de Desviaciones	Mínimos	Mínimos	Según Aplicación	Si
Composición Química	No	Si	Si	Si
Pruebas y Ensayos	No	Si	Según Aplicación	Si
Certificados y Reportes	Si	Si	Si	Si
Suplementarios	No	Según Aplicación	Según Aplicación	Si
Requerimientos Adicionales	No	Según Aplicación	Según Aplicación	Según Aplicación
Características Mecánicas	Mínimos	Si	Si	Si
Requerimientos Especiales	No	Según Aplicación	Según Aplicación	Según Aplicación

 

Aunque un poco forzado, este ejemplo trata de mostrar cómo un mismo producto puede ser usado en aplicaciones muy diferentes, que exigirán requerimientos distintos, razón por la que la Empresa deberá también precisar a los Proveedores para qué se requiere, y obtener el material adecuado al precio correspondiente a la aplicación (para el ejemplo, un tubo requerido para barandas debería ser mucho más barato que uno requerido para calderos, independientemente que los dos sean de acero y del mismo diámetro).

La mejor manera de comunicar al Proveedor o Contratista qué queremos y para qué lo queremos es una Especificación Técnica.

 

 

La Especificación Técnica

Para los procesos de Procura, la Especificación Técnica (ET) es el documento preparado por los Usuarios (tales como Producción, Operaciones, Mantenimiento, Ingeniería, Proyectos, TI, RR.HH., Servicios, etc.) que informa al Proveedor acerca de las características singulares, particulares o especiales, que la Organización requiere que sean cumplidas, para determinadas aplicaciones o usos.

 

Con la ET la Organización expresamente le confirma al Proveedor qué exigencias, restricciones y condiciones son requeridas en la entrega o ejecución de determinados bienes y servicios.

Para adquisiciones industriales o muy especializadas usualmente la ET hace referencia a bienes, servicios y obras que deben satisfacer normas y estándares internacionales (como ASME, ASTM, ISO, API, IEEE, NEMA, ISA; ANSI, JIS, etc.) y nacionales (NTP, DIGESA, DIGEMID, DISCAMEC, SUNAT, IPEN, MTC, etc.), para establecer características y propiedades precisas y detalladas para los productos, materiales y procesos de manufactura que regulan.

 

La extensión, contenido y complejidad de una ET varía con el tipo de bien, obra o servicio, al menos debería incluir:

1.  Generalidades / Antecedentes

2.  Alcances del pedido / Objetivos de la adquisición

3.  Referencias, Códigos y Estándares técnicos aplicables

4.  Referencias Legales Aplicables.

5.  Condiciones Generales de Sitio

6.  Condiciones operativas requeridas
(datos técnicos, a ser completados por el Proveedor).

7.  Lista de Entregables requeridos
(planos, Data Sheets, manuales)

8.  Requerimientos de Pruebas y Ensayos.

9.  Planes de Inspección.

10. Exclusiones.

11. Restricciones.

12. Adicionales.

 

El paquete de documentos constituidos por la Especificación Técnica y todos los demás adjuntos técnicos y comerciales, conforman el Expediente Técnico (llamado también EDL o Expediente de Licitación, o Términos de Referencia).

 

 

Observaciones y Comentarios

1.	No conozco un Proveedor que no asegure que lo que él vende es lo que la Empresa necesita, y la realidad nunca ha sido así. Al menos no a la primera vez, sino después de haber pasado un proceso de identificación de los requerimientos de la Organización (técnicos, operativos, de seguridad, ambientales, etc.) y de reconocimiento del producto del Proveedor (rendimiento, productividad, disponibilidad, etc.). La Especificación Técnica es el documento que recoge la interacción que ha habido entre la Organización y el Proveedor, y que registra los requerimientos singulares para determinados bienes y servicios.
2.	No todos los productos requieren Especificaciones Técnicas, pero tampoco debe descartarse su uso por la simplicidad de los materiales a adquirir. Este documento debe hacerse teniendo en cuenta la frecuencia de consumo, el valor que representa para las operaciones de la Organización, el impacto que causaría su ausencia o el reemplazo. Es decir, si usamos la Clasificación ABC de materiales (ver Procura 026), casi todos los materiales A y B deben tener Especificación Técnica, y se debe evaluar que materiales C deberían tenerlo también.
3.	El lema habitual de Procura con los Usuarios es: “Si pides Mal, No esperes que Llegue Bien” que se refiere al cuidado que ellos deben tener en pedir correctamente, para evitar el mal uso de los recursos de la Empresa. Un Usuario maduro y profesional reconocerá que las Especificaciones Técnicas satisfacen este lema y les evitará sorpresas desagradables.
4.	Con los Proveedores, el lema habitual de Procura es: “Nosotros NO vamos a comprar lo que tú nos quieras Vender, Tu nos vas a vender lo que nosotros queremos Comprar” Nuevamente, esto sólo se consigue si tenemos procesos de compra con información suficiente, clara y precisa (en otras palabras, Especificaciones Técnicas), acorde a las aplicaciones requeridas por las operaciones y servicios.
5.	Administración de Materiales (Materials Management) es el área de Procura que generalmente es quien recibe y custodia las Especificaciones Técnicas de la Organización, que deben ser periódicamente validadas por el Usuario, indicándolas como referencia en la Requisición de Materiales y Servicios (junto con las demás referencias, adjuntos y anexos que apliquen). Al aprobarse la Requisición, toda la documentación validada por el Usuario pasa a Compras (Purchasing) o Contratos (Contracts) para preparar el Expediente Técnico y enviarlo a los Proveedores en la Solicitud de Cotización (Request of Quotation o RFQ) o Solicitud de Propuestas (Request of Proposals o RFP).
6.	Generalmente, con las especificaciones técnicas se adjuntan también otras especificaciones que completan los demás requerimientos de la Organización, como (entre otros): a.  Normas de Seguridad y Salud Ocupacional. b.  Normas de Calidad. c.   Normas Ambientales. d.  Requerimientos comerciales.
7.	Las Especificaciones Técnicas son los documentos que permiten que un Comprador profesional o un Activador, no necesariamente sean especialistas en el tema de lo que compra. Es decir, no es necesario ser Químico Farmacéutico o Médico para comprar medicinas, equipos médicos o servicios médicos; no es necesario ser Ingeniero Electricista para comprar un transformador eléctrico, un rectificador o un motor eléctrico; tampoco es necesario ser Ingeniero Químico para comprar reactivos o equipos de laboratorio; no es necesario ser Ingeniero Electrónico para comprar instrumentos o computadoras, no es necesario ser Ingeniero Petrolero para comprar lubricantes o tuberías API, etc. Es evidente que la formación profesional del Comprador ayuda a que él coordine mejor con el Proveedor o Contratista, pero las Especificaciones Técnicas bien hechas hacen que el Comprador se dedique más a la parte comercial, como las evaluaciones, la negociación, y al seguimiento y la administración de la Orden o el Contrato.
8.	En Procura 024 (Evaluación de Cotizaciones) mencione el Manual de Adquisiciones de UNOPS, y nuevamente debo sugerirles que revisen el Capítulo 4 – Estrategia y Planificación de Adquisiciones (cláusula 4.2 - Definición de Requerimientos), el cual establece y expresa la importancia y las maneras de especificar bienes y servicios.
9.	Así como hay usuarios que no reconocen la importancia de las Especificaciones Técnicas, en el curso Gestión de Compras para Vendedores he tenido la oportunidad de constatar que hay varios Proveedores que no revisan las Especificaciones Técnicas y sólo se limitan a cotizar en base al Listado de Materiales (BOM o Bill of Materials). Muchos Expedientes Técnicos (o EDL - Expediente de Licitación) son muy cargados y a veces hasta engorrosos (sobre todo para la adquisición de Servicios y Obras, de empresas que están en el marco de la Ley de Seguridad Minera D.S. 024-2016-EM) debido a la cantidad de anexos y adjuntos que se envían con las convocatorias (que contienen Instructivo + BOM + Especificación Técnica + Términos y Condiciones Comerciales + Planos + Diagramas + Criterios de Diseño + Hojas de Datos + Lista de Entregables + ISO 9000 + Plan de Calidad + ISO 45000 + ISO 14000 + ISO 37001 + Planes de Contingencia + un extenso etcétera), lo que entorpece las evaluaciones (nos fuerza a hacer varias rondas de consultas y aclaraciones) y retrasa la toma de decisión.  Esto significa que Procura debe trabajar en la Gestión de Proveedores y hacer campañas de inducción, que incluyan (entre otros) la explicación del alcance de algunas cláusulas de los Términos y Condiciones comerciales, y del alcance de los adjuntos de la Especificación Técnica.
10.	Para los Proveedores que leen el blog, mi comentario es que antes de preparar sus propuestas, deben solicitar todas las aclaraciones técnicas y comerciales que consideren convenientes. Muchos de los problemas que se detectan en el curso, es que varios Proveedores tienen personal encargado de cotizar que: a. No es bilingüe (muchas especificaciones técnicas son preparadas en inglés). b. No entiende todos los Términos y Condiciones (por ejemplo, algunos no manejan las diferencias entre penalidad, multa, mora y backcharge, y cuándo aplica cada una). c. No tiene claro cuál es la función del Activador ni la del Supervisor de la Calidad del Proveedor (y el costo que podría significar cumplir los requerimientos que ellos piden). d. Desconocen las restricciones y los requerimientos legales de la ley de Seguridad Minera, de explosivos, de insumos químicos, etc. e. No manejan los requerimientos de los Sistemas Integrados de Gestión ISO.
11.	Los Usuarios y Proveedores deben tener presente que las normas internacionales referidas en las Especificaciones Técnicas hacen mención de ciertas condiciones, pruebas, características, ensayos y procedimientos que el fabricante ejecutará sólo si expresamente el Comprador las indica en su Orden de Compra o Contrato (en general, las presentan como Requerimientos Suplementarios, Requerimientos Adicionales, Requerimientos Mecánicos y/o en los alcances de los Apéndices y Anexos de cada norma). Desconocer esto es la principal fuente de conflictos con el Activador (Expediter) y con el Supervisor de la Calidad del Proveedor.

 

 

 

Referencias

Por su experiencia y conocimientos, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Patrick Tweddle, Michael Socolich M., Carlos Arroyo, César Castillo, Fernando Ramos, Freddy Giraldo, Eduardo Maury, Manuel Rojas, Mercedes Tello, Miguel Calsín M., Noemí García, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (Alfonso Uriarte G., Paul Garcés, María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), AMEC (Gabriela Chávez), Marcobre (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Fernando Linares, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Pluspetrol (Javier Rojas I.), Minsur (Julio Vilca D.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O. y Richard Barrios C.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Nazia Gutiérrez G., Rafahel Ruiz R., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Paul Briones y Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez.

 ¡¡Saludos a Todos!!