Procura 031 El Secreto del Comprador

Procura 031. El Secreto del Comprador

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1. Antecedentes

Desde que comencé a laborar (como supervisor de Mantenimiento o de Ingeniería, o Cliente Interno del área de Adquisiciones), una parte de mis funciones era hacer las evaluaciones técnicas y administrar los contratos de los pedidos que le correspondían a mi área, y estuve expuesto a las insinuaciones de algunos Proveedores que querían asegurar que su Propuesta sea la ganadora o que los Estados de Pago no sean observados cuando así correspondía (ya sea por penalidades, diferencias de metrados y/o por desviaciones, entre otras causas que se producen). Esto se vuelve realmente complicado cuando la insinuación o la presión viene de tu propio Jefe.

Lo cierto es que en todas las empresas y sectores, Adquisiciones (Procura) siempre ha sido percibida como la parte de la Organización que le cobra a los Proveedores para asegurarles la adjudicación de la Orden de Compra o del Contrato, o que le cobra a los Transportistas por descargar primero y/o para no retrasarles el sellado de las Guías de Remisión, o que cobra al Proveedor por no rechazar la entrega (aduciendo un mal embalaje o documentación incompleta), o que les cobra por aceptar las facturas y sustentos para procesar los pagos sin retrasos.

Foto de Vlada Karpovich: https://www.pexels.com/es-es/foto/madera-juego-partido-caballos-6114959/

Es imposible negar lo evidente. Cuando alguien quiere aprovecharse de su posición, no va a perder la oportunidad para pedirle algo a los Proveedores y Contratistas, y sus pedidos pueden variar desde almuerzos en restaurantes elegantes hasta dinero en cuentas de familiares o amigos.

Este artículo corresponde a una anécdota que ocurrió en un campamento minero, que luego adapté para una charla de seguridad al personal de Procura y como una charla de inducción al personal nuevo de la Organización.

2. El Secreto del Comprador

Cuando comencé en Compras, muchos amigos y compañeros de trabajo empezaron a bromear (?) que ya tenía mi futuro asegurado y que no deje de invitarles al Open House de mi próxima nueva casa con piscina o que les traiga souvenirs de los viajes que iba a empezar a hacer alrededor del mundo. Esa era la imagen que las demás áreas de la Organización tenían (¿o tienen?) de quienes trabajan en el área de Adquisiciones (y principalmente de los que trabajan en la función de Compras).

De cómo llegué al área de Adquisiciones ya lo comenté en el primer artículo de este blog (ver Procura 001), pero desde que comencé a trabajar en minería (pasando por Ingeniería, Talleres y Mantenimiento), fui un asiduo concurrente al Club del campamento, y ahí me encontraba con personal y supervisores de todas las áreas operativas del campamento, con los cuales no sólo departía, si no que me permitía saber de primera mano, sin la formalidad del trabajo, cuáles eran las urgencias y emergencias reales de la mina, la fundición y los proyectos. Cuando llegué a Compras esta práctica también me permitió saber quién presionaba comprar sólo para sentirse seguro de que no le vaya a faltar algún material y quién lo hacía porque se corría el riesgo de incumplir compromisos de ventas, de que ocurra alguna parada de planta o de que se incumpla algún acuerdo comunal, ambiental o de seguridad.

Entrando en detalles, hubo un Asistente de ggerencia con el que me encontraba casi todas las noches en el Club del campamento y que algunas veces me permitió identificar urgencias y emergencias reales, pero cuando fui transferido a Procura, él cambió de actitud conmigo y sus bromas fueron realmente duras, tanto así que en una de las tantas veces que lo confronté me sugirió que yo debía pedir volver a Mantenimiento o a Ingeniería.

Ese comentario (y el tono en que la dio) me hizo dar cuenta de lo que realmente ocurría, pero pasado el tiempo, tal fue el nivel de sus burlas (porque ya no eran bromas) que una noche, en lugar de responderle negando sus afirmaciones de coimas e irregularidades, le di la razón diciéndole:

Así es... Y no va a pasar nada, porque no conoces
el Secreto del Comprador.

La mayoría de los que estábamos ahí nos reímos al ver su cara. Desde entonces, cada vez que él contaba alguna irregularidad y que insinuaba que se debía a una coima, mi respuesta era reírme, soltarle un improperio y repetirle:

¡Es que no conoces el Secreto del Comprador!

Todo hubiera quedado ahí si no fuera porque el Asistente de Gerencia se quejó con el Superintendente de Operaciones, el cual convocó a mi gerente y a mí mismo para que le expliquemos que ocurría en Procura. 

Cuando fuimos, mi gerente empezó explicando como procedíamos en la gestión de compras y que, principalmente, todos estábamos involucrados con los valores corporativos de la empresa, y que si algo indebido ocurría era un acto aislado y que estábamos atentos a identificarlo y a sancionarlo de manera dura y ejemplar.

Luego de todo el rollo de mi gerente le presentó, el Superintendente no había recibido la explicación que estaba esperando, así que para ir al grano me miró directamente y me pidió que le explique cuál era el Secreto del Comprador. 

Mi gerente volteó para verme (él no sabía nada de lo que ocurría en el Club entre el Asistente y yo), pero en ese momento me di cuenta del motivo real de la convocatoria.

Aunque muy simple, mi respuesta fue efectiva y contundente:

El Secreto del Comprador es
¡Nunca la Hagas!,
porque tarde o temprano,
Todo se Sabe.

Aunque de alguna manera yo provoqué que el Asistente saque de contexto mi respuesta, también expliqué el motivo por el cual lo hice y el Asistente tuvo que disculparse en ese momento, y me consta que el superintendente se encargó de comentar lo ocurrido con sus Supervisores de Operaciones para que dejen de injuriar al personal de Procura.

3. Observaciones y Comentarios

1. No hay delito ni falta que no se llegue a descubrir. Procura trabaja con el dinero de la Organización y ella espera que éste sea bien utilizado. 

   “Hacerla”, pensando que nadie se va a enterar es aprobar sobreprecios o pagos extra por un bien o un servicio que pudo costar menos si descontamos el almuerzo o la cena en un restaurante elegante, o si descontamos un regalo indebido (que va mas allá de un lapicero, un gorro o una agenda publicitaria) o si descontamos una coima depositada en la cuenta de un familiar o testaferro. Poner cláusulas de anticorrupción o anti-sobornos no va a evitar que el delito se cometa, pero debe llamarnos la atención a que la Organización es consiente que pueden ocurrir sobornos y coimas y que por respeto a quien nos paga el sueldo, siempre debemos tener presente los valores de la empresa, la ética y los conflictos de interés.
     Mateo 10, 26:
    Pero no les tengan miedo.
    Nada hay oculto que no llegue a ser descubierto,
   ni nada secreto que no llegue a saberse.

2. Aunque esto no debió pasar de una anécdota de colegas, trascendió porque el personal de Procura (Compradores, Administradores de Contratos, Almaceneros, Administradores de Materiales, Supervisores de Tráfico y Logística, Activadores y Supervisores de Aseguramiento de la Calidad) es uno de los más expuestos a situaciones que ponen a prueba sus compromisos éticos, y lamentablemente no todos los cumplen. Por esta razón Procura es una de las áreas con las peores referencias profesionales, muchas veces sin importar si las afirmaciones son ciertas o no.

3. El Secreto del Comprador fue nombrado así por la anécdota en el Club del campamento, pero en realidad es una actitud y un comportamiento válidos no sólo para el personal de Procura, sino para todos: profesionales, estudiantes, colaboradores, autoridades, empleados, comerciantes, etc. Aunque la naturaleza del individuo es buscar el camino fácil (los 10 Mandamientos o los principios incaicos Ama Sua, Ama Quella y Ama Llulla, no aparecieron porque las personas hayan sido más sanas, santas, inocentes y puras que ahora), la sociedad ha desarrollado valores y principios que premian y castigan actitudes y comportamientos apropiados o indebidos. Ver Procura 073 El Triángulo del Fraude.

4. A pesar de los cambios generacionales y de idiosincrasias (hablando de Baby Boomers, Generación X, Millennials y/o cuanta segregación se les ocurra hacer), el problema de los sobornos, dádivas y coimas aún está vigente. La conducta no ética, la poca o nula identificación de conflictos de interés y la subordinación de los valores a los intereses particulares, siguen presentes en las empresas y organismos públicos, privados y No Gubernamentales, en las empresas grandes, medianas y pequeñas, en las empresas formales e informales, en las empresas transnacionales, nacionales y regionales, y en toda actividad económica que haga compra-venta de bienes y servicios. Pero contradictoria y simultáneamente, ahí mismo están quienes creen que podemos ser mejores personas y mejores ciudadanos, y que el cambio comienza por nosotros mismos; ahí también están quienes creen que no eres un tonto por ceder el asiento, no eres un ingenuo por pagar todos los tributos e impuestos, no eres un ‘marciano’ por no aprovecharte de la ignorancia o la debilidad del otro. Ver Procura 097 Procurement y Kant.

5. Políticas empresariales claras, procedimientos operativos actualizados y bien difundidos, así como el establecimiento de procesos y formatos estandarizados, permite que el personal no interprete a su manera o a su libre discreción, lo que puede o no puede hacer. Si a esto le sumamos talleres de ética y de identificación de conflictos de interés, se reducen significativamente las posibilidades de malos manejos, coimas y/o malas prácticas. Sólo por mencionar una referencia internacional, una muy interesante es la que Rio Tinto PLC presenta en los documentos Código de Conducta del Proveedor y The Way We Work, que en conjunto representan una de las mejores políticas empresariales sobre actitudes y comportamientos éticos empresariales.

6. Tanto CIPS como ISM (ver Procura 022 – Certificaciones de Procura) tienen cursos on-line gratuitos para sus miembros. ISM tiene el curso Principles andStandards of Ethical Supply Management Conduct with Guidelines y CIPS el curso Ethical Procurement andSupply (gratis hasta Octubre 2017).

Esto demuestra que el tema de la ética empresarial y los valores, debe ser reforzado de manera permanente.

El enlace ¿En que momento se jodió el Perú?, es de un video que ha sido enviado y reenviado "n" veces por Internet, Facebook, Whatsapp y cuanta red social existe, pero en un tema como este no puedo dejar de recomendarlo.

4. Referencias

Para intentar estar preparados en este tema, les sugiero revisar las siguientes referencias:

1.	Rio Tinto plc. Supplier Code of Conduct. https://www.riotinto.com/en/about/suppliers
2	Glencore plc (2020). Código de Conducta para Proveedores. https://www.glencore.com/.rest/api/v1/documents/12285eca62073f3f47dd7a15cc3db92f/supplier-code-of-conduct-SPA.pdf
3	DP World (2020). Políticas y procedimientos. Código de conducta del proveedor. Rev. 2. https://www.dpworld.com/peru/-/media/project/dpwg/dpwg-tenant/americas/peru/peru/media-files/others/politicas/politicas_dp-world-vendor-code-of-conduct-2-enero-2022-trad-convertido.pdf?rev=-1
4	Nexa Resources (2023). Código de Conducta para Proveedores. https://www.nexaresources.com/wp-content/uploads/2023/08/codigo_de_conducta_proveedores.pdf
5	Gomstyn, A. & Jonker, A. (s.f.). ¿Qué son los códigos de conducta de los proveedores? IBM. https://www.ibm.com/es-es/think/topics/supplier-code-of-conduct
6	Bayer AG (2020). Programa de desarrollo sostenible de Bayer. Código de Conducta del Proveedor. https://www.bayer.com/sites/default/files/2020-08/Versi%C3%B3n%20espa%C3%B1ola.pdf

 

Para este tema, invito a comentar a todos los que lean este artículo.

1. ¿Cómo proceder cuando tu jefe te insinúa quien debería ganar un concurso?
2. ¿Qué hacer cuando descubres que un colega no está siendo imparcial o ético?
3. ¿Cómo responder cuando un Proveedor te llama para avisarte que te han reservado una alita?
4. ¿Qué hacer cuando una autoridad estatal nos solicita un soborno?
5. ¿Qué debe hacer el funcionario público cuando un particular le ofrece un porcentaje o un monto por una decisión a su medida?

El tema nunca va a perder vigencia, pero se puede reducir en magnitud y/o frecuencia. Está en nosotros mismos el cambio.

Saludos a Todos
Juan Valdivia Jáuregui